Vous êtes-vous déjà demandé s’il était possible de gérer votre comptabilité sans passer par un expert-comptable ? Nous sommes conscients que mettre en place une comptabilité pour un foyer est plus simple que de tenir les comptes d’une entreprise. Entre les obligations légales, les plans de trésorerie et les livres comptables, il est essentiel de bien s’informer avant de se lancer dans cette aventure. Mais une fois que vous connaîtrez vos obligations et que vous maîtriserez les bonnes pratiques d’Excel, tenir une comptabilité vous semblera un jeu d’enfant.
Se renseigner sur les obligations légales comptables
La première étape consiste à se renseigner sur les obligations légales, qui sont vastes en France et dépendent du statut de votre entreprise. Ne vous inquiétez pas, nous vous expliquerons point par point tout ce qu’il faut savoir pour être en règle lors de vos déclarations fiscales.
L’organisation comptable répond d’abord à une organisation fiscale, car l’entreprise a l’obligation de payer des impôts sur ses revenus. Ensuite, elle répond à une obligation légale, car le code du commerce impose aux entreprises d’établir une comptabilité. Les TPE et PME doivent respecter les étapes suivantes : enregistrement comptable chronologique, contrôle de l’existence et de la valeur du patrimoine de l’entreprise, et établissement des comptes annuels à la clôture de l’exercice comptable.
Autoentrepreneur
Si vous êtes un autoentrepreneur, vos obligations sont allégées. Les seules obligations sont de tenir à jour un livre de recettes et de dépenses, d’ouvrir un compte bancaire dédié, d’établir des devis et des factures, de conserver vos documents comptables et de déclarer votre chiffre d’affaires (mensuellement ou trimestriellement).
Petites entreprises
Selon votre activité, vos obligations seront différentes. Les entreprises à bénéfices non commerciaux (BNC) doivent tenir une comptabilité de trésorerie, un livre journal et une liasse fiscale. Les entreprises à bénéfices industriels et commerciaux (BIC) doivent, en plus, être en mesure de fournir une comptabilité d’engagement.
Grandes entreprises
Dans le cas des grandes entreprises, les obligations sont plus nombreuses : enregistrement des flux de trésorerie de manière chronologique, facturation avec les mentions obligatoires, inventaire, journal comptable, grand livre, comptes annuels avec un bilan comptable, compte de résultat, conservation des documents comptables pendant 10 ans. Il est donc possible de tenir sa comptabilité soi-même sans avoir recours à un expert-comptable.
Si votre statut le permet, vous pourrez même gérer la comptabilité de votre entreprise avec le logiciel Excel. Des logiciels de comptabilité tels que Sage, EBP Compta ou Quickbooks vous permettent de générer des factures de manière chronologique, d’automatiser l’intégration des factures de vente et d’achat dans les écritures comptables, de relier les comptes bancaires aux écritures, d’éditer les comptes annuels pour les bilans de clôture et de réaliser un document répertoriant l’ensemble des écritures comptables, demandé en cas de contrôle fiscal.
Maintenant que vous connaissez vos obligations comptables, voyons comment tenir votre comptabilité étape par étape.
Faire un plan de trésorerie
Une bonne gestion de trésorerie est cruciale pour la santé de vos finances. Grâce à un tableur Excel, vous pouvez suivre vos états financiers et éviter les mauvaises surprises.
La deuxième étape consiste à surveiller votre trésorerie en utilisant un tableur Excel. Commencez par renseigner les recettes et dépenses. Listez d’abord toutes les recettes, telles que le chiffre d’affaires, les capitaux propres, les entrées sur le compte courant, les crédits en cours, les investissements, la facturation comprenant la TVA, etc. Ensuite, listez les dépenses comprenant les charges fixes et variables. Gérer la trésorerie consiste à retranscrire de manière chronologique tous les mouvements du compte chaque mois. Ainsi, vous pourrez calculer le solde de trésorerie chaque mois, anticiper les actions comptables et éviter le solde négatif.
