L’outil de comptabilité en ligne “LexOffice” promet d’économiser du temps, d’être facile à utiliser et de simplifier les processus comptables pour tout le monde. Mais qu’est-ce qui se cache derrière ces promesses ? Nous avons examiné de près le logiciel, parlé avec des clients pour recueillir leurs expériences avec LexOffice, et résumé le tout dans ce rapport de test.
LexOffice – Un aperçu de la portée du logiciel de comptabilité
LexOffice est la version en ligne de “Lexware”, un logiciel utilisé depuis de nombreuses années par les comptables. Par conséquent, la liste des fonctionnalités de LexOffice est très complète. Vous pouvez trouver tous les détails ici.
Dans cette courte vidéo, les fonctionnalités principales vous seront présentées :
Après avoir cliqué sur “Essai gratuit de 30 jours”, vous aurez la possibilité de tester toutes les fonctionnalités sans installation, ce que nous vous recommandons vivement. Les fonctionnalités principales sont immédiatement visibles et accessibles en quelques clics :
- Rédaction de factures
- Saisie des dépenses
- Vue d’ensemble des dépenses et des revenus
- Vue d’ensemble de la TVA à payer
- Factures en attente (entrantes et sortantes)
La “Vue du chef” est clairement structurée et conviviale, ce qui nous a plu ainsi qu’aux clients existants. Mais qu’en est-il des fonctionnalités principales en détail ?
Les tarifs LexOffice – Quel package vous convient ?
LexOffice est actuellement disponible en trois versions différentes, qui peuvent toutes être combinées avec un module de paie :
Configuration et premiers pas : à quelle vitesse êtes-vous opérationnel ?
Si vous souhaitez gérer votre comptabilité (au moins en partie) vous-même, vous recherchez avant tout la simplicité et le gain de temps. C’est pourquoi nous examinons non seulement la gamme de fonctionnalités, mais aussi le fonctionnement fluide et l’efficacité de l’utilisation.
Rédaction de factures avec LexOffice
Il est indéniable que la “rédaction de factures” est la fonctionnalité que les travailleurs indépendants et les entrepreneurs utilisent le plus souvent – chaque facture émise (dans la plupart des cas) entraîne un paiement. Cette fonctionnalité est toujours accessible dans la barre de navigation et est très intuitive. Voici à quoi ressemble la création d’une facture en pratique :
Nous apprécions le fait que des modèles tels que le texte d’accompagnement ou l’annotation peuvent être créés. Cela évite non seulement les erreurs de saisie, mais permet également de gagner beaucoup de temps.
La vue lors de la création de nouveaux clients pourrait être améliorée, elle est très étroite et n’est pas toujours claire en raison du format “étroit”. Il s’agit néanmoins d’une fonctionnalité très utile, mais qui pourrait être mieux mise en œuvre. Il n’est pas actuellement possible de créer une facture permanente avec LexOffice, mais vous pouvez en revanche créer des factures récurrentes automatisées, ce qui est un bon compromis et vous fait gagner beaucoup de temps.
Devis, confirmation de commande et rappel
Avant d’envoyer une facture, il est généralement nécessaire de créer un devis. Si le contrat est conclu, une confirmation de commande est envoyée. Un document standard (malheureusement) important est le rappel de paiement.
Les trois documents standard peuvent être créés avec LexOffice et être “convertis” les uns en les autres. Avec quelques clics, toutes les informations d’un devis peuvent être reprises pour créer une confirmation de commande ou une facture. De même, une facture peut être transformée en rappel de paiement si le destinataire n’a pas effectué le paiement dans les délais.
Nous apprécions également la possibilité de créer des rappels automatiques si le paiement n’est pas effectué en temps voulu. Cela vous permet de gagner du temps que vous pouvez consacrer à des tâches plus agréables.
Saisie des pièces justificatives
À partir du forfait “Comptabilité et finances”, il est possible de saisir les pièces justificatives. Vous avez la possibilité de télécharger les documents par glisser-déposer, via une importation automatique via Getmyinvoices ou via l’application de numérisation.
Après le téléchargement, le document est recherché par OCR (reconnaissance optique de caractères) et les informations importantes telles que la date, le numéro de facture, le montant, etc. sont remplies.
