Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?
Un logiciel de comptabilité est un outil informatique qui facilite la gestion de la comptabilité et des tâches administratives de votre entreprise. Grâce à une automatisation des tâches, il vous permet de gagner du temps dans vos opérations quotidiennes telles que l’enregistrement comptable, les devis, les factures, la gestion des fournisseurs, les déclarations fiscales, etc. De plus, les fonctionnalités de statistiques et de reporting vous offrent un suivi précis de vos finances et de votre trésorerie.
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de comptabilité ?
Bien que le logiciel de comptabilité ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé pour la plupart des entreprises. Seules les microentreprises peuvent éventuellement s’en passer, mais de nombreux outils abordables sont disponibles pour ce statut, tels que Abby ou Freebe. Les auto-entrepreneurs privilégient souvent l’utilisation de ce type de logiciel. Il existe peu d’alternatives au logiciel de comptabilité. Certaines personnes choisissent de gérer leur comptabilité sur Excel, mais cela comporte des risques et nous le déconseillons fortement. Si vous souhaitez vous passer du logiciel, vous devrez faire appel à un expert-comptable ou tenir votre comptabilité à la main.
Différences entre le logiciel comptable, de comptabilité et de pré-comptabilité
La terminologie “logiciel de comptabilité” est souvent utilisée de manière incorrecte. Certains logiciels tels qu’Evoliz facilitent la gestion de la pré-comptabilité et la collaboration avec votre comptable. D’autres, comme Sage 50 ou macompta.fr, permettent de gérer l’ensemble du processus comptable. Le terme “logiciel comptable” est davantage utilisé pour désigner les logiciels spécifiquement dédiés aux comptables. Cependant, la plupart des logiciels de comptabilité actuels sont utilisés à la fois par les entrepreneurs et leurs comptables, ce qui efface cette distinction. Dans la vie quotidienne, le terme “logiciel de comptabilité” englobe donc toutes ces solutions.
Comment fonctionne un logiciel de comptabilité ?
Un logiciel comptable fonctionne de manière assez simple. Vous utilisez une interface en ligne ou à télécharger, qui vous permet d’accéder à différents modules pour gérer votre comptabilité. Ces modules incluent notamment les devis, les factures et les flux de trésorerie. Grâce aux connexions bancaires, vous pouvez automatiser l’enregistrement comptable des factures clients et fournisseurs ainsi que des notes de frais. Vous pouvez importer ou créer votre plan comptable dans le logiciel, qui répertorie tous les comptes de votre entreprise. En utilisant les saisies comptables et le plan comptable, le logiciel génère les éléments nécessaires à la tenue de votre comptabilité, tels que les journaux, le grand livre, le bilan, le compte de résultat, etc. Enfin, le logiciel de comptabilité peut produire un Fichier des Écritures Comptables (FEC), qui répertorie tous les enregistrements comptables, afin de respecter les obligations légales en cas de contrôle par l’administration fiscale.
Les avantages d’un logiciel de comptabilité
Voici les 4 principaux avantages à utiliser un logiciel de comptabilité :
- Efficacité et gain de temps : l’automatisation des tâches de saisie comptable, de collecte des justificatifs, ainsi que la gestion de la TVA et des factures vous font gagner un temps considérable, à vous et à votre expert-comptable.
- Collaboration : que vous gériez votre comptabilité en interne ou en externe, les logiciels de comptabilité vous permettent de centraliser les données et facilitent la répartition des tâches et la collaboration.
- Réduction des risques d’erreurs : l’utilisation d’un logiciel réduit considérablement les risques d’erreurs (doublons, mauvaises saisies, pertes de données) et garantit votre conformité avec la réglementation en vigueur.
- Pilotage de votre activité : les outils de suivi, les systèmes d’alerte et de relance améliorent la gestion quotidienne de votre activité en temps réel.
Quelles entreprises utilisent un logiciel comptable ?
