Vous êtes-vous déjà demandé quelles sont les merveilles de l’agenda partagé en ligne ? Ne vous inquiétez pas, nous ne sommes pas là pour vous convaincre de choses dont nous sommes déjà convaincus – convaincre les autres fait partie de nos plus grandes passions, après tout, les logiciels bien sûr. Mais si vous décidez de vous lancer, il ne faudra pas longtemps avant que vous ne soyez tenté d’utiliser un agenda partagé !
L’agenda partagé est tout simplement la version en ligne d’un agenda commun pour une équipe, qui permet à tous ses membres d’accéder aux plannings les uns des autres et de planifier des réunions sans avoir à les consulter un par un.
Que vous dirigiez une entreprise ou que vous ayez plusieurs collaborateurs, cet outil peut vous apporter de nombreux avantages en termes de gestion du temps. Voici quelques-uns d’entre eux :
Une organisation d’événements facilitée
Que ce soit pour organiser des réunions, des déjeuners de travail ou des team buildings, un agenda partagé facilite grandement l’organisation des événements.
Une meilleure gestion des tâches
Avec des rôles et des responsabilités clairement définis pour chaque membre de l’équipe, un agenda partagé permet une meilleure gestion des tâches. Selon l’outil utilisé, il est même possible d’avoir une vue d’ensemble sur les grandes étapes des projets et leur avancement.
Un management fluide
Si vous gérez une ou plusieurs équipes, vous savez déjà à quel point les tâches liées au management peuvent prendre du temps. Avec un calendrier partagé, il est plus facile de déléguer et de fluidifier la gestion.
Un gain de temps (et d’argent)
Un agenda partagé permet de gagner du temps, et donc de l’argent. Ce gain est d’autant plus important qu’il est commun à toute l’équipe, ce qui le multiplie par le nombre de personnes qui la composent.
Une productivité accrue
Et logiquement, avec un gain de temps, vient une augmentation de la productivité. Moins de temps passé à organiser des réunions d’équipe signifie plus de temps à consacrer à son cœur de métier.
En résumé, l’agenda partagé offre de nombreux avantages. Et pour en utiliser correctement toutes les fonctionnalités, nous allons vous expliquer comment procéder avec deux des outils les plus utilisés : Google Agenda de Google Workspace et Calendrier Outlook.
Comment créer un agenda partagé avec Google Agenda
Pour créer un calendrier partagé dans Google Agenda, vous avez deux options :
- Partager votre calendrier avec les personnes avec lesquelles vous collaborez.
Pour cela, rendez-vous sur la version desktop de Google Agenda (l’application mobile ne le permet pas) et cliquez sur la flèche déroulante de la section “Mes agendas” à gauche de votre calendrier.
Insérez une image de Google Agenda ici
- Autoriser les autres personnes à gérer votre calendrier.
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton “Accès” à côté du nom du calendrier, puis de sélectionner “Gérer les autorisations”. Vous pouvez ensuite ajouter les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre agenda.
Insérez une image de Google Agenda ici
Et voilà, vous pouvez désormais profiter des merveilles de l’agenda partagé avec Google Agenda !
Alors, qu’attendez-vous pour essayer ces outils en 2023 ? Vous allez adorer la facilité et l’efficacité qu’ils apportent à votre gestion du temps.
