La démocratisation du télétravail depuis l’an dernier renforce l’importance pour une entreprise de se doter des bons outils collaboratifs. Véritable levier de croissance, le travail collaboratif prend de plus en plus d’ampleur dans le quotidien professionnel, et les outils sont là pour venir le favoriser !
Découvrons ensemble différents outils collaboratifs gratuits qui fluidifieront les échanges et renforceront l’efficacité de votre structure.
Outils collaboratifs : définition
Avant de choisir un outil de travail collaboratif, on se pose la question essentielle de savoir à quoi sert ce genre d’outil. En quoi consiste-t-il et pourquoi votre entreprise trouverait-elle un intérêt à utiliser ce type de solution ?
Concrètement, un outil collaboratif va être une solution accessible aux participants d’un projet commun, leur permettant de partager facilement des fichiers, des données, de l’information, des commentaires… Avec cet outil, une équipe pourra par exemple organiser un planning commun, effectuer un suivi financier ou définir un plan d’actions stratégiques.
Ce type d’outil s’inscrit donc dans la logique du travail collaboratif. Ce dernier vise à fédérer plusieurs collaborateurs autour de projets communs, généralement de grande envergure. Entraide, écoute et communication sont les maîtres mots du travail collaboratif… et c’est ce que va encourager l’usage d’un (ou plusieurs) outil collaboratif en entreprise.
Outil de travail collaboratifs : pourquoi en avoir ?
Ces différentes solutions contribuent à améliorer la collaboration au sein de votre entreprise, d’où leur appellation. Ainsi, grâce à des outils adaptés, vous pourrez renforcer la culture de partage entre vos collaborateurs et les rassembler dans un espace numérique commun. De plus, les outils de travail collaboratifs permettent une amélioration de la productivité, un risque moindre d’erreurs ou d’oubli et une meilleure circulation de l’information. Ils vous épargnent par exemple les échanges incalculables de mails en centralisant documents et informations dans un même espace accessible aux collaborateurs concernés.
De manière générale, ils riment ainsi avec gain de temps et amélioration des méthodes de travail dans l’entreprise.
Outils de travail collaboratif : les différents types
Il existe de nombreuses solutions en la matière, mais toutes ne sont pas destinées au même usage. Ces outils sont d’ailleurs complémentaires, ce qui explique que de nombreux professionnels en utilisent plusieurs à la fois. Voyons donc les principaux types d’outils de travail collaboratif en entreprise.
Les outils de stockage de fichiers
Ces solutions sont dédiées au stockage, à la modification et au partage de fichiers de différentes sortes. Vous pourrez aussi bien stocker des fichiers texte que des médias audio, photo ou vidéo, ainsi que des archives zip ou des PDF. Les outils collaboratifs de stockage les plus répandus sont Google Drive et Dropbox.
Les outils de visioconférence
Il s’agit des logiciels permettant par exemple l’organisation et l’animation de réunions à distance. Ces outils de visioconférence servent aussi à créer des séminaires en ligne ou des présentations à plusieurs. Ils sont indispensables pour une entreprise proposant du télétravail ou ayant des interlocuteurs à l’étranger. Skype demeure l’un des leaders en la matière.
Les outils de gestion de projet
Des outils fondamentaux à une bonne organisation et un suivi rigoureux des projets. Ce type d’outil collaboratif permettra à l’entreprise d’assurer la planification des tâches, de gérer le temps, de vérifier et d’éditer le planning… sans oublier bien sûr le côté collaboratif, un projet étant réalisé à plusieurs. Un exemple d’outil gratuit très performant pour la gestion de projet est Trello et ses tableaux de bord façon Kanban.
Les outils de gestion d’agenda
Les agendas numériques ont pour gros avantage de pouvoir être partagés avec plusieurs collaborateurs. Et c’est justement ce que l’on recherche via les outils collaboratifs, y compris ceux de gestion d’agenda. En plus d’y ajouter vos tâches individuelles et collectives, vous pourrez profiter de fonctionnalités comme des rappels, afficher certaines notifications, et synchroniser le ou les agendas souhaités sur votre smartphone par exemple. Et bien sûr, aucun risque d’oublier ou de perdre votre agenda, celui-ci étant stocké dans le Cloud.
