De nombreux employés bénéficient d’un véhicule de fonction avec une carte carburant, ce qui constitue un avantage en nature s’il est utilisé à la fois pour les missions professionnelles et les déplacements personnels. Cependant, si l’employeur décide de ne pas prendre en charge le carburant utilisé à des fins privées, le contrôle de l’URSSAF peut être rigoureux et entraîner des redressements en raison d’une mauvaise gestion interne des procédures de contrôle et/ou des justificatifs démontrant l’absence d’avantage, en particulier en ce qui concerne le carburant.
I – Évaluation de l’avantage en nature d’un véhicule avec prise en charge du carburant à des fins privées :
Depuis 2003, des règles précisent les modalités de calcul de cet avantage. Deux méthodes sont prévues : l’évaluation en fonction de la valeur réelle du véhicule ou l’application d’un forfait annuel calculé en pourcentage du coût d’achat ou du coût annuel de location.
L’option peut être choisie individuellement pour chaque employé et peut être modifiée en fin d’année pour l’année écoulée. Si l’employeur prend en charge les frais de carburant utilisés à des fins privées, le forfait est majoré de 3% pour un véhicule acheté et de 10% pour un véhicule loué.
II – Modalités de contrôle en cas de non-prise en charge du carburant à des fins privées :
L’avantage en nature n’a pas besoin d’être mentionné dans le contrat de travail pour être considéré comme tel par l’URSSAF. Deux solutions sont possibles : l’octroi de l’avantage en respectant les modalités de décompte prévues ou l’interdiction d’utilisation de la carte de carburant. Dans ce dernier cas, l’employeur doit pouvoir prouver un contrôle effectif de l’utilisation de la carte carburant par le salarié.
III – Modalités de contrôle si l’usage privé de la carte carburant est interdit :
Pour éviter tout contrôle, il est nécessaire de mentionner par écrit l’interdiction d’utilisation de la carte carburant à des fins privées. Cependant, l’écrit ne suffit pas sans moyen de contrôle effectif. De nombreuses entreprises mettent en place une carte carburant pour un usage professionnel exclusivement et évaluent uniquement l’avantage en nature du véhicule, sans majoration pour le carburant, en raison de cette interdiction.
IV – Comment prouver que le salarié prend en charge son carburant personnel :
Selon la circulaire du ministère du Travail, cette preuve peut être apportée par tous les moyens. Deux méthodes sont recommandées : demander au salarié de faire le plein avec sa carte carburant le vendredi soir et le lundi matin à ses frais, ou comparer le nombre total de litres de carburant payés par l’entreprise avec le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel multiplié par la consommation moyenne du véhicule.
V – Dispositions spécifiques aux véhicules électriques :
Les véhicules électriques bénéficient d’un traitement particulier jusqu’au 31 décembre 2022. Les frais d’électricité payés par l’employeur ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature. Aucune majoration n’est appliquée si l’employeur met à disposition des bornes de recharge.
Il est essentiel de respecter ces recommandations pour éviter les redressements URSSAF liés à l’octroi d’avantages implicites.
