L’indemnité de grand déplacement est une compensation destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement engagées par un salarié en déplacement professionnel. Ce type de déplacement se caractérise par l’impossibilité pour le salarié de regagner son domicile tous les jours en raison des conditions de travail.
Les critères pour bénéficier de l’indemnité de grand déplacement
Pour bénéficier de cette indemnité, deux conditions doivent être simultanément remplies :
- La distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail doit être supérieure ou égale à 50 km (dans un sens ou dans l’autre).
- Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance en moins d’1h30 (dans un sens ou dans l’autre).
Cependant, dans certaines circonstances, même si ces critères sont remplis, les remboursements ne seront pas exonérés si le salarié a regagné son domicile. Par exemple, si le salarié rentre chez lui chaque soir ou si l’employeur lui fournit gratuitement un logement, les indemnités versées ne seront pas considérées comme des frais professionnels et seront réintégrées dans la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale.
Déplacements en métropole
En ce qui concerne les déplacements en métropole, le remboursement sur la base d’allocations forfaitaires est accepté. L’employeur peut décider de verser une indemnité forfaitaire en comparant le montant versé aux limites d’exonération fixées pour les dépenses supplémentaires de repas, de logement et de petit-déjeuner. Cette approche permet de prendre en compte les salariés qui sont logés gratuitement lors de leur grand déplacement et permet à l’employeur de rembourser les frais selon les modalités suivantes : en se basant sur les frais réels pour le logement et le petit-déjeuner, et sur la base d’un forfait pour les frais de repas.
Barème des indemnités
Le barème des indemnités tient également compte de la différence du coût du logement entre Paris, les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis, le Val-de-Marne et la province. Les montants indiqués sont applicables pour une durée de déplacement de 3 mois continus ou discontinus. Si la durée du déplacement est supérieure à 3 mois et inférieure à 2 ans, les montants sont réduits de 15% à partir du quatrième mois. Si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, les montants sont réduits de 30% à partir du vingt-cinquième mois.
Déplacements en Outre-mer et à l’étranger
Les remboursements de frais de repas et d’hébergement engagés par les salariés lors de déplacements professionnels à l’étranger ou en Outre-mer sont exclus de l’assiette des cotisations, sans limite de montant, à condition que les dépenses soient justifiées par la production de factures.
Lorsque l’employeur décide d’indemniser les frais de repas et d’hébergement sous forme d’allocations forfaitaires, celles-ci sont considérées comme utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas le montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’État en mission temporaire en Outre-mer et à l’étranger.
Barème des indemnités en Outre-mer
Le montant des indemnités forfaitaires de repas et d’hébergement (incluant le petit-déjeuner) est fixé par jour et varie en fonction de la destination. Les montants sont réduits de 15% à partir du quatrième mois pour les déplacements d’une durée supérieure à 3 mois et inférieure à 2 ans, et de 30% à partir du vingt-cinquième mois si la mission se prolonge au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans.
Barème des indemnités à l’étranger
Les montants des indemnités à l’étranger sont consultables sur le site du ministère de l’Économie. L’indemnité de mission versée au salarié en déplacement à l’étranger doit être réduite de 65% si le salarié est logé gratuitement, de 17,5% s’il est nourri à un repas, et de 35% s’il est nourri aux deux repas.
Lorsque les conditions de travail conduisent le salarié en grand déplacement à prolonger la durée de son affectation au-delà de trois mois sur un même lieu de travail, les limites d’exclusion d’assiette des allocations forfaitaires sont réduites de 15%. Au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, les limites sont réduites de 30%.
Combinaison des modes de remboursement
Il est toléré que, pour les déplacements à l’étranger, l’employeur combine deux modes de remboursement en remboursant le montant réel des frais d’hébergement justifiés par le salarié et en versant les frais de repas sous forme d’allocations forfaitaires. Dans ce cas, les dépenses supplémentaires pour les repas sont considérées comme utilisées conformément à leur objet pour la fraction qui n’excède pas 40% du montant de l’indemnité de mission à l’étranger fixée pour la destination.
