Exigences communes d’un dossier de demande de CEE
Attention: Seuls les acteurs éligibles, tels que définis à l’article L221-7 du code de l’énergie et qui ont un compte sur le registre national des CEE, peuvent soumettre un dossier de demande de CEE auprès du Pole National des Certificats d’Économies d’Énergie. Cela inclut les fournisseurs d’énergie, les délégataires, l’Anah, les bailleurs sociaux, les collectivités territoriales, les groupements et les établissements publics.
La constitution d’un dossier de demande de CEE dépend du type d’opération : Standardisées, Spécifiques, ou Programmes pour lesquels des CEE sont demandés. Néanmoins, chaque demande doit respecter des dispositions réglementaires communes, qui sont récapitulées dans ce chapitre.
Textes réglementaires et exigences selon le type d’opération de la demande de CEE
La constitution d’un dossier de demande de CEE est définie par l’article 4 de l’arrêté du 4 septembre 2014. Cet article détaille les pièces nécessaires selon que les demandes portent sur des opérations relevant des fiches d’opérations standardisées d’économies d’énergie, des opérations spécifiques ou de la contribution aux programmes mentionnés à l’article L. 221-7 du code de l’énergie.
Il convient de noter que pour les demandes portant sur des opérations relevant des fiches d’opérations standardisées d’économies d’énergie, le dossier de demande de CEE à transmettre à l’administration ne doit pas contenir les pièces justificatives relatives aux opérations d’économies d’énergie définies par l’annexe 5 de l’arrêté du 4 septembre 2014 précité. Ces pièces doivent être archivées par le demandeur pendant 6 ans et peuvent être exigées par l’administration lors d’un contrôle.
Enfin, il est important de noter que l’arrêté du 4 septembre 2014 a fait l’objet de modifications. Il incombe donc aux demandeurs de prendre en compte les évolutions réglementaires depuis la première version de cet arrêté et les éventuelles évolutions à venir au moment de leur demande de CEE.
Dossier de demande de CEE et volet numérique
Le dossier de demande se compose de deux parties :
- Un dossier de demande de certificats d’économies d’énergie en format papier, dûment rempli et signé par le demandeur ou son mandataire, qui doit être envoyé directement au pôle national.
- Un volet numérique déposé via le site Internet du registre national des CEE (www.emmy.fr).
Le dossier de demande de certificats d’économies d’énergie en format papier est généré à partir du site Internet du registre national des CEE et contient les informations requises par l’annexe 2 de l’arrêté du 4 septembre 2014. Ces informations incluent l’identification du demandeur et, le cas échéant, de son mandataire, l’attestation du respect des dispositions réglementaires et des caractéristiques exigées par les arrêtés définissant les opérations standardisées d’économies d’énergie, ainsi qu’une déclaration sur l’honneur attestant qu’aucune autre demande d’un volume inférieur au seuil minimal fixé par l’arrêté du 29 décembre 2014 n’a été déposée ni ne sera déposée au cours de l’année civile de la demande.
Le dossier de demande de certificats d’économies d’énergie en format papier doit indiquer en première page le type d’opérations concernées (standardisées, spécifiques, programme) et le montant sur lequel porte la demande de CEE.
Tableau récapitulatif des opérations
Pour les demandes portant sur des opérations relevant des fiches d’opérations standardisées d’économies d’énergie ou des opérations spécifiques, un ou plusieurs tableaux récapitulatifs des opérations pour lesquelles des CEE sont demandés doivent être transmis électroniquement à l’administration via le site du registre national des CEE. Ces tableaux doivent être conformes aux exigences de l’annexe 6 de l’arrêté du 4 septembre 2014 et doivent être transmis sous format électronique. Il n’est pas nécessaire d’envoyer une version papier à l’administration.
Ces tableaux récapitulatifs doivent être adaptés selon que les opérations concernent des bénéficiaires personnes physiques, des personnes morales ou des opérations relevant des fiches d’opérations standardisées avec leurs propres tableaux récapitulatifs.
Par exemple, si un dossier comprend des opérations bénéficiant à des personnes physiques, à des personnes morales et à des opérations relevant de la fiche d’opérations standardisée TRA-EQ-101, la demande devra comporter 3 tableaux récapitulatifs d’opérations.
Il est important de souligner que toute erreur dans un tableau récapitulatif des opérations entraîne le rejet du dossier de demande et l’exigence de compléments de la part du Pôle National des CEE (PNCEE). Il est donc essentiel de vérifier attentivement les informations renseignées dans les tableaux récapitulatifs, notamment le numéro d’identification SIREN des personnes morales mentionnées dans le tableau, ainsi que l’adresse précise d’une opération.
Première demande de CEE
Conformément à l’annexe 2 de l’arrêté du 4 septembre 2014, la première demande au cours d’une période d’obligations d’économies d’énergie doit comporter l’identification du demandeur par un extrait d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (extrait K bis) ou au répertoire des métiers, ou un extrait de situation au répertoire SIRENE. En cas de changement de la structure juridique du demandeur en cours de période, la demande doit inclure une présentation des modifications intervenues et une justification de l’éligibilité continue du demandeur au dispositif des certificats d’économies d’énergie. Cette présentation doit être accompagnée d’une copie récente (datant de moins de trois mois) de l’extrait d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (extrait K bis) ou au répertoire des métiers.
En plus de ces exigences générales pour toute première demande, plusieurs cas sont à distinguer selon le type de demandeur.