Cette fonctionnalité nous a laissé des sentiments mitigés lors de nos tests : d’une part, c’est une fonctionnalité très chronophage qui évite la saisie fastidieuse. Cependant, lors de nos tests, cela ne fonctionnait pas toujours de manière fiable et certaines factures étaient reconnues bien après leur téléchargement, au moment où nous avions déjà saisi les données manuellement. Certains concurrents proposent une mise en œuvre plus rapide et plus fiable de cette fonctionnalité. Mise à jour 2023 : Entre-temps, la reconnaissance OCR a été accélérée de manière significative et la qualité s’est nettement améliorée. La saisie des justificatifs fonctionne désormais sans problème et la reconnaissance automatique des détails des justificatifs est très fiable.
Cependant, il convient de souligner positivement que si des données sont manquantes, vous avez la possibilité de sélectionner une zone avec la souris pour une nouvelle recherche. Vous pouvez ensuite catégoriser les contenus reconnus (par exemple, en tant que numéro de facture, montant, etc.) et utiliser malgré les erreurs de reconnaissance l’OCR – même si cela prend un peu plus de temps que la reconnaissance complète.
Livre de caisse
La tenue d’un livre de caisse est une obligation pour les entrepreneurs ayant des contacts en espèces. La version numérique de la tenue d’une caisse est également possible avec LexOffice.
Il s’agit d’une fonctionnalité essentielle pour certains et moins importante pour d’autres. Notre impression est que ce module convient bien aux entreprises ayant peu de transactions en espèces. Cependant, si la majorité de vos revenus sont générés en espèces, vous devriez tester l’outil par vous-même pour vous assurer que la fonction est suffisamment dimensionnée et peut être utilisée suffisamment rapidement.
Intégration avec la banque en ligne
Si vous souhaitez réduire les coûts de votre comptable, vous devez effectuer le plus de tâches possible de comptabilité courante vous-même, par exemple à l’aide d’un logiciel. L’une des tâches importantes est de concilier les transactions (par exemple sur le compte bancaire) avec les justificatifs correspondants. Cela peut être fait de manière plus rapide et plus efficace avec LexOffice, car de nombreuses banques peuvent être connectées directement.
Outre la correspondance entre le justificatif et la transaction, un avantage supplémentaire est que les paiements des factures peuvent également être surveillés. Il s’agit donc d’une fonctionnalité essentielle pour les travailleurs indépendants qui souhaitent non seulement respecter leurs obligations fiscales, mais aussi garder une vue d’ensemble de leurs finances d’entreprise.
L’intégration de la banque en ligne dans LexOffice a bien fonctionné lors de notre test. Le nombre de banques compatibles est important et même les comptes bancaires “modernes” peuvent être connectés.
Nous apprécions également le fait que certaines banques en ligne ont une intégration directe (par exemple Finom ou Qonto), ce qui permet un transfert rapide des données entre les partenaires et une synchronisation des fonctionnalités.
Il convient également de souligner positivement que LexOffice reconnaît les transactions récurrentes (comme le loyer, le leasing, le contrat de téléphone portable, etc.) et les associe automatiquement – il suffit de confirmer d’un seul clic. Cela permet de gagner beaucoup de temps en fonction de la structure des dépenses et constitue une fonctionnalité utile !
LexOffice – Quel forfait vous convient ?
Le programme de comptabilité fonctionne sans installation et s’exécute exclusivement dans votre navigateur. Il peut donc être utilisé à la fois sur Windows et sur Mac. Les forfaits se différencient principalement par la gamme de fonctionnalités et le nombre d’utilisateurs possibles.
LexOffice Facturation et finances
Le plus petit forfait est parfait pour les débutants qui souhaitent gérer une petite partie de leur comptabilité eux-mêmes et confier le reste à un comptable. Les fonctionnalités suivantes sont incluses :
- Rédaction de devis et de factures
- Banque en ligne
- Suivi des finances
- Gestion mobile
- Accès pour les comptables
Comme la gamme de fonctionnalités est réduite, le prix de 7,90 € est également modeste, même si d’autres fournisseurs proposent des fonctionnalités similaires à un prix inférieur. Les remises disponibles vous seront affichées ici.
