Au sein d’une entreprise, les achats sont étroitement liés aux risques. En effet, derrière chaque achat se cachent des enjeux majeurs qui impactent directement la productivité et l’évolution de votre entreprise. Il est essentiel d’identifier, d’évaluer et d’anticiper ces risques pour pouvoir les maîtriser.
Qu’est-ce que le processus d’achats ?
Le processus d’achats consiste à acquérir des biens ou services auprès de fournisseurs externes. Il s’agit d’identifier les besoins, évaluer les fournisseurs potentiels, négocier les conditions et finaliser les contrats. Le but est d’obtenir les meilleurs biens aux meilleures conditions pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.
Les risques auxquels l’acheteur doit faire face
Il existe quatre grandes familles de risques liés aux achats : financiers, contractuels, opérationnels et en termes d’image (RSE). La maturité des achats accroît le risque supporté par l’acheteur et l’entreprise. Il est donc crucial d’identifier ces risques le plus tôt possible pour mieux les anticiper et faire croître votre entreprise sereinement.
Les risques stratégiques et financiers
Une bonne maîtrise des achats est synonyme d’une bonne gestion des dépenses. Les risques financiers sont les plus visibles et représentent la santé financière de l’entreprise. Il est important de surveiller des indicateurs tels que le taux de dépendance fournisseur, le résultat d’exploitation et le retard de paiement fournisseur pour limiter les risques financiers.
Les risques contractuels et légaux
La négociation des contrats est une étape cruciale pour l’acheteur. Il est essentiel de maîtriser les risques contractuels tels que la fraude, la rupture abusive, l’absence d’assurance responsabilité civile/décennale et la reconduction tacite. Une bonne connaissance des fournisseurs, de leur situation et de la position de l’entreprise permet de limiter les risques contractuels.
Les risques opérationnels
Chaque étape du processus d’achats ouvre la porte à des risques opérationnels. Des achats non conformes, des doublons de commandes, des rapprochements de factures longs et une mauvaise définition des critères de présélection des fournisseurs sont autant de risques qui peuvent entraîner des pertes financières et un ralentissement de la productivité. Il est donc essentiel d’auditer les processus métiers pour les anticiper et améliorer votre stratégie d’achat.
Les risques d’atteinte à la réputation
Les risques liés à la responsabilité sociétale de l’entreprise sont de plus en plus importants. Il revient au service Achats de choisir des fournisseurs conformes aux engagements pris par l’entreprise. La chaîne de production ou d’approvisionnement des fournisseurs et la sous-traitance en cascade sont des points à surveiller pour éviter tout risque d’atteinte à la réputation de votre entreprise.
En conclusion, ces risques sont à prendre en considération dès le début du processus d’achats. Il est crucial de les anticiper et de les cartographier pour mieux les maîtriser. Une bonne gestion des risques liés aux achats permet d’économiser de l’argent, d’éviter les mauvaises situations et de fonctionner de manière fluide et efficace.
Comment gérer les risques liés au processus d’achats ?
La gestion des risques liés aux achats en entreprise vise à prévoir et prévenir les problèmes potentiels. Cinq stratégies peuvent aider votre organisation à réduire ces risques :
Analyser les dépenses
L’analyse des dépenses permet d’obtenir des informations précieuses sur vos dépenses d’approvisionnement, d’identifier les paiements non identifiés, les redondances, les doublons de factures et les dépenses irrégulières. Elle permet également de détecter les fournisseurs importants et de négocier de meilleurs tarifs.
Assurer la transparence des informations achats
Une politique d’achat transparente permet de réduire les doublons de commandes et d’avoir une meilleure visibilité sur vos transactions. Elle permet également d’identifier les personnes qui enfreignent les politiques de l’entreprise et de résoudre les problèmes identifiés.
Consolider votre panel fournisseurs
Avoir moins de fournisseurs permet de se concentrer sur la prévention des risques tels que la volatilité des prix. Cependant, pour les produits essentiels, il est préférable d’avoir plusieurs fournisseurs pour éviter les dépendances excessives.
Améliorer les relations avec vos fournisseurs
Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs permet d’éviter les perturbations de la chaîne d’approvisionnement. Les logiciels de gestion des fournisseurs peuvent vous aider à suivre et mesurer les performances de vos fournisseurs pour éviter tout problème.
Suivre et faire respecter les contrats
Le respect des contrats permet d’améliorer la communication avec les fournisseurs, d’appliquer les règles de non-conformité et de réguler les dépenses au sein de l’entreprise. Un bon taux de conformité réduit les pertes liées au processus d’achat.
En mettant en place ces cinq stratégies, votre organisation pourra réduire les risques liés au processus d’achats et fonctionner de manière plus efficace.
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