Types de standards téléphoniques
Il existe différentes catégories de standards et systèmes téléphoniques.
Au niveau du matériel, vous avez le choix entre :
- Le standard PABX (Private Automatic Branch eXchange) : il s’agit de la forme traditionnelle et encore très répandue du standard téléphonique en entreprise. Il permet de connecter les postes internes au réseau téléphonique public (RTC ou Réseau Téléphonique Commuté).
- Le standard IPBX (Internet Protocol Branch eXchange) : il utilise la technologie VoIP (Voice over Internet Protocol ou Voix sur IP) et le réseau internet pour gérer les appels téléphoniques. Il est intégré au réseau informatique de l’entreprise.
- Le mini-standard : ce matériel convient aux petites entreprises ayant seulement quelques postes téléphoniques. Il fonctionne généralement en VoIP.
En ce qui concerne l’installation du standard, vous avez deux options :
- Un standard interne : le matériel est physiquement installé dans les locaux de votre entreprise. C’est le cas des solutions IPBX, PABX et des mini-standards.
- Un standard externe : vous n’avez pas à héberger votre propre matériel. Celui-ci est pris en charge par un prestataire spécialisé dans la téléphonie d’entreprise. Plusieurs solutions sont possibles. Le standard Centrex IP est géré et hébergé chez un fournisseur. Le standard virtuel, quant à lui, est stocké dans le cloud. Enfin, il est également possible d’externaliser complètement le standard de votre entreprise en confiant la gestion téléphonique à un prestataire tiers.
Définissez un cahier des charges
Avant de choisir la solution technique adaptée, vous devez préciser vos besoins et établir un cahier des charges. Voici quelques critères à prendre en compte :
- Le nombre de postes téléphoniques, fixes et mobiles : les standards peuvent gérer de moins de 10 postes à plusieurs centaines, voire milliers de postes.
- Le nombre moyen d’appels à gérer sur une période donnée : n’oubliez pas de tenir compte de la saisonnalité, car il se peut que vous receviez beaucoup plus d’appels certains mois ou semaines de l’année.
- Le nombre de sites : toutes vos équipes travaillent-elles au même endroit ? Votre entreprise possède-t-elle plusieurs implantations géographiques ? Certains de vos employés sont-ils mobiles ?
- Les fonctionnalités dont vous et votre clientèle avez besoin : serveur vocal interactif (SVI), attente musicale, messagerie, numérotation abrégée, identification de l’appelant…
Il est également important de déterminer votre budget. Notez que l’achat initial d’un serveur IPBX est plus cher qu’un serveur PABX traditionnel. Cependant, l’IPBX est plus économique à l’usage, car les communications téléphoniques passent par votre réseau internet.
Pour estimer votre budget, il est recommandé de calculer le chiffre d’affaires moyen généré par chaque appel reçu. Les gains de temps et de productivité jouent également un rôle considérable dans l’équation.
Étapes d’installation d’un standard professionnel
Deux étapes sont nécessaires pour mettre en place un standard téléphonique :
- Le déploiement du matériel : cela implique de connecter les postes téléphoniques, les standards, les ordinateurs et le réseau.
- La configuration informatique de la solution.
Pour assurer la fiabilité de votre standard, son installation doit être impeccable. C’est pourquoi il est conseillé de faire appel à des professionnels expérimentés qui pourront vous guider et mettre en place votre système de téléphonie.
Notez que les standards externes ne nécessitent aucune installation particulière.
Évolution et maintenance de votre système
Une entreprise spécialisée peut se charger de l’installation de votre standard téléphonique. Elle peut également faire évoluer votre solution existante en ajoutant des postes, en passant de l’analogique au numérique, en changeant de réseau ou en configurant de nouveaux services tels qu’un serveur vocal interactif (SVI).
Ces prestataires proposent également des contrats de maintenance, ce qui peut s’avérer très utile en cas de panne ou de dysfonctionnement.
N’hésitez pas à demander plusieurs devis pour trouver une solution qui correspond à vos besoins et à votre budget.