Comment choisir le bon outil collaboratif ?
L’outil collaboratif est, par définition, fait pour fluidifier les échanges et la communication. Cependant, nous avons bien vu à travers notre sélection que ces outils pouvaient intervenir dans de nombreux domaines différents.
Afin de choisir le bon outil pour votre entreprise, nous vous conseillons de vous poser les questions suivantes :
Quel est l’objectif premier que vous recherchez via l’outil ?
S’agit-il de rassembler les collaborateurs ? D’améliorer la productivité ? De favoriser l’intelligence collective ? Un bon outil de travail collaboratif remplira certainement plusieurs de ces objectifs. Il est cependant important de prioriser vos objectifs pour mieux anticiper la pertinence d’un outil sur un autre.
Quels sont les outils déjà en place dans votre entreprise ?
De nombreuses solutions peuvent être liées les unes aux autres. On va donc favoriser un nouvel outil qui peut facilement agrémenter les données stockées dans une solution déjà déployée dans votre structure. Lister les outils déjà utilisés vous permettra d’éviter les doublons. Inutile de multiplier les solutions de messagerie instantanée par exemple ! Mieux vaut n’utiliser qu’un type de solution pour éviter les confusions et la perte d’information. Ainsi, au lieu d’utiliser Skype et Slack, posez-vous la question de savoir laquelle des deux solutions convient le mieux à votre structure. Vous pourrez ensuite focaliser votre recherche sur des outils collaboratifs gratuits (ou freemium) complémentaires à ceux déjà utilisés et efficients dans votre entreprise.
Comparez les outils selon plusieurs critères.
Vous avez déjà ciblé un ou des outils collaboratifs mais n’êtes pas sûr duquel ou desquels choisir ? Différents critères peuvent vous aider à faire le choix le plus pertinent : l’ensemble des fonctionnalités et leur simplicité de prise en main, le mode d’accessibilité (ex : Windows ou Mac ? Logiciel à installer ou solution en ligne ?), le coût si vous optez pour la version premium ou des fonctions avancées. Ne négligez pas non plus la qualité du service client. Pour ce faire, renseignez-vous sur les délais moyens de réponse, la disponibilité dans la langue maternelle de vos équipes… anticiper n’est jamais du temps perdu !
Chaque société est unique ; chaque équipe l’est aussi. Le choix d’un outil collaboratif pour votre entreprise est spécifique aux besoins et au mode de fonctionnement de celle-ci. Connaître les principaux outils de travail collaboratif et les bonnes questions à se poser vous aidera donc à mieux cibler la ou les solutions les plus adéquates à votre structure.
Demandez à l’équipe
Le ou les futurs outils vont servir à plusieurs collaborateurs, voire plusieurs équipes. Aussi, il est important de recueillir les avis des personnes concernées quant à tel ou tel outil. S’il est difficile de satisfaire tout le monde, demander leur avis aux équipes vous aidera à vous orienter pour avoir par exemple des retours d’expérience sur une solution en particulier.
De plus, si la plupart de vos collaborateurs savent déjà se servir de tel outil, ils ne perdront pas de temps à devoir s’y former, et y seront déjà familiers. De quoi faire pencher la balance en faveur d’un outil plutôt qu’un autre.
Outil de travail collaboratif : préparer son arrivée dans l’entreprise
La mise en place d’un nouvel outil collaboratif ne se fait pas dans la précipitation.
Étape 1 :
Tout d’abord, prévoyez du temps côté technique. Assurez-vous que l’outil est bien fonctionnel sur tous les postes de travail, sur différents supports (ordinateurs mais aussi téléphones professionnels) et compatible avec ceux déjà en place. Prenez également le temps de tester la solution, afin qu’elle soit parfaitement opérationnelle pour l’étape suivante.
