Construire un tableau de suivi d’activité est essentiel pour assurer le bon fonctionnement et la croissance d’une entreprise. En effet, il constitue un outil de gestion efficace pour piloter les activités de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un tableau de suivi d’activité ?
Un tableau de suivi d’activité est un tableau qui répertorie les différents objectifs de l’entreprise. Ces objectifs sont établis dans le tableau avec une série d’indicateurs permettant de suivre et de contrôler les activités de l’entreprise. Ces indicateurs peuvent être des chiffres, des ratios et/ou des graphiques qui déterminent les objectifs financiers, économiques, commerciaux ou liés aux ressources humaines. En effet, le tableau de suivi, également connu sous le nom de tableau de bord, est un outil d’aide à la décision. Il est donc essentiel pour réorienter les tâches si nécessaire afin d’atteindre les objectifs fixés.
Comment le mettre en place ?
Le tableau de suivi d’activité est établi à l’aide d’indicateurs clés permettant de quantifier les objectifs de l’entreprise.
Pour construire un tableau de suivi efficace, il existe plusieurs types d’indicateurs clés à prendre en compte. Tout d’abord, les indicateurs économiques sont utilisés pour mesurer les aspects financiers, la qualité, les coûts et les résultats. Ensuite, il existe des indicateurs physiques permettant de quantifier la quantité et la qualité des produits vendus, le traitement des commandes, la logistique ou encore la gestion des stocks. Enfin, il est important de mentionner les indicateurs humains, qui évaluent la performance de chaque employé exécutant les tâches de l’entreprise. La définition de ces indicateurs vous permet de suivre et de comparer l’avancement des activités de l’entreprise.
Pour que ces indicateurs soient acceptés et utilisés, il convient d’impliquer les acteurs qui en feront usage dans la définition des objectifs. La participation de chaque acteur facilitera l’exécution des tâches prédéfinies.
Une fois les indicateurs clés fixés, il faut définir la présentation et la forme de votre tableau. Un bon tableau de suivi doit être facilement compréhensible par tous. Il peut donc être illustré par des graphiques ou des schémas.
La complexité des projets peut influencer la façon dont vous synthétisez votre tableau. Parfois, l’utilisation d’un tableau Excel suffit pour suivre les activités d’une entreprise. Excel peut être utilisé lorsque les activités et les intervenants au sein de l’entreprise sont peu nombreux. Cependant, dans certains cas, il est important d’utiliser un logiciel de gestion d’activité pour que le tableau soit pertinent.
Une fois mis en place, le tableau de suivi des objectifs doit être régulièrement mis à jour. Il est donc primordial de mettre à jour les informations inscrites dans le tableau de bord.
Pourquoi établir un tableau de suivi d’activité ?
Pour une bonne gestion d’entreprise, les dirigeants doivent définir des indicateurs pertinents afin de les aider dans la prise de décision. En effet, le tableau de suivi d’activité synthétise les informations importantes pour piloter efficacement les différentes tâches de l’entreprise. Il permet de suivre et d’exploiter les données clés de l’entreprise.
Ce tableau constitue un outil précieux pour évaluer l’écart entre les prévisions et les réalisations. Il alerte les dirigeants sur d’éventuels problèmes empêchant l’atteinte des objectifs. Une fois les écarts identifiés, les dirigeants peuvent analyser ces écarts pour en déterminer les causes. Grâce à cette analyse des indicateurs, il est possible de corriger les actions à entreprendre pour atteindre les objectifs fixés. Ce tableau offre aux dirigeants une vue d’ensemble en temps réel de l’évolution des activités de l’entreprise. C’est un véritable outil de pilotage proactif et impliquant.
Depuis plus de 15 ans maintenant, je travaille sur des sujets liés à la Business Intelligence et à l’amélioration des processus. J’ai participé à de nombreux projets en tant que leader technique, utilisant de nombreuses technologies.
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Alexis
