Imaginez un monde sans erreurs de saisie, sans factures non conformes et sans retards de paiement. Cela peut sembler utopique, mais grâce à l’automatisation du processus de traitement des factures fournisseurs, cela devient une réalité accessible à tous. Découvrez comment cette solution peut vous aider à gagner en efficacité et à minimiser les coûts et les risques.
L’automatisation du processus
L’une des principales causes d’erreurs dans le traitement des factures fournisseurs est l’erreur humaine. Pour remédier à cela, la digitalisation des processus d’enregistrement, de paiement et d’archivage des factures est une solution efficace pour réduire considérablement le risque d’erreurs. De plus, cela permet également de gagner du temps en évitant les allers-retours entre le service comptable et les fournisseurs en cas de factures non conformes.
L’automatisation offre de nombreux avantages. Tout d’abord, elle garantit la fiabilité en réduisant les erreurs humaines telles que les fautes de frappe ou les paiements en double. De plus, elle simplifie le traitement des factures récurrentes en les enregistrant automatiquement dans votre logiciel. Elle améliore également la conformité en vérifiant les mentions obligatoires et les contrôles de TVA. De plus, elle offre une traçabilité en temps réel, vous permettant de suivre le processus de traitement des factures et d’alerter en cas de retard de paiement. Enfin, elle favorise la productivité en éliminant la nécessité de traiter manuellement les factures papier.
La création d’un portail fournisseurs en ligne
En complément de l’automatisation, la mise en place d’un portail en ligne ou d’une plateforme permet aux fournisseurs de soumettre leurs factures directement. Cela réduit considérablement les erreurs liées à la saisie manuelle des données et facilite le suivi des factures. Les fournisseurs peuvent vérifier l’état de leurs factures en temps réel et recevoir des notifications. En cas de retard de paiement, ils peuvent facilement alerter vos services comptables.
Archiver et stocker les factures électroniquement
Au-delà de la gestion efficace des factures, il est également essentiel de penser à leur archivage et à leur stockage. En adoptant un espace dématérialisé, vous libérez de l’espace physique dans vos bureaux tout en bénéficiant d’un accès facile à vos factures à tout moment et de n’importe où. La dématérialisation vous permet également de répondre aux futures obligations légales en matière de facturation électronique.
Une future obligation légale
En effet, l’État a décidé de rendre obligatoire l’usage de la facture électronique pour les échanges B2B dès le 1er juillet 2024. Cette mesure permettra de lutter contre la fraude à la TVA et de simplifier la vie des entreprises. Il est donc essentiel de se préparer dès maintenant en adoptant une solution de digitalisation pour la réception et le traitement des factures. Différentes options sont disponibles, telles que le portail public de facturation, les plateformes partenaires de dématérialisation et les opérateurs de dématérialisation.
En conclusion, en automatisant le traitement des factures fournisseurs, vous pouvez réduire les coûts et les risques tout en améliorant l’efficacité de votre entreprise. N’attendez pas que cette pratique devienne une obligation légale, prenez les devants dès maintenant et simplifiez votre gestion des factures.