LexOffice Comptabilité et finances
La version suivante comprend les fonctionnalités mentionnées ci-dessus, ainsi que la gestion des justificatifs de dépenses (dépenses) et permet ainsi de gérer la comptabilité financière en cours (avec certaines restrictions). Les fonctionnalités suivantes sont également incluses :
- Création et envoi de déclarations de TVA (via Elster)
- Livre de caisse
- Gestion des postes ouverts (aperçu des paiements en attente)
- Création de rappels de paiement
- Création de déclaration récapitulative (ZM)
Le compte professionnel de Kontist est également inclus sur demande. Si vous souhaitez ajouter un autre utilisateur, vous pouvez également le faire à partir de ce niveau de prix. Le passage à 13,90 € par mois n’est pas trop élevé et est comparable aux coûts d’autres fournisseurs offrant des fonctionnalités similaires. Ce forfait est adapté si vous souhaitez assumer davantage de tâches comptables vous-même, mais que vous souhaitez tout de même travailler avec un comptable pour la clôture des comptes annuels. Les remises disponibles vous seront affichées ici.
LexOffice Comptabilité et rapports
Le forfait le plus complet de LexOffice complète le forfait intermédiaire par d’autres fonctionnalités qui peuvent être regroupées sous la rubrique “Rapports”. En particulier, les éléments suivants distinguent ce tarif :
- Établissement des résultats (EÜR)
- Établissement du compte de résultat
- et possibilité de dépréciation
Cela offre aux travailleurs indépendants en particulier la possibilité de gérer entièrement leur comptabilité et leurs comptes annuels. La différence de prix avec le “petit frère” est assez faible à 3,00 €, ce qui est positif. Cependant, il convient de noter que cette version ne prend pas en charge la fonction d’inventaire, ce qui signifie que les entreprises ayant des stocks auront besoin d’une solution complémentaire ou devront se tourner vers un concurrent. Les remises disponibles vous seront affichées ici.
Code promo et réductions LexOffice
Il y a toujours différentes promotions en cours, comme une réduction de 50% pour la première réservation. Vous pouvez obtenir la réduction via ce lien. Vous pouvez tester gratuitement tous les forfaits pendant 30 jours sans engagement et vérifier ainsi si l’outil convient vraiment à votre entreprise. Même sans code promo, les prix de LexOffice sont très compétitifs.
Durée du contrat
Les contrats sont très justes avec une durée mensuelle chacun, ce qui signifie que vous ne prenez aucun risque grâce à une résiliation mensuelle. Il n’y a pas de contrats à long terme, ce qui signifie une flexibilité maximale pour vous en tant que client.
Autres fonctionnalités importantes de LexOffice
Outre les fonctionnalités de base mentionnées précédemment, il existe plusieurs fonctionnalités visant à économiser du temps et à réduire les charges administratives pour les entrepreneurs, travailleurs indépendants et dirigeants de PME.
Collaboration avec votre comptable et exportation vers DATEV
Si votre comptable utilise la norme du secteur “DATEV”, vous pouvez lui fournir vos données de comptabilité préparées dans le format correspondant. Cela peut être fait soit en transmettant le fichier d’export, soit via l’interface “DatevConnect”. Cette dernière est payante et la facturation se fait directement par votre comptable. Si vous utilisez régulièrement cette fonctionnalité, nous vous recommandons d’opter pour DatevConnect. Si vous ne l’utilisez qu’une fois par an, l’exportation “classique” du fichier conviendra. La création d’un accès comptable à votre compte LexOffice est une autre possibilité de collaboration avec votre comptable. Cela se fait rapidement, mais il est préférable de clarifier cette question lors de la consultation : tous les conseillers ne souhaitent pas quitter leur solution habituelle et essaieront d’adapter leurs processus à DATEV. L’accès du comptable à votre compte LexOffice est gratuit.
Applications LexOffice : travail mobile sur tablette et smartphone ?
Dans le monde moderne du bureau sans papier, les smartphones et les tablettes sont indispensables, même dans le monde des affaires, et sont de plus en plus utilisés dans les entreprises. En particulier, les petites entreprises peuvent ainsi numériser leurs processus et en tirer profit.
LexOffice propose des applications pour Android et iOS, disponibles sur les tablettes et les smartphones. Les principales fonctionnalités sont facilement accessibles dans ces applications, et les informations de base peuvent être consultées à tout moment. C’est particulièrement pratique pour les utilisateurs souvent en déplacement qui apprécieront la possibilité de signer des documents sur tablette, d’établir des bons de livraison et des factures “sur le terrain”.
Les fonctionnalités des versions mobiles sont bien dimensionnées et judicieusement sélectionnées. Cependant, l’interface utilisateur pourrait être améliorée, elle semble actuellement un peu démodée. Cependant, le fournisseur est à la pointe du progrès en matière de widgets iOS et d’applications Apple Watch : cette fonctionnalité n’est actuellement proposée que par quelques concurrents !