Étape 2 :
Comme évoqué précédemment, prenez le temps d’informer vos collaborateurs et d’obtenir leurs avis. S’ils ne connaissent pas le futur outil, expliquez-leur simplement ce en quoi il consiste et les avantages qu’ils vont avoir à l’utiliser. Ensuite, prévoyez une ou des sessions de présentation et de formation à l’outil. Si cela peut certes prendre un peu de temps, le choix d’un outil judicieux vous fera, à terme, gagner en temps et en efficacité. N’hésitez pas à fournir une documentation concise sur l’usage de l’outil à tous les collaborateurs amenés à l’utiliser régulièrement.
Top 10 des outils collaboratifs entreprise
Les outils collaboratifs sont nombreux, il n’est pas simple de s’y retrouver ! Voici une sélection de nos dix outils favoris en la matière :
Google Drive
Spécialiste du stockage dans le cloud de documents aux différents formats (texte, tableurs, PDF, photos, vidéos…). On appréciera son interface épurée et sa capacité de stockage importante (15 Go dans la version gratuite).
Dropbox
Autre outil de stockage et de sauvegarde en ligne automatique, Dropbox intègre aussi l’édition de documents via Dropbox Paper. Sa capacité en offre gratuite est moindre (2 Go) mais augmente chaque fois que vous parrainez un collaborateur, jusqu’à un maximum de 18 Go, et cet outil ne nécessite pas de compte Google pour être utilisé.
Trello
Cet outil collaboratif gratuit très intuitif a pour vocation la gestion de projet en ligne. Se basant sur la méthode Kanban de Toyota, Trello propose des tableaux de bord par projet, ensuite divisés en cartes. On peut rendre un tableau privé ou collaboratif, y attribuer un ou plusieurs membres, une deadline et des pièces jointes.
Evernote
Si vous êtes adepte des post-its pour vous organiser, Evernote devrait vous plaire ! Ce bloc note virtuel collaboratif permet par exemple de regrouper des informations enregistrées lors d’une réunion (au format textuel, visuel ou vocal) avant d’intégrer un carnet de notes à enrichir et partager entre collaborateurs.
Klaxoon
Puisque nous parlons de réunion, c’est l’occasion de citer Klaxoon parmi les outils collaboratifs d’entreprise que nous vous conseillons. Celui-ci se compose d’une suite de logiciels facilitant l’organisation de réunions en présentiel ou à distance. Exemple de fonctionnalités : réponse à un questionnaire ou participation à un brainstorming sur l’ordre du jour. De quoi rythmer vos réunions, inciter les collaborateurs à s’y impliquer et mobiliser l’intelligence collective.
Mural
Un outil de travail collaboratif dédié au brainstorming. Chaque participant va apposer sur un mur virtuel un ou plusieurs post-it pour proposer ses idées. On peut aussi y partager des pièces jointes comme des liens, des fichiers Excel ou des vidéos.
Monday
Cette solution se présente sous la forme d’une plateforme permettant de suivre le travail de chacun, de partager des documents et de commenter en temps réel le déroulement des tâches. Un espace de travail qui se synchronise avec de nombreux autres outils collaboratifs d’entreprise.
Slack
Cet outil a pour but de communiquer en temps réel sous forme de tchat articulé selon plusieurs canaux. Espace de travail collaboratif idéal en présentiel ou à distance, Slack permet des appels vocaux, vidéos, le partage de fichiers et l’intégration avec d’autres outils collaboratifs gratuits tels que Trello ou Google Drive.
Skype
Semblable à Slack, Skype est l’un des incontournables en matière de messagerie instantanée. Il a davantage vocation à être utilisé pour de la visioconférence, bien que certaines entreprises utilisent aussi cet outil pour des échanges instantanés à l’écrit.
Advanseez
Cet autre outil collaboratif se concentre sur la planification stratégique. Il accompagne les différents participants d’un projet dans sa structuration et aide à partager les décisions nécessaires à son avancement. Cette solution propose également de réaliser une analyse SWOT pour élaborer et piloter vos plans d’actions. Une solution pensée pour développer le potentiel collaboratif des dirigeants et managers.
Avec ces outils collaboratifs, vous pourrez booster la collaboration au sein de votre entreprise et améliorer l’efficacité de vos équipes. Choisissez ceux qui correspondent le mieux à vos besoins et à votre mode de fonctionnement, tout en tenant compte des préférences de vos collaborateurs.
