La dématérialisation et le bureau sans papier sont des concepts familiers pour la plupart d’entre nous. Les avantages de cette transition sont nombreux : réduction des coûts liés aux documents papier, amélioration de la collaboration, gain de temps et facilité d’interaction avec les documents pour les employés mobiles.
Cependant, une question peut venir freiner cette démarche : comment gérer les signatures ? Il est en effet peu pratique et inefficace d’imprimer et de signer physiquement des documents à chaque fois que vous en avez besoin. Cela ralentit votre flux de travail électronique.
C’est là que les signatures électroniques jouent un rôle essentiel. En remplaçant les signatures manuscrites par des signatures électroniques, vous conservez les avantages de la dématérialisation tout en assurant la fluidité de vos processus documentaires.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique est simplement la version numérique d’une signature manuscrite. La loi américaine ESIGN Act la définit comme un “son, un symbole ou un processus électronique attaché ou logiquement associé à un contrat ou tout autre enregistrement, qui est appliqué ou adopté par une personne dans l’intention de signer l’enregistrement”.
Cette définition est assez vague, mais il faut comprendre qu’il existe plusieurs façons de créer une signature électronique : cocher une case, taper vos initiales ou votre nom, insérer une image de votre signature manuscrite ou utiliser une signature numérique basée sur la cryptographie. Toutes ces actions sont des marques d’intention de signer.
Attention, toutes les signatures électroniques ne se valent pas
Comme vous pouvez l’imaginer, toutes ces formes de signatures électroniques ne présentent pas le même niveau de sécurité ni la même validité juridique. La conformité juridique dépend généralement du respect de règlements spécifiques, tels que l’ESIGN Act aux États-Unis et l’eIDAS en Europe.
La question de la confiance est essentielle pour la validité juridique d’une signature électronique et pour son acceptation par les entreprises. Pouvez-vous faire confiance à la personne qui signe un document ? Pouvez-vous être sûr que le document signé n’a pas été modifié ? La signature a-t-elle été appliquée au bon moment ? Ces questions dépendent du type de signature électronique que vous utilisez.
Prenons un exemple : votre service comptable ajoute l’image de la signature du directeur financier sur une facture pour prouver qu’elle est approuvée par l’entreprise. Supposons maintenant qu’un pirate intercepte la facture et la modifie avant qu’elle n’arrive chez le client. Le client paie la facture, mais votre entreprise ne reçoit jamais l’argent. Dans ce scénario, malgré l’utilisation d’une signature électronique, le contenu du document n’offre aucune garantie de fiabilité.
Les signatures numériques offrent davantage de garanties de confiance que les autres types de signatures électroniques. Elles permettent de s’assurer que les documents envoyés et signés électroniquement n’ont pas été altérés, que l’expéditeur est facilement identifiable et qu’il correspond bien à la personne ou à l’entité qu’il prétend être.
Ainsi, avec une signature numérique, votre service comptable peut ajouter une signature électronique à la facture et votre client peut avoir la certitude de payer le bon fournisseur, c’est-à-dire vous.
De l’importance des signatures publiques de confiance
L’intégrité du document n’est pas le seul élément à prendre en compte lors du choix d’une signature électronique. Si vous envoyez des documents à l’extérieur de votre entreprise ou utilisez certains types de logiciels documentaires, la confiance publique est essentielle. Sans cette confiance, les destinataires verront des messages d’alerte les mettant en garde contre votre signature lorsqu’ils ouvriront vos documents avec des logiciels courants tels que Microsoft ou Adobe.
De nombreuses réglementations, comme l’eIDAS, considèrent cette confiance publique comme un critère important. Nous aborderons plus en détail le cadre réglementaire et législatif entourant les signatures électroniques dans des articles futurs, en mettant l’accent sur les secteurs d’activité les plus concernés par la confiance publique dans les signatures électroniques.
Quelle signature électronique choisir pour votre entreprise ?
Le niveau de fiabilité des signatures électroniques dépend des processus métiers et des technologies utilisées pour les créer. Pour les transactions sensibles et de valeur, il est préférable d’utiliser des signatures électroniques de haute qualité, soutenues par une confiance publique. Ces signatures offrent le niveau de sécurité nécessaire et garantissent la confiance dans le système sous-jacent.
Le choix de la bonne signature dépend de vos objectifs de dématérialisation. Si vous souhaitez simplement accélérer les choses, les critères de conformité et de confiance ne seront pas un problème majeur. En revanche, si vous devez envoyer des documents en dehors de votre réseau interne, la confiance publique devient essentielle pour que votre signature soit automatiquement acceptée par différents logiciels de gestion documentaire.
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de signatures électroniques, et il est important de pouvoir personnaliser chaque solution en fonction de ces besoins.
Pour discuter de vos besoins en matière de signatures électroniques et découvrir si nous pouvons vous proposer une solution adaptée, contactez-nous.
