La facturation électronique est désormais une réalité en France. Pour vous aider à vous mettre en conformité avec la législation, voici les cinq étapes essentielles à suivre.
1- Informez-vous sur la législation
La première étape consiste à vous familiariser avec les réglementations et les lois en vigueur concernant la facture électronique. La loi de finances a établi un calendrier précis pour le déploiement de la facturation électronique entre 2024 et 2026, en fonction de la taille des entreprises. Toutes les entreprises doivent se conformer à cette législation.
La réforme fiscale vise à renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA. Elle propose des formats de fichiers et un format PDF sur le portail public, ainsi que de nouveaux circuits obligatoires.
Il existe deux façons pour les entreprises de communiquer leurs informations de facturation : l’e-invoicing, qui permet le dépôt, la transmission et le suivi des factures B2B et B2C, et l’e-reporting, qui est proposé pour les transactions B2C, B2B et les “encaissements de prestations de services”.
À partir du 1er juillet 2024, quatre nouvelles mentions deviendront obligatoires : la distinction entre les livraisons de biens et les prestations de services, l’adresse de livraison des marchandises (si différente de l’adresse du client), le numéro de SIREN du client et l’option “TVA d’après les débits” (lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la taxe sur les débits).
Pour rester à jour concernant la facture électronique, vous pouvez nommer un “référent facture électronique” au sein de votre entreprise. Ce dernier devra suivre les publications de l’Administration fiscale dans la rubrique “FAQ & site gouv.fr”.
2- Identifiez les acteurs concernés par la facturation électronique
La facture électronique concerne toutes les sociétés françaises assujetties à la TVA. Elle concerne également les opérations d’achats et de ventes de biens ou de prestations de services B2B en France.
Les acteurs de la réforme se regroupent en trois catégories :
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Ce portail permet l’émission et la réception des factures pour le compte des entreprises dans les trois formats du socle minimal. Il propose également la saisie en ligne, la transmission des données de facturation et du e-reporting à la DGFIP, le contrôle de conformité réglementaire des données, la gestion du cycle de vie, un annuaire centralisé et l’archivage des factures pendant dix ans.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Ces plateformes sont chargées du contrôle, de l’extraction des données requises et de leur transmission au PPF. Elles assurent également la transmission des factures entre les PDP, les retours vers l’entreprise et les statuts (cycle de vie, e-reporting), la mise à jour de l’annuaire en signalant les entreprises qui utilisent leurs services, l’archivage et le scellement des factures, les échanges de format hors socle minimal (EDIFACT) et le traitement des paiements, des factures clients (B2C), du recouvrement et des documents internationaux.
L’Opérateur de Dématérialisation (OD)
L’OD est responsable du transport et/ou de la dématérialisation des factures à destination ou en provenance des PDP ou du PPF.
3- Choisissez un processus d’accompagnement
À partir de 2024, les factures émises en France doivent être compatibles avec l’un des trois formats suivants : l’UBL (Universal Business Language), le CII (Cross Industry Invoice) ou la Factur-X.
Assurez-vous que vos outils existants sont compatibles avec la solution de facturation que vous choisissez. Pensez également à paramétrer votre système en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise (modèles de facture, taxes applicables, etc.).
4- Intégrez votre système de facturation électronique
Pour vous préparer à la mise en place de la facture électronique en juillet 2024, suivez ces différentes étapes :
- Mettez à jour les fiches clients et fournisseurs en incluant leur numéro de SIRET, leur adresse de livraison et de facturation, ainsi que leur numéro de TVA.
- Vérifiez la conformité des factures émises en vous assurant d’inclure toutes les mentions légales nécessaires.
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