Un document essentiel à conserver ! N’oubliez pas de garder précieusement une copie des bulletins de salaire remis à vos employés : ces documents peuvent vous être demandés par l’administration fiscale, les inspecteurs du travail ou les agents de l’Urssaf. De plus, l’action en paiement des salaires se prescrit au bout de 3 ans, vous devez donc pouvoir prouver le paiement des salaires à vos collaborateurs.
En pratique, vous êtes normalement tenu de conserver les bulletins de salaire remis à vos employés pendant au moins 5 ans, mais il est recommandé de les conserver plus longtemps. Pourquoi ? Tout d’abord, parce que vous êtes obligé de conserver toutes les pièces justificatives pendant au moins 10 ans pour votre comptabilité, y compris les bulletins de salaire. Ensuite, les caisses de retraite peuvent vous demander des attestations pour d’anciens employés afin de faire valoir leurs droits à la retraite.
Un seul bulletin de paie pour plusieurs mois ? Depuis le 12 août 2018, pour les contrats saisonniers d’une durée inférieure à 1 mois s’étalant sur 2 mois civils, ainsi que pour les CDD d’usage, vous avez le droit de ne fournir qu’un seul bulletin de paie au lieu de 2. Cela vous évite une charge administrative supplémentaire et des coûts supplémentaires lorsque la durée du contrat est inférieure à 1 mois mais que le contrat s’étend sur une période couvrant 2 mois civils.
En cas de litige, il se peut que vous deviez régulariser des salaires, par exemple des rappels de prime. Dans ce cas, le juge accepte que vous puissiez remettre un seul bulletin de paie rectificatif couvrant l’ensemble de la période pour laquelle les rappels sont dus.
Les mentions obligatoires sur le bulletin de paie
Un bulletin de paie simplifié ? Depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises doivent utiliser un bulletin de paie simplifié pour faciliter sa lecture. Certaines mentions doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire.
Vérifiez que toutes les mentions obligatoires sont présentes sur le bulletin de paie remis à vos employés. Celui-ci doit inclure :
- l’identification précise de l’entreprise (y compris son code NAF) ;
- l’intitulé de la convention collective applicable (à défaut, les articles du Code du Travail relatifs à la durée des congés payés du salarié et la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail doivent être mentionnés) ;
- les coordonnées précises du salarié ;
- la nature de l’emploi du salarié, ainsi que son niveau hiérarchique ;
- la période et le nombre d’heures travaillées, en distinguant les heures payées au taux normal, les heures supplémentaires et toute autre heure (comme le travail de nuit) comportant une majoration, avec précision des taux horaires appliqués. À noter que si le salarié est rémunéré au forfait, la nature et le volume du forfait doivent être indiqués. Si la base de calcul du salaire n’est pas la durée du travail, la nature de la base de calcul doit être précisée. Enfin, si le bulletin ne mentionne pas le nombre d’heures effectuées, vous risquez une condamnation pour travail dissimulé ;
- le montant de la rémunération brute du salarié, ainsi que la nature et le montant des accessoires de salaire tels que les primes, les gratifications, les avantages en nature, les pourboires, etc. ;
- la nature et le montant des retenues appliquées sur la rémunération brute, notamment les cotisations salariales et les cotisations patronales, avec indication de leur nature, de leur montant, de leur base de calcul et du taux appliqué ;
- la nature et le montant des sommes ajoutées à la rémunération et non soumises à cotisations, comme le remboursement de frais professionnels (certaines limites peuvent toutefois s’appliquer) ;
- les déductions diverses, par exemple la part salariale liée à l’achat de titres-restaurant ;
- le montant de la prise en charge des frais de transport ;
- la date des congés et le montant de l’indemnité correspondante ;
- le montant de la somme effectivement remise au salarié et la date de paiement ;
- la mention qu’il est possible de se référer au portail www.service-public.fr (dans la rubrique “bulletin de paie”) pour connaître la définition des termes utilisés ;
- la mention selon laquelle le bulletin de paie doit être conservé sans limite de durée, car les salariés doivent en effet les conserver pour déterminer leurs droits à la retraite.
Depuis le 1er janvier 2022, le bulletin de paie doit clairement indiquer et rendre lisible les mentions “Net à payer avant impôt sur le revenu” et “Net à payer au salarié”. De plus, la mention du “montant net imposable” devient obligatoire, alors qu’elle était facultative jusqu’à présent. Le bulletin de paie doit également mentionner “Impôt sur le revenu prélevé à la source”, “Montant net des heures complémentaires/supplémentaires exonérées” et “cumul en annuel”, dont les valeurs associées sont définies ici.
À partir du 1er juillet 2023, le bulletin de paie doit également faire apparaître le “Montant net social”, qui correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux et obligatoires.
