L’entretien professionnel, un rendez-vous incontournable à organiser tous les deux ans ou après une interruption d’activité (maternité, arrêt maladie, mandat syndical…), est l’occasion idéale pour discuter des perspectives d’évolution professionnelle et des formations nécessaires pour y parvenir.
Malheureusement, l’entretien professionnel est souvent perçu comme une corvée, tant pour le responsable qui doit le préparer que pour le salarié qui ne voit pas toujours son utilité. Cependant, il constitue un moment d’échange essentiel entre le salarié et son manager, et représente une source sous-exploitée pour nourrir la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC).
Mais comment se préparer et mener un entretien professionnel efficace et agréable ? Dans cet article, nous allons démystifier cet exercice et vous donner des conseils pratiques pour organiser des entretiens professionnels fructueux.
Préparez-vous à l’avance!
Un entretien professionnel demande une préparation minutieuse. Ne vous y prenez pas à la dernière minute. Mais par où commencer ?
Faites le bilan des deux dernières années de votre collaborateur : depuis combien de temps est-il dans votre service ? Que disait le dernier compte-rendu ? A-t-il changé de poste ? A-t-il suivi des formations ?
Informez-vous sur les projets de l’entreprise : quels sont les besoins en termes de postes ou de compétences dans l’entreprise ? Renseignez-vous auprès de la Direction des Ressources Humaines (DRH) ou de votre hiérarchie.
Ces deux aspects vous aideront à réfléchir à un plan d’actions de formation interne ou externe pour votre équipe, et plus particulièrement pour le salarié que vous allez rencontrer. En tant que manager, cela vous amènera également à réfléchir aux dispositifs de formation ouverts aux salariés.
Demandez à votre collaborateur de se préparer aussi
L’entretien professionnel est un échange bilatéral. Il est donc essentiel que les deux parties soient préparées pour qu’il soit efficace et constructif. Demandez à votre collaborateur de se préparer suffisamment longtemps à l’avance et fournissez-lui tous les éléments nécessaires, tels que la grille de l’entretien, un guide d’entretien, le compte-rendu de son précédent entretien et les formations proposées par l’entreprise.
N’oubliez pas de lui rappeler qu’il dispose d’un Compte Personnel de Formation (CPF) et invitez-le à consulter ses droits à la formation ainsi que le catalogue de formations sur le site du gouvernement. Ce dispositif, en vigueur depuis le 1er janvier 2015, offre de nombreux avantages aux salariés, qui peuvent désormais gérer leurs formations indépendamment de l’employeur.
Mettez en place les bonnes conditions
Pour que l’entretien se déroule dans les meilleures conditions possibles, tenez compte des éléments suivants :
Fixez la date de l’entretien suffisamment à l’avance et envoyez une invitation à votre collaborateur.
Pour éviter de cumuler tous les entretiens dans une même journée, limitez-vous à un maximum de deux entretiens par jour.
Si votre bureau n’est pas propice à un entretien confidentiel, réservez une salle de réunion.
Pré-complétez la grille de l’entretien avant le rendez-vous et demandez à votre collaborateur d’en faire de même.
Dans l’invitation, incluez toutes les informations pratiques et nécessaires, telles que le lieu de l’entretien, sa durée et les éléments à préparer.
Menez un entretien professionnel efficace
L’entretien professionnel dure entre 1h et 1h30 et se déroule en plusieurs phases, comme détaillé dans la trame d’entretien :
L’introduction : rappeler les objectifs de l’entretien et le déroulé.
Le cadre de l’entretien : compléter les informations concernant le salarié.
Le poste actuel du salarié : discuter de son métier, de ses principales missions et de ses éventuelles difficultés.
Les actions menées depuis le dernier entretien : faire le bilan des formations suivies et des certifications acquises.
Les perspectives d’évolution envisagées : évoquer les évolutions possibles pour le collaborateur.
Les actions à mettre en place pour atteindre ces perspectives : discuter des moyens à disposition du salarié, tels que le CPF, la VAE et le CEP.
La synthèse et les commentaires : relire et finaliser le compte-rendu qui sera signé par les deux parties.
Conseils pour réussir vos entretiens professionnels
En plus de la structure de l’entretien, voici quelques conseils pour que celui-ci se déroule à merveille :
Soyez complètement disponible pour votre collaborateur et indisponible pour les autres.
Établissez un climat convivial et de confiance dès le début de l’entretien pour favoriser l’échange.
Soyez à l’écoute du salarié, laissez-le s’exprimer et posez-lui des questions, tout en gardant le contrôle de la grille.
Reformulez pour éviter les problèmes de compréhension, puis synthétisez et validez en direct.
Notez au fur et à mesure, formalisez et faites signer le compte-rendu à la fin de l’entretien.
Ne faites pas de promesses pendant l’entretien, soyez honnête et dites que vous vous renseignerez.
Laissez du temps au salarié à la fin de l’entretien pour poser des questions, amender, imprimer et signer.
L’enjeu de cet entretien n’est pas seulement l’évolution professionnelle du collaborateur, c’est aussi de lui donner envie de participer aux prochains entretiens.
Et après ?
L’entretien ne se termine pas avec le rendez-vous. Après l’entretien, transmettez le compte-rendu au salarié et aux autres acteurs concernés dans l’entreprise, tels que les RH et le service formation. Du côté des RH, les résultats obtenus alimenteront la GPEC.
Votre mission est de concrétiser les engagements pris pendant l’entretien. Revenez vers votre salarié dans les 6 semaines après l’entretien avec des précisions ou des propositions. À défaut, fixez un autre rendez-vous pour lui donner des jalons afin qu’il puisse se projeter.
Pour suivre les engagements pris pendant les entretiens professionnels, fonctionnez comme pour la gestion de projet : réalisez un tableau de suivi nominatif pour chaque personne de votre équipe et programmez des rappels dans votre agenda.
Intégrez ce sujet lors de vos entretiens mensuels et, chaque fin d’année, parcourez les demandes des salariés et vérifiez ce qui a été réalisé.
L’entretien professionnel peut devenir un réel moteur de développement pour votre équipe et votre entreprise. Alors, préparez-vous, soyez à l’écoute et donnez envie à vos collaborateurs de participer à cette démarche constructive et prometteuse !