Réaliser soi-même les déclarations de TVA ?
La déclaration de TVA (USt-VA) est une tâche régulière pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, et cela peut prendre beaucoup de temps. En particulier, si de nombreuses transactions sont effectuées avec renversement de la charge de la TVA (reverse-charge), cela peut prendre plus de temps, car une déclaration récapitulative (ZM) doit également être établie.
Cette tâche peut être rapidement réalisée avec LexOffice si toutes les pièces justificatives sont disponibles pour la période concernée et qu’elles sont correctement associées aux transactions. Cependant, le diable se cache dans les détails : toutes les pièces justificatives doivent avoir les bonnes indications de TVA pour que la déclaration de TVA contienne les bonnes informations.
La soumission ne se fait pas par Elster, mais directement depuis l’interface LexOffice. C’est très efficace et c’est un signe d’un logiciel de comptabilité techniquement avancé. De nombreux petits et jeunes fournisseurs n’ont pas cette fonctionnalité, ce qui signifie un travail manuel supplémentaire.
Il convient de souligner positivement la création de la déclaration récapitulative, qui n’est pas encore standard chez de nombreux concurrents. Dans l’ensemble, LexOffice peut tirer parti des années d’expérience de “Lexware” dans ce domaine et donner aux petites entreprises accès à des fonctionnalités étendues.
Tableau de bord et rapports
Il est essentiel de connaître ses chiffres pour assurer le succès de son entreprise, que ce soit au niveau du produit et du client ou pour avoir une vue d’ensemble de l’ensemble de l’entreprise.
Le tableau de bord de LexOffice est clair et simple, et affiche immédiatement les informations de base. Nous apprécions l’affichage clair des offres et des postes ouverts, ainsi que l’affichage du solde du compte en tant qu’information concise. La représentation graphique de l’évolution est également réussie.
Cependant, nous regrettons l’absence de prévision fiscale (en dehors de la TVA). Les jeunes entrepreneurs et les travailleurs indépendants ont souvent du mal à estimer le montant des réserves nécessaires et rencontrent ainsi des difficultés de trésorerie inutiles.
Les autres rapports fonctionnent bien et peuvent être détaillés sur demande. Les possibilités d’analyse graphique pourraient être améliorées.
LexOffice Paie et salaires
Un autre avantage concurrentiel de LexOffice est le module de paie. Avec un haut niveau d’automatisation et à des coûts réduits, les entreprises peuvent utiliser cet outil pour créer elles-mêmes leurs bulletins de salaire. Cette fonctionnalité est un énorme avantage concurrentiel par rapport aux autres outils de comptabilité, dont la plupart ont déjà du mal à offrir toutes les fonctionnalités courantes.
Grâce à une intégration complète avec la comptabilité préalable et les transactions bancaires, il est possible de :
Intégrations – Principaux partenaires LexOffice
Nous avons déjà décrit l’intégration la plus importante (banque en ligne) en détail précédemment. En plus de cela, il existe de nombreuses autres connexions et intégrations avec d’autres outils qui facilitent la vie et réduisent le travail manuel.
Gestion du temps
En particulier, les prestataires de services auront besoin de cette fonctionnalité. LexOffice n’offre pas de suivi du temps propre, mais cette fonctionnalité peut être mise en œuvre avec l’un des trois partenaires suivants :
- Clockodo
- Timicx
- Timetrack
Notes de frais
En fonction de la durée du voyage, de la destination et du pays de destination, différentes indemnités journalières peuvent être utilisées dans le cadre d’une note de frais. Cette tâche peut également être simplifiée en utilisant les intégrations suivantes :
- einfach-reisekosten.de
- Onexma
En plus des indemnités journalières, les dépenses et les frais de déplacement en voiture peuvent également être calculés de manière pratique.
Automatisation
Si vous êtes à la recherche d’un gain de temps, vous ne pouvez pas éviter l’automatisation des tâches récurrentes. Cela est possible avec LexOffice grâce aux partenaires suivants :
- Getmyinvoices
- Invoicefetcher
- Billbee
- Zapier
- Fileee
L’intégration avec PayPal peut également être considérée comme une automatisation, car les frais automatiquement retenus par PayPal sont directement enregistrés comme frais de compte et pris en compte lors de la mise en correspondance des justificatifs.
