Imaginez que vous puissiez optimiser les frais de déplacement de votre entreprise et économiser de l’argent tout en fournissant un excellent service à vos clients. Eh bien, c’est possible avec l’aide d’un expert-comptable en ligne. Dans cet article, nous allons vous révéler les meilleurs conseils pour améliorer la gestion de vos frais de déplacement et optimiser votre comptabilité.
Comment calculer les frais de déplacement à facturer ?
Avant de refacturer les frais de déplacement à vos clients, il est essentiel de savoir comment les calculer. En réalité, il existe deux méthodes couramment utilisées.
Choisir librement le montant des frais de déplacement à facturer
Tout d’abord, vous pouvez décider vous-même du prix à facturer en suivant ces trois conseils de votre expert-comptable en ligne :
- Tenez compte du nombre de kilomètres parcourus. Le coût ne sera évidemment pas le même pour un client situé à 5 km et un autre à 50 km.
- Appliquez une somme forfaitaire valable pour tous les clients, quelle que soit la distance parcourue. Cette somme forfaitaire peut être complétée par tranche de kilomètres supplémentaires, dans la limite du raisonnable.
- Informez vos clients du montant des frais de déplacement professionnels en toute transparence.
Calculer ses frais de déplacement à refacturer selon le barème fiscal
La deuxième méthode consiste à se baser sur le barème fiscal, qui prend en compte le nombre de kilomètres parcourus et la puissance du véhicule. Cette méthode est mise à jour chaque année.
Comment facturer les frais de déplacement à ses clients ?
Une fois que vous avez calculé le montant des frais, il est temps de les facturer à vos clients. Plusieurs éléments doivent être pris en compte, notamment en ce qui concerne la TVA.
Établir la facturation des frais de déplacement professionnels
Les frais de déplacement peuvent être facturés de deux manières différentes : intégrés dans la facture ou présentés sur une facture à part. Si vous avez fourni un devis détaillé à votre client, le montant des frais doit y apparaître. Dans ce cas, vous pouvez facturer directement les frais sur la facture envoyée au client.
Facturation des frais de déplacement, avec ou sans TVA ?
La TVA est appliquée sur les frais de déplacement pour toutes les entreprises assujetties. Les frais sont généralement assujettis aux mêmes taux de TVA que la prestation et apparaissent sur la même facture. Il est important de ne pas confondre les frais de déplacement et les débours, qui ne peuvent pas être soumis à TVA.
La gestion des frais de déplacement professionnels dans la comptabilité de l’entreprise
Les frais de déplacement professionnels doivent également être pris en compte dans la comptabilité de votre entreprise. Pour cela, il est nécessaire de suivre certaines règles et de conserver les justificatifs liés à ces frais.
Les justificatifs liés aux frais de déplacement professionnels
Les justificatifs liés aux frais de déplacement professionnels doivent être conservés, qu’ils soient papier ou numériques. Ils permettent de faciliter le traitement comptable et donnent accès à différentes informations, telles que la date du trajet, le prix du carburant, le mode de transport, etc.
L’application mobile pour optimiser le suivi des dépenses
Pour simplifier le suivi des dépenses liées aux déplacements, vous pouvez utiliser une application de gestion de notes de frais. Cette application permet un suivi en temps réel des dépenses, facilite l’enregistrement des notes de frais dans la comptabilité et améliore la visibilité des frais engagés.
En résumé, optimiser les frais de déplacement de votre entreprise est possible avec l’aide d’un expert-comptable en ligne. En suivant ces conseils, vous pourrez améliorer la gestion de vos frais de déplacement et optimiser votre comptabilité. Alors, n’attendez plus et commencez dès maintenant à économiser sur vos frais de déplacement !