Avec une comptabilité analytique, vous pouvez revoir votre mode de facturation, raccourcir les délais de paiement, consulter les comptes clients, relancer les paiements, prioriser certaines dépenses ou augmenter votre trésorerie. Si vous constatez une trésorerie négative trop fréquente, nous vous conseillons de faire appel à un cabinet d’expertise pour revoir votre modèle économique. En parallèle, vous pouvez gérer les devis et factures avec Excel. Grâce aux formules, vous pouvez automatiser cette tâche, comme le numéro de devis ou le calcul des totaux. Des modèles disponibles sur Internet peuvent vous aider à organiser votre tableau de bord. Ainsi, vous automatiserez le calcul des totaux d’encaissement et de décaissement, du solde de trésorerie et le report du solde de trésorerie pour le mois suivant.
Vous voyez, pas besoin d’investir dans un logiciel de comptabilité coûteux. Avec du temps et de la patience, vous pourrez être autonome dans cette tâche. Toutefois, notez que depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises (hors autoentrepreneurs et microentreprises) doivent être en mesure de fournir un fichier électronique normalisé : le fichier des écritures comptables (FEC). Il ne peut être créé que par un logiciel de gestion comptable. L’utilisation d’Excel a donc des limites légales à prendre en compte.
Mettre en place une comptabilité
La réalisation d’un tableau Excel se divise en deux grandes parties. La première consiste à réaliser l’architecture du tableau. Selon les informations à renseigner, vous pouvez organiser les mois en abscisse et les opérations en ordonnée. N’oubliez pas les différents modes de recettes et dépenses ainsi que la TVA. Ensuite, insérez les formules pour automatiser les calculs.
Une fois ces éléments renseignés, vous n’avez plus qu’à compléter le tableau. Ainsi, vous pourrez consulter à tout moment la situation réelle de vos finances. Pour les entreprises, la mise en place d’une comptabilité conforme peut demander l’aide d’experts-comptables, la mise en place d’un plan comptable, ainsi qu’un système de classement des pièces comptables. En procédant ainsi, vous êtes en charge des opérations de trésorerie, tandis que le comptable s’occupe des opérations annexes telles que la déclaration de TVA, la gestion de la paie, la fin d’exercice et les comptes annuels. Voici les étapes à suivre pour mettre en place une comptabilité : effectuer un plan comptable, ouvrir un compte bancaire, se renseigner sur les taxes de vente, déterminer les paiements à réaliser, gérer les dépenses, gérer la trésorerie et tenir les livres comptables. Être organisé est la clé pour tenir une comptabilité rigoureuse. La création d’un tableau de bord de gestion est donc vivement conseillée.
Suivre une formation en comptabilité
Si vous n’êtes pas à l’aise avec les chiffres ou si vous lancez votre entreprise sans notions comptables, ne paniquez pas ! Des formations sur Excel peuvent vous aider à gérer efficacement votre comptabilité sans recourir à un expert-comptable.
Vous avez plusieurs options : les centres de formation, les cours de comptabilité en école (BTS, DUT), les formations en ligne sur Excel, les tutoriels sur Internet, les cours particuliers sur Excel, les plateformes de mise en relation entre élèves et professeurs, etc. La formation professionnelle continue offre de belles perspectives pour prendre en charge votre comptabilité. Vous maîtriserez rapidement les fonctionnalités indispensables du logiciel et gagnerez en autonomie et en efficacité.
Sachez que toutes les personnes, quel que soit leur niveau, peuvent suivre ces formations. Du débutant qui doit tout apprendre au niveau confirmé qui souhaite se perfectionner sur certains points du logiciel Microsoft Excel. Pour financer votre formation, n’hésitez pas à consulter votre solde CPF ou à vérifier si certaines leçons particulières sont déductibles des impôts.
Superprof propose d’ailleurs des cours de comptabilité partout en France. Vous n’avez qu’à renseigner votre niveau et votre ville, puis parcourir les profils de nos enseignants pour trouver celui qui vous convient.
Vous avez désormais toutes les clés en main pour gérer vous-même votre comptabilité avec Excel ! Et n’oubliez pas, en fonction de la taille de votre entreprise, n’hésitez pas à demander l’aide d’experts qui pourront vous conseiller sur les obligations légales et la création d’un plan comptable général.
