Qu’est-ce qu’un logiciel de signature électronique ?
Un logiciel de signature électronique est un outil qui permet de signer et de faire signer des documents de manière numérique. De nombreux logiciels de signature électronique intègrent des fonctionnalités optimisées pour des outils que vous utilisez déjà, comme l’intégration d’HelloSign avec Salesforce.
Comment fonctionne un logiciel de signature électronique ?
Processus
Les logiciels de signature électronique sont conçus avec des interfaces intuitives et conviviales pour faciliter leur utilisation. Le processus de signature se déroule généralement en 4 étapes :
- Sélection des documents
- Ajout des signataires
- Placement des champs de signatures
- Révision et envoi
En plus d’être facile à prendre en main, ces logiciels proposent des dossiers de suivi pour vous permettre de suivre l’avancement de vos documents et de les archiver une fois qu’ils sont traités. La sécurité est également prise en compte lors de la création et de la vérification des documents, comme le montre le schéma ci-dessous.
Accessibilité des logiciels de signature électronique
Certains logiciels comme Adobe Sign et Universign proposent des applications mobiles, tandis que d’autres comme HelloSign et Yousign sont disponibles en version web responsive, offrant une expérience adaptée aux smartphones et tablettes sans nécessiter d’installation d’application.
Sécurité et normes de conformité d’une signature électronique
Pour garantir la valeur juridique d’un document, il doit répondre à des normes de sécurité et de conformité. Les certificats importants pour assurer la valeur juridique d’un document en France sont : eIDAS, ETSI et GDPR. Aux États-Unis, les certificats ESIGN et UETA sont essentiels. Certains secteurs, comme la finance, peuvent également exiger des certificats supplémentaires. Il est donc important de choisir un logiciel de signature électronique qui répond aux normes de sécurité spécifiques à votre domaine d’activité.
Les avantages d’un logiciel de signature électronique
Passer à un logiciel de signature électronique présente de nombreux avantages en termes de budget, d’espace et de temps. Voici pourquoi vous devriez envisager d’utiliser un logiciel de signature électronique :
- Gain de temps : grâce aux fonctionnalités automatiques et aux workflows intégrés, vous pouvez produire un travail efficace et organisé, ce qui permet d’augmenter votre productivité.
- Gain d’espace : fini les piles de dossiers à classer et à archiver. Vous pouvez choisir de stocker vos documents sur votre ordinateur, votre smartphone, votre tablette ou dans un espace de stockage cloud.
- Économies sur les dépenses : la numérisation de votre travail vous permet de réduire, voire d’éliminer, les frais liés à l’achat de matériel comme l’encre et le papier, ainsi que les frais d’envoi.
De plus, un logiciel de signature électronique vous permet de signer vos contrats plus rapidement et de les regrouper sur une seule et même plateforme, réduisant ainsi les délais et les retards éventuels.
À qui s’adressent les logiciels de signature électronique ?
Les logiciels de signature électronique sont recommandés pour toutes les entreprises, ainsi que pour les travailleurs indépendants et même certains particuliers. Certains secteurs qui bénéficient particulièrement des avantages de ces logiciels sont :
- Les commerciaux : gain de temps dans la signature des contrats et des devis.
- Les RH : facilite la transmission des documents d’intégration et la réalisation de différents types de contrats.
- La finance : gain de temps dans les échanges d’accords de confidentialité et l’édition des factures.
- Les assurances : facilite la gestion des documents à signer et à archiver.
Les logiciels de signature électronique proposent des abonnements adaptés à vos besoins, votre activité et la taille de votre entreprise.
Les fonctionnalités d’un logiciel de signature électronique
Signature électronique (selon différents niveaux)
Les logiciels de signature électronique offrent généralement trois niveaux de signatures :
- Signature électronique simple (SES) : cette signature ne nécessite pas de certificat personnel, mais est sécurisée par un mot de passe ou un code PIN envoyé par SMS pour vérifier l’identité du signataire. Ce niveau de signature convient aux documents à faible valeur juridique.
- Signature électronique avancée (AES) : cette signature est accompagnée d’un certificat personnel qui garantit l’identité du signataire. Un prestataire de confiance vérifie préalablement la pièce d’identité du signataire. Ce niveau de signature convient aux documents plus complexes et à plus forte valeur juridique.
