La mise en place d’une procédure d’approvisionnement est essentielle pour garantir un contrôle interne efficace et optimiser les achats dans une entreprise. Cette procédure englobe l’ensemble des étapes nécessaires pour obtenir les produits et services nécessaires à l’activité de l’entreprise, allant de la demande initiale à la sélection des fournisseurs, en passant par la négociation et la conclusion du contrat. Elle couvre également la gestion des commandes, le contrôle, l’enregistrement et le paiement des factures, en attribuant des rôles spécifiques à chaque étape. L’objectif ultime est de garantir un contrôle interne efficace tout en veillant à ce que les dépenses soient réalisées dans l’intérêt de l’entreprise.
Pourquoi mettre en place une procédure d’approvisionnement ?
La mise en place d’une procédure d’approvisionnement est indispensable pour assurer un contrôle interne efficace. Voici quelques raisons clés :
- Les achats doivent être justifiés et servir les intérêts de l’entreprise.
- Les factures doivent être correctement enregistrées et correspondre à des dépenses réelles.
La mise en place et le respect de cette procédure contribuent à améliorer la qualité tout en maîtrisant ou réduisant les coûts et en respectant les délais requis. Cependant, il est essentiel que la procédure ne soit ni trop rigide ni trop chronophage, afin de préserver la flexibilité et la réactivité de l’entreprise.
Quelles informations doivent figurer dans une procédure d’approvisionnement ?
Une procédure d’approvisionnement complète doit inclure des éléments essentiels de contrôle interne et de conformité aux normes ISO.
Identifier et définir les besoins
La première étape consiste à déterminer avec précision les besoins de l’entreprise, que ce soit en matières premières, en services ou en main-d’œuvre. De nombreux facteurs entrent en jeu, tels que la qualité, la quantité, les normes à respecter, la rapidité d’exécution ou de livraison, ainsi que le prix. Pour faciliter cette étape, il peut être utile de rédiger un cahier des charges détaillé, notamment pour les produits les plus complexes. Pour les demandes plus simples, une description claire suffit. Il est également important de fixer un budget pour chaque besoin.
Rechercher des fournisseurs et sous-traitants
Une fois les besoins définis, il est temps de rechercher des fournisseurs potentiels. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées :
- Recherches sur Internet : annuaires, moteurs de recherche, forums spécialisés, pages jaunes, sites de comparaison, places de marché, etc.
- Revues et magazines spécialisés.
- Participation à des salons et des foires professionnelles.
- Analyse de la concurrence pour identifier leurs sources d’approvisionnement.
Après avoir effectué cette recherche, il est important de collecter des informations sur les différents fournisseurs afin de réaliser une première sélection et de savoir à qui envoyer les appels d’offres.
Émettre un appel d’offres
Grâce aux informations recueillies précédemment, l’émission d’un appel d’offres devient une étape facile. Tous les fournisseurs présélectionnés reçoivent la même demande afin de pouvoir comparer leurs offres selon des critères identiques. Un dossier d’appel d’offres expose la demande ainsi que tous les paramètres qui y sont liés (contraintes techniques, composition, qualité, quantité, délai, etc.). L’ampleur de cet appel d’offres dépend de la complexité et de la récurrence des besoins. Pour certaines demandes simples, il n’est pas nécessaire de suivre un processus aussi complexe.
Sélectionner un fournisseur
L’analyse des réponses à l’appel d’offres ou des devis permettra de sélectionner les fournisseurs avec lesquels l’entreprise souhaite travailler. Au-delà des critères de qualité et de prix, d’autres éléments entrent en considération :
- La santé financière du fournisseur.
- Les homologations et certifications.
- Les conditions de paiement.
- Les remises et ristournes éventuelles accordées.
- Le service après-vente et la garantie.
- La gamme de produits disponibles.
- Les responsabilités sociales et environnementales.
- La situation géographique.
- Les frais de port et les incoterms.
Négocier et finaliser le contrat
La négociation avec les fournisseurs est la dernière étape avant de conclure un accord commercial. Cette étape porte sur des éléments tels que le montant, les modalités de paiement et les conditions de livraison. Il est important de définir à l’avance les points sur lesquels il est possible de faire des compromis et ceux sur lesquels aucune concession ne peut être faite. Il est également bénéfique que l’entreprise soit en position de négociation, notamment en s’associant à d’autres acteurs du secteur pour former des regroupements d’achats.
Toutes les parties doivent être satisfaites de la négociation afin de parvenir à un accord mutuellement bénéfique avant de procéder à la signature du contrat.
Émettre et réceptionner la commande
Une fois le contrat signé, il est temps de passer à la phase d’exécution des achats, avec l’émission de la commande. Si toutes les étapes précédentes ont été correctement suivies, cette étape ne devrait pas poser de problèmes majeurs. Il est important de bien réfléchir aux personnes autorisées à passer des commandes et à celles responsables de leur validation.
Lorsque la marchandise est livrée ou que le service est réalisé, il est essentiel de réceptionner la commande. Le bon de livraison doit être comparé au bon de commande. Indépendamment de l’enregistrement de la facture, cette étape déclenche l’enregistrement comptable des dépenses et crée une dette envers le fournisseur.
Enregistrer et payer la facture
La gestion des factures ne se limite pas à la simple saisie comptable. Elle implique également :
- La conciliation des factures avec les bons de réception.
- La gestion des écarts éventuels.
- La gestion comptable des avances fournisseurs.
- Les tâches de fin de mois (rapprochement des factures non reçues et des factures non liées à une livraison ou une prestation).
Une fois les factures vérifiées, il est temps de payer les fournisseurs en respectant les modalités de paiement convenues. Conformément à la législation en vigueur, les fournisseurs ne peuvent pas être payés au-delà de 45 jours à compter de la fin du mois ou de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.
Évaluer les fournisseurs
La dernière étape du processus d’approvisionnement consiste à évaluer les fournisseurs. La norme ISO 9001, qui concerne la gestion de la qualité, prévoit une évaluation des fournisseurs basée sur leur capacité à fournir des produits conformes aux exigences. Cette évaluation permet de mesurer leur satisfaction et de vérifier s’ils respectent les demandes formulées.
Quelques règles de contrôle interne à ne pas oublier
Pour s’assurer de l’efficacité du processus d’approvisionnement, il est important de respecter certaines règles de contrôle interne :
- La séparation des tâches et des responsabilités : la personne qui saisit les factures doit être différente de celle qui passe les commandes.
- Les règles de validation des factures par la hiérarchie, avec des niveaux de délégation de signature différents en fonction des montants.
- Le contrôle des signatures avant l’enregistrement comptable et le paiement des factures.
- L’audit régulier du processus d’approvisionnement pour identifier les pistes d’amélioration et les dépenses à optimiser.
Comment mettre en place une procédure d’approvisionnement ?
Si votre entreprise souhaite mettre en place ou actualiser une procédure d’approvisionnement, voici quelques étapes clés :
- Commencez par cartographier et évaluer l’existant en interrogeant les personnes impliquées dans la chaîne d’approvisionnement (acheteurs, contrôleurs de gestion, comptables, trésoriers, etc.). Impliquez également le service juridique pour obtenir des conseils sur les recours en cas de litige et les conditions de rupture de contrat.
- Si votre organisation compte plusieurs départements, consultez les personnes clés de chaque unité opérationnelle afin d’harmoniser les pratiques et de détecter d’éventuels dysfonctionnements.
