Le traitement des factures fournisseurs peut s’avérer complexe, chronophage et risqué. Avec l’évolution des formats de facturation et la digitalisation croissante des entreprises, il est essentiel d’optimiser le processus pour gagner en efficacité. Dans cet article, nous vous dévoilerons les clés d’un traitement des factures fournisseurs performant, ainsi que les avantages pratiques de la solution logicielle proposée par Spendesk.
Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs ?
Avant de chercher à optimiser le processus de traitement des factures fournisseurs, il est important de comprendre en quoi il consiste. Quelles sont les différentes étapes et objectifs de ce processus ? Et comment la dématérialisation permet-elle de le rendre plus efficace ?
Principes généraux et objectifs du traitement des factures fournisseurs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toutes les pièces provenant de vos fournisseurs doivent être comptabilisées, vérifiées, payées et archivées conformément à la loi. La première étape du processus consiste à gérer la réception de ces pièces, quel que soit leur format (papier, échange de données informatisées, facture scannée par mail, etc.). Ensuite, ces factures doivent être enregistrées correctement en comptabilité générale et analytique. Le processus se poursuit avec la vérification et l’approbation des factures, puis le paiement dans les délais prévus. Enfin, il est essentiel de classer et d’archiver les pièces de manière sécurisée pendant une durée légale de 10 ans.
Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Le traitement des factures fournisseurs varie en fonction des différents formats de factures entrantes. Actuellement, les entreprises doivent composer avec plusieurs formats autorisés, tels que les factures sécurisées selon le mode RGS, l’échange de données informatisées (EDI), les factures papier numérisées en PDF, etc. La législation évolue également vers la généralisation de la facturation électronique.
Digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs
À l’ère du numérique, la digitalisation des factures fournisseurs est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Plutôt que d’attendre que la facturation électronique devienne obligatoire en 2024, il est préférable de commencer dès maintenant à dématérialiser vos flux fournisseurs entrants. Cette anticipation vous permettra d’être déjà bien préparé lorsque les fournisseurs pourront vous imposer des factures électroniques. De plus, des outils en mode SaaS sont disponibles pour simplifier et automatiser le traitement des factures fournisseurs, de la réception à l’archivage en passant par la comptabilisation, l’approbation et les paiements.
Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut rapidement devenir chronophage et fastidieuse, mais il est possible d’organiser intelligemment ce processus dans votre entreprise. Voici les principaux avantages d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé.
Réduire le risque d’erreurs
L’automatisation de la gestion des achats grâce à la dématérialisation des factures fournisseurs permet de réduire les erreurs de saisie. Les logiciels lisent automatiquement chaque document, ce qui diminue les sources d’erreurs. De plus, ils permettent de repérer les doublons et d’empêcher les paiements indus.
Réduire la fraude à la facture fournisseur
La mise en place d’un processus automatisé renforce la sécurité de la chaîne des paiements et limite les tentatives de fraude. Les logiciels d’automatisation effectuent des rapprochements entre les factures et les données du référentiel fournisseur, ce qui permet d’identifier les éventuelles anomalies.
Limiter les risques fiscaux
Un bon processus de traitement des factures fournisseur contribue également à réduire les risques sur le plan fiscal. Il facilite l’établissement d’une piste d’audit fiable, nécessaire pour pouvoir déduire la TVA sur une facture fournisseur. De plus, il permet d’identifier les factures fournisseurs non conformes, évitant ainsi les pénalités en cas de contrôle fiscal.
Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement
La fluidification des opérations de la réception au paiement des factures fournisseurs permet de gagner du temps et d’éviter les retards de paiement. Elle contribue également à réduire les coûts de traitement de chaque pièce comptable. Enfin, elle sécurise les achats de l’entreprise et garantit la production économique des biens ou des services.
Processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk
Spendesk propose des solutions efficaces pour le traitement des factures fournisseurs, que ce soit pour gérer les notes de frais ou les factures fournisseurs. Leurs outils intègrent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la dématérialisation chez leurs clients.
Un téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Le portail de Spendesk permet de centraliser rapidement toutes les factures fournisseurs. Il suffit de quelques clics pour télécharger les pièces sur la plateforme et les stocker. Même les salariés qui ne disposent pas de carte Spendesk physique ou virtuelle peuvent prendre une photo du document pour le télécharger.
Un process de validation des factures fournisseurs simple et en ligne
L’application Spendesk stocke tous les documents et permet aux personnes responsables de l’approbation des factures d’accéder facilement à toutes les données nécessaires, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. En un clic, elles peuvent valider ou refuser une facture, et le système envoie automatiquement les notifications aux approbateurs.
Un système d’information accessible et complet pour l’équipe finance
Grâce à l’application Spendesk, les équipes comptables ont accès en temps réel à toutes les informations nécessaires pour suivre le traitement des factures fournisseurs et gérer les anomalies éventuelles. Elles peuvent également surveiller l’avancée des bons à payer et la consommation des budgets d’achats grâce à des reportings. Ces tâches facilitent le travail des équipes comptables en remplaçant la saisie manuelle des écritures.
Une fluidité du traitement sans communication externe au système
Le processus de traitement digitalisé des flux fournisseurs proposé par Spendesk permet une lisibilité de chaque étape sans avoir à solliciter les autres services de l’entreprise. Toutes les informations sont accessibles sur le portail de gestion des factures. De plus, les approbations des factures peuvent s’interfacer directement avec le système comptable, ce qui permet de lancer les paiements en toute autonomie. Enfin, la direction financière valide les ordres de virement.
Disposer d’un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs, c’est possible !
Grâce aux outils modernes proposés par Spendesk, la digitalisation du processus d’achats devient simple et accessible. Pour en savoir plus ou pour une démonstration personnalisée, n’hésitez pas à contacter notre équipe. Optez dès maintenant pour une dématérialisation efficace des factures fournisseurs dans votre entreprise et gagnez en efficacité !