- Signature électronique avec certificat qualité (QES) : ce niveau de signature est le plus élevé en termes de sécurité. Pour obtenir ce certificat, il faut fournir une pièce d’identité et avoir un entretien en face-à-face avec un Opérateur d’Enregistrement Délégué. Ce niveau de signature est adapté aux documents nécessitant un haut niveau de sécurité, tels que les actes d’avocat ou les documents administratifs soumis au fisc.
Chaque document traité par un logiciel de signature électronique peut être justifié et attesté par une piste d’audit contenant des signatures cryptées, le lieu de signature, la date et l’heure de la signature, ainsi que les identités des signataires.
Intégrations
La plupart des logiciels de signature électronique proposent des intégrations avec d’autres outils, tels que Slack, Google Docs ou Dropbox. Par exemple, HelloSign a développé une intégration spécifique pour Salesforce afin de faciliter la gestion des dossiers depuis votre CRM.
API
Si vous souhaitez personnaliser vos documents et adapter votre logiciel de signature électronique à votre marque, vous pouvez utiliser des API. Les cas d’utilisation les plus courants des API sont la création de formulaires, l’intégration d’une bibliothèque de documents, le cachetage et l’horodatage des transactions, ainsi que le téléchargement de modèles de documents. Chaque logiciel propose ses propres API, dont les détails et les tarifs peuvent être obtenus en contactant le service commercial.
Automatisation
La plupart des logiciels de signature électronique offrent des fonctionnalités d’automatisation telles que la gestion des workflows, les relances automatiques, les attributions et les rappels. Par exemple, HelloSign permet de gérer l’accès des membres de votre équipe depuis les paramètres du compte.
Comment choisir un logiciel de signature électronique ?
Voici quelques critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de signature électronique :
Stockage des données et sécurité
La sécurité et le lieu de stockage des données peuvent être des critères importants. Certains logiciels proposent de stocker les données en France ou dans l’UE, ce qui peut être préférable si vous souhaitez une protection maximale.
Niveau de sécurité de la signature électronique
Les niveaux de signatures électroniques varient en fonction du risque juridique des documents. Il est donc important de choisir un logiciel qui offre le niveau de sécurité adapté à vos besoins et aux documents que vous traitez.
Facilité d’utilisation
Bien que la plupart des logiciels de signature électronique soient conviviaux, certains se démarquent par leur simplicité d’utilisation. Par exemple, HelloSign et Universign sont réputés pour leur facilité d’utilisation, tandis qu’AdobeSign offre des fonctionnalités plus avancées.
Taille de votre entreprise
Le choix d’un logiciel de signature électronique dépendra de la taille de votre entreprise et du nombre d’utilisateurs. Assurez-vous de choisir un outil qui répond à tous les besoins de vos collaborateurs tout en respectant votre budget.
Prix
Le prix est évidemment un facteur à prendre en compte, mais ne le mettez pas en première priorité. Les prix varient en fonction du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités incluses, des niveaux de signatures et du nombre de contacts. Étudiez vos besoins et choisissez un logiciel qui correspond aux documents que vous souhaitez traiter.
Intégration avec d’autres logiciels
Assurez-vous que le logiciel de signature électronique que vous choisissez s’intègre avec vos autres outils (CRM, ERP, etc.). Certains logiciels proposent même des fonctionnalités spécifiques à certains secteurs, comme l’intégration d’HelloSign avec Salesforce.
Logiciel de signature électronique gratuit : mythe ou réalité ?
Il existe effectivement des alternatives gratuites aux logiciels de signature électronique payants. Cependant, avant de choisir une solution gratuite, assurez-vous de prendre en compte toutes les conditions et la qualité de sécurité offerte par ces logiciels. Parmi les solutions gratuites les plus populaires, on retrouve Smallpdf, Createmysignature.com et Docsketch. Cependant, il est important de noter que ces solutions ne garantissent pas toujours un niveau de sécurité élevé et ne précisent pas toujours les niveaux de signature.
Quel est le tarif d’un logiciel de signature électronique ?
Les prix des logiciels de signature électronique varient en fonction des fonctionnalités incluses, des niveaux de signatures, du nombre d’utilisateurs et du nombre de contacts. Les abonnements mensuels commencent généralement entre 9€ et 15€, mais certains logiciels proposent des tarifs adaptés aux besoins spécifiques des entreprises, comme Universign, qui propose des packs de signatures à partir de 49€. Il est recommandé de demander un devis pour obtenir des informations plus précises sur les tarifs et les fonctionnalités.
