Vous recherchez le meilleur logiciel de gestion électronique de documents pour votre entreprise ? Ne cherchez pas plus loin ! Dans cet article, nous avons sélectionné les 16 meilleurs logiciels GED sur le marché en 2023, avec des fonctionnalités avancées pour organiser, stocker et rechercher efficacement vos documents électroniques. Que vous dirigiez une startup ou une multinationale, vous trouverez la plateforme de gestion électronique de documents qui correspond le mieux à vos besoins. Découvrez notre liste exclusive des 16 meilleurs logiciels DMS (Document Management System) et commencez dès maintenant à optimiser votre gestion de documents !
Les logiciels GED en bref
- Définition d’un logiciel GED : Système informatique permettant d’organiser, de stocker et de rechercher efficacement des documents électroniques.
- Pourquoi en utiliser un :
- Facilité d’accès aux documents
- Gestion efficace des versions
- Sécurité renforcée
- Réduction des coûts de stockage
Les 16 meilleurs logiciels GED
- Microsoft SharePoint by Alma
- Zeendoc
- Oodrive
- DocuWare
- Alfresco
- OpenBee
- Nuxeo
- M-files
- Qualios
- Microsoft SharePoint
- Zoho Docs
- Dokmee
- FileHold
- ELO ECM Suite
- eXo Platform
- Appic Documents
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
La gestion électronique de documents, ou GED, est devenue un élément clé de la gestion de l’information pour les entreprises. Mais qu’est-ce qu’un logiciel GED exactement ?
Un logiciel GED est un système informatique qui permet d’organiser, de stocker et de rechercher efficacement des documents électroniques. Il peut offrir une gamme de fonctionnalités, telles que la numérisation de documents, la reconnaissance optique de caractères, la gestion des workflows et la recherche avancée. Il peut également être intégré à d’autres systèmes d’information, tels que les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM), les systèmes de gestion de la qualité et les systèmes ERP.
Pourquoi utiliser un logiciel de Gestion Électronique des Documents ?
Dans un monde où l’information est de plus en plus importante, la gestion des documents est essentielle pour les entreprises, quelle que soit leur taille. Les logiciels de Gestion Électronique des Documents offrent une solution efficace pour organiser, stocker et rechercher des documents électroniques. Mais pourquoi utiliser un logiciel GED ?
Tout d’abord, un logiciel GED offre une facilité d’accès aux documents. Il permet de stocker tous les documents électroniques dans un emplacement centralisé, accessible à tous les utilisateurs autorisés. Cela signifie qu’il n’est plus nécessaire de fouiller dans des dossiers papier pour trouver des documents spécifiques. Il suffit de quelques clics pour trouver le document dont vous avez besoin.
Utiliser un logiciel de gestion électronique des documents permet également une gestion des versions efficace. Les modifications apportées à un document sont enregistrées dans une piste d’audit, ce qui permet de savoir qui a modifié un document, quand et pourquoi. Cela permet également de suivre l’historique des modifications, ce qui peut être très utile dans le cadre de la gestion de la qualité.
Un logiciel GED offre également des fonctionnalités de sécurité développées (gestion des droits d’accès, signature électronique, chiffrement des données, etc.). Cela vous permet de vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents, et que les données sensibles sont protégées contre les atteintes à la vie privée.
Et enfin, le logiciel GED peut réduire les coûts de stockage, de gestion et de distribution de documents. Il permet également de réduire les coûts liés aux erreurs de traitement manuel des documents. En numérisant les documents, il est aussi possible de réduire l’espace de stockage nécessaire pour les documents papier, ce qui peut être un avantage financier considérable.
Comment choisir le bon logiciel pour la gestion en ligne de ses documents ?
Le choix du bon logiciel de gestion en ligne de documents dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques critères que vous pouvez prendre en compte si vous avez du mal à choisir le logiciel GED qui convient le mieux à vos besoins :
- Les fonctionnalités : assurez-vous que le logiciel offre les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin (numérisation, gestion des workflows, gestion des versions, recherche avancée, sécurité, collaboration…).
- La compatibilité avec vos documents : vérifiez que le logiciel GED est compatible avec les types de documents que vous utilisez (Word, Excel, PDF, etc.) et avec les autres systèmes d’information que vous utilisez, tels que les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) et les systèmes ERP.
- La facilité d’utilisation : choisissez un logiciel qui est facile à utiliser et à comprendre, avec une interface intuitive qui permet à tous les membres de l’entreprise de travailler efficacement dessus, quel que soit leur niveau de compétences.
- Le coût : évaluez le coût du logiciel GED (y compris les frais d’installation, de maintenance et de mise à niveau).
- Le support client : privilégiez un outil qui offre un bon support client, avec une assistance technique disponible en cas de problème.
- La sécurité : assurez-vous que le logiciel offre des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger vos données.
- La personnalisation : si le logiciel GED peut être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, c’est un énorme plus.
Le choix du bon logiciel de gestion en ligne de documents dépend donc des besoins spécifiques de votre entreprise. Prenez le temps d’évaluer les différentes options disponibles sur le marché en fonction de ces critères pour choisir un logiciel GED qui convient le mieux à votre entreprise.
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