Comment choisir son logiciel de GED ?
Une fois que vous avez compris les avantages qu’offre l’utilisation d’un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED), il est temps de choisir le vôtre. Pour faire ce choix, il est nécessaire de commencer par évaluer vos besoins et les différents processus qui nécessitent la mise en place d’une solution GED au sein de votre entreprise. Une fois cette analyse terminée, vous pourrez définir les critères de sélection de votre solution.
La GED est un logiciel qui gère la création, le stockage et le contrôle des documents de manière électronique. La fonction principale d’une GED est de gérer les informations électroniques au sein d’un flux de travail organisationnel. Une GED de base devrait comprendre la gestion des documents, le flux de travail, la récupération de texte et l’imagerie. De plus, une GED doit offrir un accès sécurisé, préserver le contexte et exécuter des instructions de disposition pour tous les enregistrements du système.
Lors du choix d’un système de GED, il est important de prendre en compte les fonctionnalités suivantes :
Contrôle de sécurité : Cette fonction permet de contrôler quels utilisateurs ont accès à quelles informations. Tout système que vous utilisez doit être en mesure de protéger les enregistrements non publics.
Contrôle des versions : Le système de GED doit permettre aux utilisateurs d’ajouter des documents au système et de désigner un document comme enregistrement officiel. Il doit également attribuer automatiquement la version correcte.
Capture de métadonnées : Le système de GED doit permettre de capturer et d’utiliser les métadonnées appropriées pour votre organisation.
Votre système informatique
Avant tout, il est primordial d’évaluer le système d’information de votre entreprise afin de savoir s’il peut accueillir votre solution GED. Cela est particulièrement important si vous optez pour une licence “on-premise”, qui nécessite généralement une installation sur site.
En effet, l’intégration réussie de votre nouvel outil avec l’écosystème informatique existant est l’une des clés de sa réussite. Il est également essentiel qu’il puisse interagir avec les solutions logicielles dont vous disposez déjà. À cet égard, de nombreux éditeurs permettent à leur solution GED d’être directement intégrée à leur ERP interne. C’est notamment le cas de :
- SAGE
- EBP
- SALESFORCE
- ETC.
Compatibilité avec le format de documentation existant
Lorsque vous remplacez une solution GED existante, il est probable que vous ayez déjà des fichiers stockés dans un certain format. Il est donc essentiel que votre nouveau logiciel prenne en compte ce format afin de pouvoir procéder à une importation sans problème.
Le passage au multimédia
Il est intéressant de noter que les systèmes de gestion électronique de documents ont de nombreux points communs avec les systèmes de gestion de contenu (CMS). Cependant, une différence majeure réside dans le fait que la plupart des systèmes CMS sont principalement utilisés pour la gestion de contenu Web à partir d’un site central, tandis qu’un système de gestion de documents est principalement utilisé pour l’archivage. Toutefois, ils travaillent avec des médias similaires, tels que le texte, les images, l’audio et la vidéo. Pour certains documents, en particulier techniques, il est possible d’ajouter des plans et des animations 3D.
Afin de permettre une bonne classification des documents numériques, de nombreux systèmes de gestion électronique de documents utilisent un processus détaillé de stockage des documents, y compris des éléments appelés métadonnées. Les métadonnées associées à un document fournissent un accès facile aux détails clés qui aident les utilisateurs à trouver les archives dont ils ont besoin, que ce soit par ordre chronologique, sujet, mots-clés ou autres stratégies associatives. Dans de nombreux cas, la documentation spécifique des protocoles de stockage d’origine fait partie intégrante de ce qui rend un système de gestion électronique de documents précieux pour une entreprise ou une organisation.
Métadonnées
Les métadonnées sont des informations sur les données elles-mêmes. En d’autres termes, ce sont des données utilisées pour décrire le contenu d’un autre élément. Le terme “métadonnées” est souvent utilisé dans le contexte des pages Web, où il décrit le contenu des pages pour les moteurs de recherche. Les métadonnées sont également utilisées en GED pour faciliter les recherches. Les moteurs de recherche GED utilisent généralement les métadonnées, ainsi que d’autres facteurs, pour déterminer ce qui se trouve dans un document. Les éléments de métadonnées optimisent la recherche. Par exemple, il est possible de décrire précisément le contenu d’une image pour effectuer une recherche rapide par mots-clés.
Les métadonnées couramment utilisées par la plupart des systèmes de recherche GED comprennent :
Description : ce méta-élément décrit le type de contenu associé à un document. Par exemple, la description d’un document indiquera au moteur de recherche qu’il contient un texte traitant des logiciels GED. La description décrit le contenu d’un document de manière compréhensible pour l’utilisateur.
Titre : il est utilisé comme identifiant unique, généralement dans les résultats des pages de recherche.
Mots-clés : ils sont liés au contenu du document.
Arborescence : certains logiciels GED décomposent les documents en fonction des types de contenu qui les composent, permettant ainsi d’y accéder directement.
Métadonnées personnalisées : en fonction du secteur d’activité de l’entreprise utilisant le logiciel GED, il est possible d’intégrer des types de métadonnées spécifiques à ses processus métier.
