Le monde professionnel évolue et avec lui, une nouvelle approche des échanges, de la collaboration et de la communication au sein des entreprises a émergé. La création d’un espace de travail collaboratif est une option très intéressante pour la gestion des employés. Cet espace de coworking doit avant tout s’adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Il est donc essentiel de savoir comment aménager cet espace de travail avant de se lancer dans le projet d’aménagement des locaux.
Pourquoi créer un espace de coworking au sein de l’entreprise ?
Un espace de travail collaboratif offre un accès libre à un bureau lorsque l’employé est sur site. Il dispose ainsi de :
- Matériel informatique ;
- Un accès en ligne aux outils web tels que les données, fichiers, logiciels, messagerie, etc.
- Des dossiers et documents physiques rangés sur place ;
- Un espace pour se restaurer ou prendre une pause.
Chaque bureau peut être attribué à une personne ou être librement accessible aux différents employés en fonction de leur présence. Ce espace collaboratif, également appelé plateforme collaborative, est devenu le cœur de l’activité de l’entreprise au fil des années.
Les avantages humains de l’espace de travail collaboratif
Une plateforme collaborative de coworking présente de nombreux avantages pour l’entreprise qui choisit d’implanter ses bureaux selon cette configuration. Le premier avantage est d’ordre humain. Travailler en équipe sur une même plateforme améliore :
- La productivité ;
- L’échange d’informations ;
- Les liens et les relations entre les collaborateurs ;
- L’ambiance de travail ;
- L’accès aux dossiers ;
- La valorisation de chaque employé ;
- La possibilité pour un salarié de ne pas se sentir isolé.
Il est également important de préserver l’intimité de chaque employé. Ainsi, il est possible de créer des espaces plus ou moins fermés au sein de la plateforme. Ces espaces dédiés s’adapteront alors aux différents besoins des collaborateurs en termes d’échanges et de confidentialité.
La mise en valeur des locaux de l’entreprise
L’installation d’une plateforme de travail collaboratif valorise les locaux de l’entreprise. Pensé comme un véritable lieu de vie, avec un coin cafétéria, un espace détente et éventuellement une salle de jeux, l’espace de coworking est non seulement synonyme de travail, mais aussi un endroit où il fait bon passer ses journées. Cette solution est donc bénéfique à la fois pour l’entreprise et pour l’équipe. Il s’agit ici de penser à cet espace comme :
- Une transmission des valeurs de l’entreprise ;
- La continuité des efforts entrepris ;
- La réhabilitation moderne de locaux parfois vétustes ou inadaptés.
L’aménagement de l’espace de travail collaboratif
La réflexion menée dans le cadre d’un projet de création d’un espace de coworking au sein de l’entreprise passe par trois phases essentielles.
- La valorisation du lieu de travail : repenser complètement l’aménagement de l’espace de coworking nécessite une rénovation intérieure, la définition de zones de travail, la sélection des services concernés, l’information des salariés et éventuellement leur implication, etc.
- La nouvelle implantation du service : suppression des cloisons existantes, utilisation de structures amovibles pour délimiter les zones de confidentialité, apport de lumière, circulation dans la plateforme, implantation des nouveaux bureaux et gestion de l’informatique. Ces opérations peuvent être réalisées en collaboration avec un décorateur d’intérieur ou un fournisseur spécialisé dans la création d’espaces de travail collaboratifs. Il est également possible de consulter les employés concernés pour favoriser la communication et le bien-être au travail.
- La décoration et l’ambiance de l’espace collaboratif : le projet doit être en accord avec l’image et les valeurs de l’entreprise. Le choix des couleurs peut être similaire à celui de la charte graphique, le mobilier et les matériaux sélectionnés doivent être créatifs, modernes et pratiques au quotidien. L’ensemble doit donner envie de s’y installer et de s’adapter rapidement pour une meilleure efficacité au travail.
L’équipement en bureaux et outils collaboratifs
Une fois l’emplacement de l’espace collaboratif choisi, son aménagement repensé et son ambiance déterminée, la prochaine étape consiste à sélectionner :
- Des bureaux et des fauteuils adaptés à la configuration du local et aux besoins des collaborateurs ;
- Du mobilier complémentaire tel que des armoires, des tables de réunion, des chaises, etc. ;
- Des outils informatiques collaboratifs pour le groupe, tels que Google Drive et ses dossiers partagés, la messagerie Wimi, Slack ou Team, etc.
Choisir les bureaux, les chaises et les fauteuils adaptés à l’espace de coworking
En repensant les locaux, l’entreprise fait évoluer son espace intérieur. Le choix des bureaux se fait en fonction de plusieurs critères :
- Bureaux individuels avec fauteuil ;
- Bureaux dédiés uniquement à l’informatique ;
- Bureaux mixtes : combinant un espace informatique et un espace personnel ;
- Longues tables et chaises aux fonctionnalités diverses, disponibles pour plusieurs collaborateurs.
Chaque bureau est optimisé en fonction de son utilisation par les différents collaborateurs. L’équipe a-t-elle besoin d’un bureau droit avec un retour ou d’une solution modulable ? Est-ce qu’un panneau-écran est nécessaire ? Autant de questions à se poser lors du choix du mobilier de bureau.
Un bureau modulable présente l’avantage de s’adapter au nombre de personnes. L’extension de la surface de travail se fait à l’aide de rallonges intégrées sous le plateau. Il est également important de penser aux espaces situés dans les angles de l’espace collaboratif. Pourquoi ne pas y installer un bureau carré afin de limiter l’espace perdu et meubler un coin délaissé ?
Quant aux fauteuils, ils doivent être confortables et adaptés aux différentes morphologies des utilisateurs. Leur conception doit donc être de qualité pour garantir une bonne résistance lors des nombreux réglages en hauteur ou en inclinaison.
Le mobilier complémentaire de l’espace collaboratif
Malgré le développement du tout numérique, les armoires sont toujours nécessaires. Bien qu’un commercial ne fasse que passer dans l’espace collaboratif, certains employés y passeront continuellement leur temps de travail. Les armoires doivent donc être choisies dans la même gamme que les bureaux pour créer une ambiance harmonieuse dans l’espace collaboratif.
L’installation d’une cafétéria et d’un espace détente implique également la mise en place de canapés, de fauteuils et de tables basses qui seront sélectionnés dans le même style que le reste du mobilier.
Des outils informatiques collaboratifs performants
Un espace de travail collaboratif nécessite du matériel et des outils informatiques performants. Si certains employés disposent d’ordinateurs portables, d’autres utiliseront des ordinateurs de bureau partagés entre les membres de l’équipe. Le service informatique de l’entreprise devra donc prévoir :
- Une configuration informatique optimisée ;
- Un accès facile à une imprimante centralisée ou à un scanner ;
- Des outils web pour le partage de données tels qu’un intranet, Google Drive, Wimi, etc.
Pour en savoir plus :
- Pourquoi organiser son espace de travail ?
- Comment aménager un espace de réunion ?