Boutiques en ligne et commerce électronique
En particulier, les commerçants en ligne traitent de nombreuses transactions individuelles et doivent avoir des processus efficaces pour rendre leur distribution rentable. Les intégrations suivantes sont utiles à cet égard :
- Shopify
- German Market (pour WooCommerce)
- ePages
- Versacommerce Shopqueue (pour Magento)
- Netzkollektiv (pour Magento)
- Shopsy (pour Shopware)
- Billbee – ERP central pour la gestion des commandes de nombreux marchés et boutiques
Service et support
Surtout pour un sujet important comme la comptabilité, il est essentiel d’avoir quelqu’un à vos côtés lorsque quelque chose ne fonctionne pas.
LexOffice facilite le démarrage avec des articles d’aide et des ressources écrites. De nombreux articles d’aide sont accompagnés d’une vidéo expliquant les paramètres et les étapes individuelles. Les vidéos sont courtes et facilement compréhensibles, même pour les débutants.
Le support téléphonique a reçu de nombreuses critiques négatives par le passé. Depuis le milieu de l’année 2019, l’entreprise a reconnu les erreurs et a commencé à mettre en place un centre d’appels. Lors de notre test, le temps d’attente à la hotline était d’environ 5 minutes, ce qui est acceptable, et les réponses de l’employé étaient utiles. Le support téléphonique est disponible du lundi au vendredi de 8h00 à 20h00 et le samedi de 9h00 à 14h00, ce qui est tout à fait correct.
Si vous préférez communiquer par écrit plutôt que par oral, vous pouvez également poser vos questions par e-mail ou sur les réseaux sociaux.
Vous pouvez contacter le support au 0800-3000-777 (gratuit), par e-mail à info@lexoffice.de ou via le formulaire de contact.
Dans les conversations avec les clients existants, il a été rapporté que le support n’était pas satisfaisant à un moment donné, mais qu’il s’était nettement amélioré en 2019.
Foire aux questions – FAQ
Si vous avez encore des questions après notre revue de LexOffice, cette section contient des réponses aux questions les plus fréquemment posées sur l’outil.
Puis-je utiliser LexOffice sur Mac et Linux ?
Oui ! La solution est entièrement basée sur le cloud et s’exécute dans votre navigateur. Aucune installation n’est donc nécessaire et vous pouvez l’utiliser quelle que soit votre système d’exploitation.
Comment puis-je contacter le support ?
Vous pouvez contacter le support au 0800-3000-777 (gratuit), par e-mail à info@lexoffice.de ou via le formulaire de contact.
Où puis-je trouver la connexion LexOffice ?
Si vous souhaitez vous connecter, rendez-vous sur la page d’accueil et cliquez sur “Connexion” dans le coin supérieur droit. Un formulaire d’identification avec votre adresse e-mail et votre mot de passe s’affiche.
Quelles sont les alternatives à LexOffice ?
Si vous constatez que LexOffice ne répond pas à vos besoins, vous devriez envisager sevDesk comme une alternative établie.
Comment puis-je résilier LexOffice ?
Si vous souhaitez résilier LexOffice, vous devez envoyer un e-mail à info@lexoffice.de ou le faire directement depuis la section d’aide (ce qui permettra de mieux identifier votre compte). Si vous avez un compte d’essai, vous n’avez rien à faire, il ne se transformera pas automatiquement en abonnement.
Astuce : de nombreux fournisseurs offrent une prime de changement pouvant aller jusqu’à 100 € si vous venez d’un autre fournisseur. Vous trouverez plus d’informations ici.
Conclusion et expériences
L’expérience à long terme de Lexware est à la fois un avantage et un inconvénient de la version en ligne “LexOffice” : lors de notre test, l’outil de comptabilité en ligne a satisfait à toutes les fonctionnalités annoncées et la collaboration avec le comptable s’est déroulée sans problème. Cependant, l’apparence est parfois peu moderne et certains détails pourraient être améliorés par une interface utilisateur plus moderne.
Il est positif de constater que la plus grande version est assez bon marché et offre de nombreuses fonctionnalités pour gérer facilement la comptabilité soi-même. Vous devriez donc tester gratuitement le logiciel pour voir s’il convient à votre entreprise. Globalement, LexOffice offre une solution de comptabilité fiable qui vous permet de consacrer plus de temps aux tâches importantes de votre entreprise. Vous bénéficiez de l’expérience à long terme de l’entreprise, qui se traduit à la fois par une grande acceptation auprès des comptables et par une gamme étendue de fonctionnalités utilisables de manière fiable.
