Utiliser une procédure de gestion documentaire des processus adéquate est un facteur déterminant pour atteindre le succès escompté dans la mise en place du BPM au sein d’une organisation.
Contrairement à ce que certains pensent, la documentation n’est pas uniquement destinée à créer un manuel des projets d’amélioration dans l’entreprise, se transformant en une pile de papiers peu utile.
Bien au contraire ! La documentation des processus fait partie intégrante et active d’un projet BPM. Elle aide à l’analyse, la collecte de données, la conception, la cartographie et la refonte des processus. La documentation se révèle être la seule manière adéquate de rendre la chaîne de production efficace et efficiente apportant les améliorations et les résultats attendus par la direction.
Les moments clés de la documentation des processus
Lors de la mise en place du BPM, la documentation des processus joue un rôle central à trois moments clés :
1 – Lors de la définition de la chaîne de valeur de l’entreprise.
2 – Lors de la définition du processus actuel c’est à dire la définition du processus avant mise en place du BPM.
3 – Lors de la définition du processus amélioré c’est à dire la définition du processus tel que vous souhaiteriez qu’il soit suite à la mise en place du BPM.
Pour vous aider à mettre en place avec succès cette tâche, voici les points essentiels à la gestion documentaire des processus, sélectionnés parmi les pratiques les plus couramment utilisées par les experts de l’industrie.
1 – Ne pas s’écarter de la chaîne de valeur
La colonne vertébrale de la gestion documentaire des processus est la chaîne de valeur. Il est essentiel d’étudier, de comprendre et de représenter cette chaîne sous forme d’un flux d’activités clair. Ainsi, vous pourrez identifier les produits, les services générés et les processus impliqués.
2 – Ne pas se limiter à un service spécifique
Veillez à ne pas concevoir une documentation axée sur un seul service de votre entreprise. La documentation doit représenter la chaîne de valeur dans son ensemble, en montrant les gains et les pertes de valeur à chaque étape du processus jusqu’à la livraison finale au client.
3 – Comprendre les objectifs
Pour garantir le succès de la gestion documentaire des processus, il est essentiel de comprendre les objectifs de chaque processus. La documentation doit guider les analystes afin qu’ils restent alignés avec les buts et objectifs de l’entreprise, y compris ceux définis au niveau stratégique. L’objectif final étant de fournir au client un produit de valeur.
4 – Utiliser les bons indicateurs
Le choix des indicateurs pour mesurer l’efficacité des processus est crucial. Optez pour des indicateurs qui mesurent adéquatement les objectifs que l’entreprise veut atteindre. Ainsi, vous pourrez évaluer correctement les résultats de vos améliorations.
5 – Identifier les opportunités d’amélioration
Documentez les points faibles et les problèmes de chaque étape des processus. Utilisez une feuille de travail spécialement conçue pour répertorier les opportunités d’amélioration. Si vous disposez d’un logiciel de gestion des améliorations, n’hésitez pas à l’utiliser pour faciliter le processus.
6 – Garder le cap sur les objectifs
La gestion documentaire des processus nécessite de garder en permanence à l’esprit les objectifs définis en amont. La documentation doit être en ligne avec les objectifs de l’entreprise pour garantir la réalisation des résultats attendus.
7 – Analyser des processus de taille adéquate
Sélectionnez des projets que vous pourrez documenter dans un délai raisonnable. Se concentrer sur de trop grands projets ou sur un très grand nombre de projets peut rendre le travail de gestion de documentation des processus disproportionné et risque de discréditer vos efforts.
8 – Impliquer les bonnes personnes lors des réunions
Les réunions de conception et de cartographie des processus doivent réunir exclusivement le personnel impliqué dans le processus. Les expériences de chacun seront précieuses pour contribuer à la réunion et émettre des avis pertinents.
9 – Déterminer le niveau d’information
Évitez de trop détailler la documentation. Tenez compte des objectifs que vous souhaitez atteindre et évitez d’ajouter des éléments inutiles. Réunissez les équipes aussi souvent que nécessaire pour parvenir à un consensus sur la documentation finale.
10 – Communiquer efficacement
Établissez des canaux de communication clairs entre tous les services concernés. Partagez régulièrement les mesures prises et l’avancement du processus. Utilisez des techniques d’intra-marketing pour favoriser la communication interne.
11 – Obtenir le soutien de la direction
L’engagement de la direction est essentiel pour faire avancer le projet de gestion documentaire des processus. Elle doit soutenir les équipes impliquées en leur accordant le temps et les ressources nécessaires.
12 – Utiliser un outil BPM moderne
Utilisez un logiciel BPM intuitif et facile à utiliser pour faciliter la gestion documentaire des processus. Ces outils simplifieront le partage d’idées et la visualisation des flux et des diagrammes.
Voilà, vous connaissez maintenant les secrets pour mettre en place une gestion documentaire des processus efficace. N’hésitez pas à partager vos propres bonnes pratiques en commentaire.
