Étape 1: Définir les besoins
Avant de souscrire à un contrat spécifique, l’employeur doit avoir une vue d’ensemble des points auxquels la complémentaire de groupe doit répondre. Pour cela, il doit déterminer les besoins des salariés en termes de garanties, de types de tarifs, de montant des cotisations et de l’étendue de la couverture. Tous ces points doivent être comparés avant de choisir le contrat adéquat.
Étape 2: Comparer les différentes offres du marché
Une fois les besoins définis, l’employeur dispose de tous les éléments nécessaires pour comparer les offres proposées par les organismes d’assurance. Il peut utiliser un comparateur en ligne pour avoir une vision plus claire des différentes formules. Il ne doit pas oublier de vérifier si les contrats respectent les exigences de la loi ANI, à savoir être un contrat responsable et proposer des garanties égales ou supérieures au panier de soins minimal. Une fois le contrat choisi, l’employeur doit rédiger l’acte qui instaure la complémentaire de groupe au sein de l’entreprise. Il peut choisir entre un accord référendaire ou une DUE. Ensuite, il peut procéder à l’adhésion à une mutuelle d’entreprise.
Étape 3: Remplir le contrat d’affiliation
Cette étape comprend deux volets: l’affiliation de l’entreprise et l’affiliation individuelle des salariés.
1er volet: Affiliation de l’entreprise
L’employeur doit remplir un formulaire d’adhésion qui demande les informations suivantes:
- Nom de l’entreprise
- Forme juridique
- Adresse
- Numéro de siret
- Nom du dirigeant
- Identité de l’interlocuteur de l’assureur et ses coordonnées (téléphone et email)
- Garanties souscrites
- Type de tarif choisi
- Taux de participation de l’employeur
- Catégorie du personnel concerné
- Nombre de salariés à la date de la demande d’adhésion. Une liste des employés à assurer devra être jointe au formulaire et devra contenir l’identité de l’ensemble du personnel concerné, y compris les salariés en arrêt de travail.
2ème volet: Affiliation individuelle des salariés
L’employeur doit remettre à chaque salarié un bulletin d’adhésion individuelle à remplir et à signer. Ce bulletin doit également être signé par l’entreprise. Le salarié devra joindre à ce bulletin un RIB ainsi qu’une copie de son attestation d’Assurance Maladie et celles des ayants droit qu’il a choisi d’affilier (si le contrat choisi par l’employeur le permet). L’assureur peut demander des documents justifiant d’un PACS ou d’une vie maritale en cas d’affiliation d’un concubin ou d’un partenaire lié par un PACS avec l’assuré. Selon les organismes d’assurance, d’autres pièces justificatives pourront être demandées, notamment pour l’affiliation des enfants. Une notice d’information doit être remise à chaque assuré. Lors d’une nouvelle embauche, l’employeur doit remettre un bulletin d’adhésion individuelle au salarié lors de la signature de son contrat de travail. Si un salarié souhaite bénéficier d’une des dispenses d’adhésion prévues dans l’acte qui instaure la complémentaire de groupe dans l’entreprise, il devra en faire la demande écrite.
