La mise en place d’une procédure d’approvisionnement est essentielle pour assurer un contrôle interne efficace. Il s’agit de toutes les étapes nécessaires pour obtenir les produits et services nécessaires à l’activité d’une entreprise. Cette procédure comprend la demande, la sélection et l’évaluation des fournisseurs, la négociation et la conclusion du contrat. Elle englobe également la gestion des commandes, le contrôle, l’enregistrement et le paiement des factures, en précisant les rôles de chacun à chaque étape. Son objectif est de garantir que le contrôle interne de l’entreprise est efficace et que les dépenses sont réalisées dans l’intérêt de l’entreprise.
Pourquoi mettre en place une procédure d’approvisionnement ?
La mise en place d’une procédure d’approvisionnement est indispensable pour assurer un contrôle interne efficace. Voici quelques raisons :
- Les achats doivent être justifiés et répondre aux besoins de l’entreprise.
- Les factures doivent être correctement comptabilisées.
- Les dépenses doivent correspondre à des dépenses réelles.
La mise en place et le respect de cette procédure visent à améliorer la qualité tout en maîtrisant les coûts et en respectant les délais requis. Cependant, il est important de ne pas rendre cette procédure trop rigide et chronophage, au risque de compromettre la flexibilité et la rapidité de l’entreprise.
Quelles informations doivent figurer dans une procédure d’approvisionnement ?
Une procédure d’approvisionnement doit inclure des éléments essentiels de contrôle interne et de respect des normes ISO.
Identifier et exprimer le besoin
La première étape consiste à bien identifier les besoins en matière de matières premières, de prestations de services ou de main-d’œuvre. Il est nécessaire de prendre en compte divers paramètres tels que la qualité, la quantité, la composition, les normes à respecter, la rapidité d’exécution ou de livraison, ainsi que le prix. Pour les produits plus complexes, il peut être utile de rédiger un cahier des charges. Pour les demandes plus simples, une simple description suffira. Dans tous les cas, il est important de déterminer un budget.
Rechercher les fournisseurs et les sous-traitants
Une fois les besoins clairement définis, il est temps de les communiquer aux fournisseurs potentiels. Plusieurs solutions permettent de les rechercher :
- Internet : annuaires, moteurs de recherche, forums spécialisés, pages jaunes, sites de comparaison, marketplaces…
- Revues et magazines spécialisés.
- Salons et foires professionnels.
- Analyse de la concurrence : étudier les sources d’approvisionnement des concurrents.
Après avoir effectué cette recherche, il est important de collecter des informations sur les différents fournisseurs afin de procéder à une présélection et d’envoyer les appels d’offres.
Lancer un appel d’offres
Grâce à la première étape, le lancement de l’appel d’offres sera facile et les éléments nécessaires pour identifier les besoins seront directement envoyés aux fournisseurs présélectionnés. Tous les fournisseurs recevront la même demande afin de pouvoir les comparer selon des critères identiques. L’appel d’offres prend la forme d’un dossier exposant la demande et tous les paramètres qui la composent.
Choisir un fournisseur
L’analyse des réponses à l’appel d’offres ou des devis permettra de sélectionner les fournisseurs avec lesquels l’entreprise souhaite travailler. Au-delà des critères de qualité et de prix, d’autres éléments doivent être pris en compte :
- La solidité financière du fournisseur.
- Les homologations et certifications.
- Les conditions de paiement.
- Les remises éventuelles.
- Le service après-vente et la garantie.
- La gamme de produits.
- La responsabilité sociale et environnementale.
- La proximité géographique.
- Les frais de port et les incoterms.
Négocier et finaliser le contrat
La négociation avec les fournisseurs porte sur des éléments tels que le montant, les modalités de paiement et les conditions de livraison. Il est important de réfléchir aux points sur lesquels on est prêt à faire des compromis et à ceux sur lesquels on ne veut rien céder. L’entreprise doit être en position de pouvoir négocier, ce qui est souvent le cas pour les volumes et les montants importants. Il peut donc être intéressant de créer des groupements d’achats avec d’autres acteurs du secteur. L’objectif est de parvenir à un accord gagnant-gagnant avant de conclure et de signer le contrat.
Passer et réceptionner la commande
Après toutes les étapes de recherche de fournisseurs et de conclusion du contrat, il est temps de passer la commande. Normalement, si tout a été prévu avec le fournisseur lors des étapes précédentes, cette étape ne posera pas de problème. La démarche doit être réfléchie en interne, en désignant les personnes autorisées à passer des commandes et celles chargées de les valider. Lors de la réception de la marchandise ou de la prestation, il faut associer le bon de livraison au bon de commande. Cela permettra de comptabiliser la facture et de créer une dette envers le fournisseur.
Enregistrer et payer la facture
La gestion des factures va au-delà de la simple saisie en comptabilité. Elle comprend notamment :
- La conciliation des factures et des bons de réception.
- La gestion des écarts entre les deux.
- La gestion comptable des avances fournisseurs.
- Les tâches de fin de mois pour les factures non reçues ou en attente de livraison ou de prestation.
Ensuite, il convient de payer les fournisseurs en respectant les types de paiement convenus (traites, virements et chèques) et les modalités de paiement convenues. Il est important de noter que la loi de modernisation de l’économie limite le délai de paiement à 45 jours fin de mois ou 60 jours à partir de la date d’émission de la facture.
Évaluer les fournisseurs
La dernière étape du processus d’approvisionnement consiste à évaluer les fournisseurs. La norme ISO 9001, qui concerne le management de la qualité, prévoit une évaluation des fournisseurs en fonction de leur capacité à fournir un produit conforme aux exigences. Cette évaluation repose sur une approche qualitative et quantitative et permet de mesurer la satisfaction et le respect des demandes formulées auprès des fournisseurs.
Quelques règles de contrôle interne à ne pas oublier
Afin de garantir l’efficacité du processus d’approvisionnement, voici quelques règles de contrôle interne à respecter :
- Séparation des tâches et des fonctions : la personne qui saisit la facture doit être différente de celle qui passe les commandes.
- Validation des factures par la hiérarchie : délégations de signature différentes en fonction des montants, contrôle des signatures avant l’enregistrement en comptabilité et le règlement.
- Audit régulier du processus d’approvisionnement pour identifier les pistes d’amélioration et les opportunités d’optimisation des dépenses.
Comment mettre en place une procédure d’approvisionnement ?
Si votre entreprise souhaite mettre en place ou mettre à jour une procédure d’approvisionnement, voici les étapes à suivre :
- Faites un état des lieux de la situation actuelle en interrogeant les différentes personnes impliquées dans la chaîne d’approvisionnement, telles que les acheteurs, les contrôleurs de gestion, les comptables et les trésoriers. Impliquez également le service juridique pour préciser les règles en matière de litige et de rupture de contrat.
- Dans une organisation comportant plusieurs départements, interrogez les personnes clés de chaque unité commerciale afin d’harmoniser les pratiques et d’identifier les éventuels problèmes.
Mettre en place une procédure d’approvisionnement efficace permettra à votre entreprise d’optimiser ses achats et de garantir un contrôle interne solide.
