Les logiciels de gestion et protection des données, aussi connus sous le nom de RGPD, sont des outils essentiels pour se conformer au règlement général sur la protection des données. Dans cet article, nous allons vous dévoiler tout ce que vous devez savoir sur ces logiciels et leurs fonctionnalités.
Qu’est-ce qu’un logiciel RGPD en ligne ?
Définition
Un logiciel RGPD est une solution informatique qui vous aide à respecter les lois en matière de protection des données. Il garantit que toutes les informations sur vos clients et votre personnel ne peuvent être divulguées ou utilisées sans leur consentement, conformément au RGPD.
Comment ça marche ?
Ce logiciel gère automatiquement les registres des traitements et assure la vie privée de vos employés et clients. Il facilite également la création des preuves exigées par les autorités de contrôle pour assurer la sécurité informatique. Avec une interface conviviale, il permet à votre délégué à la protection des données de suivre toutes les analyses d’impact de votre entreprise, conformément aux exigences de la CNIL.
Il existe deux options pour l’utilisation de ce logiciel. Vous pouvez le télécharger et l’installer sur vos postes de travail, ou le déployer sur vos serveurs. Dans les deux cas, un abonnement est nécessaire pour garantir la conformité à la protection de la vie privée.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel RGPD SaaS ?
La cartographie des traitements des données
Ce type de logiciel permet de cartographier automatiquement tous les traitements de données effectués par votre organisation. Il recense en détail chaque action numérique mise en œuvre par votre entreprise, afin de respecter la législation en vigueur. Vous obtenez ainsi un registre clair de toutes les activités, y compris les coordonnées des sous-traitants, les finalités des collectes de données et l’emplacement de ces données. Ce registre comprend également les consentements des personnes concernées pour garantir la transparence.
L’identification des données sensibles
Selon le RGPD, l’utilisation de données sensibles nécessite le consentement verbal et écrit de la personne concernée. Le logiciel classe ces informations pour empêcher tout accès non autorisé. En cas de tentative d’utilisation frauduleuse, une alerte est envoyée pour éviter les violations de données.
La gestion des droits et des demandes
Pour respecter la protection des données personnelles, le consentement de la personne concernée est essentiel. Le logiciel offre un tableau de bord permettant à l’individu de gérer ses consentements, ses oppositions et ses demandes. Vous pouvez ainsi collecter, gérer et traiter les données conformément à la réglementation en vigueur.
Qui utilise un logiciel RGPD en ligne ?
Cette législation s’applique à toutes les organisations qui traitent et conservent des données sur des citoyens européens. Les logiciels RGPD sont donc utiles pour toutes les entreprises, organisations publiques et établissements qui collectent des informations, y compris les fiches médicales. Même si votre association est située en dehors de l’Union européenne, mais compte un client ou un employé européen, un logiciel RGPD peut vous aider à gérer vos données collectées.
Pourquoi utiliser un logiciel RGPD en entreprise ?
Un logiciel RGPD est indispensable pour constituer les documents obligatoires et répondre aux exigences de la CNIL. Il vous permet également de bénéficier de nombreux avantages :
- Analyser l’impact sur la protection des données.
- Tenir à jour le registre des traitements des données.
- Conserver les preuves de consentement.
- Catégoriser les traitements et les données.
- Mettre en œuvre une gestion des risques pour la sécurité des données.
- Améliorer l’expérience utilisateur en donnant plus de contrôle sur les informations.
- Vérifier et mettre à jour les contrats avec vos sous-traitants.
- Vous tenir informé des actualités sur le règlement européen.
Cependant, il est important de noter que certaines versions gratuites de logiciels RGPD peuvent nécessiter des coûts supplémentaires dans certaines conditions.
Comment choisir un logiciel RGPD en ligne ?
Les éditeurs de logiciels RGPD doivent garantir un maximum de sécurité pour aider les entreprises à respecter cette nouvelle gouvernance des données personnelles. Voici les critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel :
- Le registre de traitement des données personnelles : Le logiciel doit permettre de cartographier les traitements des données personnelles conformément à l’article 30 du RGPD.
- Les audits de conformité : Le logiciel doit faciliter les audits réguliers pour mettre en évidence les processus de traitement des données à caractère personnel.
- Les analyses d’impact : Le logiciel doit permettre de gérer et de visualiser les résultats des analyses d’impact sur la protection des données.
- Le coût : Le coût varie en fonction du fournisseur. Il est important de choisir un logiciel qui répond à vos besoins en termes de sécurité et de budget.
Les meilleurs logiciels RGPD gratuits et open source
- PIA
- Vtiger
- Pré-audit
- Clarisse
- Nelis
Les logiciels RGPD professionnels les plus connus
Pour autoentrepreneurs, freelancers et indépendants :
- Onecub
- Profile and Privacy
- Pradeo Security
Pour les TPE :
- GDPR Compliance Solution
- Axeptio
Pour les PME :
- Data Legal Drive
- Power GDPR
- MyDPO
- Smart GDPR
En conclusion, un logiciel RGPD automatisé est essentiel pour respecter les lois relatives à la protection des données. Il permet de collecter, gérer et traiter les données conformément aux réglementations en vigueur. Alors n’attendez plus et choisissez le logiciel qui correspond le mieux à vos besoins !