Toutes les typologies d’entreprises utilisent des logiciels de comptabilité. Les TPE-PME y trouvent un gain de temps précieux, tandis que les ETI et grandes entreprises les utilisent soit en interne, soit en collaboration avec leur expert-comptable. Il existe également des logiciels spécifiques pour les auto-entrepreneurs, les professions libérales et les associations.
Comment choisir un logiciel de comptabilité ?
Le choix d’un logiciel de comptabilité dépend de plusieurs critères. Voici les plus importants à prendre en compte :
- Statut juridique : les obligations comptables varient en fonction du statut juridique de votre entreprise. Assurez-vous que le logiciel soit adapté à votre forme juridique.
- Taille d’entreprise et secteur d’activité : la taille de votre entreprise et le secteur dans lequel vous évoluez influencent vos besoins en termes de fonctionnalités. Certains logiciels sont plus adaptés aux petites entreprises, tandis que d’autres sont conçus pour répondre aux besoins des grandes entreprises ou de secteurs spécifiques.
- Type de logiciel : il existe des logiciels de comptabilité en ligne (SaaS) et des logiciels à télécharger. Choisissez la solution qui correspond le mieux à vos préférences et à vos besoins.
- Fonctionnalités et besoins : évaluez les fonctionnalités offertes par chaque logiciel et comparez-les à vos besoins actuels et futurs. Assurez-vous que le logiciel propose les fonctionnalités essentielles telles que la création du plan comptable, la gestion des factures, la saisie comptable, etc.
- Ergonomie et simplicité : testez les différents logiciels pour évaluer leur ergonomie et leur facilité d’utilisation. Optez pour un logiciel que vous pourrez utiliser sans avoir besoin d’une formation approfondie.
- Rapport qualité/prix : ne vous limitez pas uniquement au prix du logiciel. Prenez en compte les fonctionnalités proposées, l’économie de temps réalisée et le rapport qualité/prix global.
- Stockage des données et sécurité : renseignez-vous sur la sécurité et le stockage des données proposés par le logiciel. Assurez-vous qu’il respecte les normes de protection des données et de confidentialité.
- Écosystème et intégrations : si vous avez besoin d’intégrations avec d’autres logiciels ou de partenaires spécialisés, vérifiez que le logiciel propose un écosystème adapté à vos besoins.
Combien coûte un logiciel de comptabilité ?
Les tarifs des logiciels de comptabilité varient en fonction des fonctionnalités proposées. Comptez généralement une quinzaine d’euros par mois pour une solution complète comme Pennylane ou macompta.fr. Les prix peuvent aller jusqu’à une quarantaine d’euros par mois pour des logiciels plus complets comme Axonaut ou Sellsy. Pour les auto-entrepreneurs, des formules gratuites ou à partir de 5€ par mois sont généralement disponibles.
Logiciel de comptabilité gratuit : est-ce le meilleur choix ?
Si votre budget est limité, vous pourriez être tenté d’opter pour un logiciel de comptabilité gratuit. Cependant, il est important de prendre en compte d’autres facteurs tels que le temps gagné grâce à un logiciel payant. Certains logiciels gratuits comme Indy, Abby et Sinao peuvent convenir à certaines activités, mais ils sont souvent limités en fonctionnalités. Les logiciels payants offrent souvent une technologie plus avancée et permettent de gagner davantage de temps sur votre comptabilité.
Quelles sont les alternatives au logiciel de comptabilité ?
Si vous préférez ne pas utiliser un logiciel de comptabilité, il existe quelques alternatives. Vous pouvez gérer votre facturation manuellement ou à l’aide d’un logiciel spécialisé, puis effectuer votre comptabilité à la main. Cependant, cela augmente les risques d’erreurs et nécessite une veille régulière des dispositions légales. La seule véritable alternative au logiciel de comptabilité est de faire appel à un expert-comptable, qui utilisera probablement un logiciel comptable. En collaborant avec votre expert-comptable via le même logiciel, vous simplifiez la gestion de votre comptabilité et réduisez les coûts.