Pour les obligés du dispositif des CEE tels que mentionnés à l’article L.221-1 du code de l’énergie, la première demande doit être accompagnée d’une déclaration certifiée par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes (ou pour les régies, par leur comptable public) des volumes d’énergie consommés ou vendus sur le territoire national au cours de l’année civile précédant l’année de la demande. Ces volumes doivent dépasser le seuil fixé à l’article R221-3 du code de l’énergie. Toutefois, par dérogation, la déclaration peut porter sur l’année en cours ou indiquer que les ventes d’énergie durant l’année civile précédant la demande dépassent le seuil fixé à l’article R221-3 du code de l’énergie.
La première demande d’un obligé du dispositif des CEE doit également comporter une attestation sur l’honneur indiquant qu’il n’a pas délégué la totalité de son obligation et qu’il reste soumis à l’article L.221-1 du code de l’énergie.
Pour les délégataires d’obligations d’économies d’énergie, la première demande doit être accompagnée d’une copie du courrier de l’Administration désignant cette entité en tant que délégataire.
Les demandeurs non obligés mentionnés à l’article L.221-7 du code de l’énergie, tels que les collectivités territoriales, les groupements de collectivités territoriales ou un de leurs établissements publics, ne sont pas tenus de transmettre de pièces complémentaires. Cependant, ils doivent être en mesure de fournir à l’administration tout document justifiant leur éligibilité au dispositif des CEE.
Séparation des opérations standardisées, spécifiques et programmes et seuil de dépôt minimal
Une demande de CEE ne peut porter que sur un type d’opération à la fois : standardisées, spécifiques ou programmes mentionnés à l’article L. 221-7 du code de l’énergie.
Selon l’arrêté du 29 décembre 2014, une demande de certificats d’économies d’énergie doit porter sur un volume minimal de :
- 50 millions de kilowattheures d’énergie finale cumulée actualisés (cumac) pour les opérations standardisées,
- 20 millions de kilowattheures d’énergie finale cumulée actualisés (cumac) pour les opérations spécifiques,
- 20 millions de kilowattheures d’énergie finale cumulée actualisés (cumac) pour la contribution aux programmes mentionnés à l’article L. 221-7 du code de l’énergie.
Cependant, par dérogation, tout demandeur peut déposer une fois par année civile une demande dont le volume est inférieur au seuil pour les opérations standardisées, les opérations spécifiques et la contribution aux programmes mentionnés à l’article L. 221-7 du code de l’énergie.
Regroupement
Pour atteindre le seuil minimal de dépôt prévu par l’arrêté du 29 décembre 2014, les demandeurs ont la possibilité de se regrouper en désignant une personne morale en tant que regroupeur. Il est important de souligner que seul un dossier regroupant des personnes éligibles au dispositif des CEE désignées par l’article L.221-7 du code de l’énergie, tant pour ses membres que pour le regroupeur, peut être considéré comme un dossier en regroupement.
Il convient de préciser que le regroupement est pertinent lorsque plusieurs opérations provenant de plusieurs demandeurs éligibles sont regroupées dans un dossier, qui doit inclure au moins une opération dont le demandeur regroupeur a joué un rôle actif et incitatif. Toutefois, par dérogation, le demandeur regroupeur n’est pas obligé d’inclure des opérations pour lesquelles il a joué un rôle actif et incitatif, dans les cas suivants :
- lorsque la demande dépasse le seuil mentionné à l’article L. 221-7 ;
- lorsque la demande est déposée par un groupement de collectivités territoriales, un département ou une région.
L’arrêté du 4 septembre 2014 a été modifié par l’arrêté du 28 octobre 2021 afin de simplifier les modalités de validation du regroupement. Désormais, l’accord de chaque membre du regroupement peut être matérialisé par une lettre datée et signée, indiquant la qualité du signataire et désignant le demandeur en tant que regroupeur. Il est également possible de matérialiser cet accord par une convention commune signée par chaque membre du regroupement pour désigner le demandeur en tant que regroupeur.
Il convient de noter que le regroupeur agit pour le compte des membres du regroupement et n’a normalement pas de rôle dans la mise en œuvre des opérations d’économies d’énergie des autres membres du regroupement. Chaque membre doit justifier son rôle actif et incitatif pour les opérations pour lesquelles des CEE sont demandés. De plus, dans le cas d’un regroupement, chaque membre doit être désigné comme demandeur pour les opérations le concernant dans le tableau récapitulatif des opérations. Le regroupeur ne doit pas être identifié comme le demandeur pour toutes les opérations.
Enfin, il convient de noter que si une collectivité territoriale demande des CEE par l’intermédiaire d’une société publique locale ou tout autre schéma équivalent, et qu’il n’y a pas eu de transfert de compétence de la collectivité territoriale vers cette société publique locale conformément à l’article L. 1321-2 du code général des collectivités territoriales, la demande de CEE doit être déposée en regroupement par la société publique locale au nom des collectivités territoriales.
Mandataires
Dans le cas où une tierce personne dépose un dossier au nom d’un demandeur, il est nécessaire d’inclure un exemplaire du mandat conclu entre les parties. Ce mandat doit préciser :
- Pour le mandant : nom, adresse du siège social, numéro SIREN, nom et qualité de la personne qui donne le mandat.
- Pour le mandataire : nom, adresse du siège social, numéro SIREN, nom et qualité de la personne qui reçoit le mandat.
- La durée du mandat.
- Le périmètre détaillé du mandat (dépôt des demandes, délégations, relations avec l’autorité administrative compétente, etc.).
Cette disposition s’applique à toute nouvelle demande de CEE concernant le même demandeur et le même mandataire pendant la durée du mandat.
Un manuel fourni par le registre national détaille les étapes nécessaires pour enregistrer les informations concernant un mandataire sur le site EMMY.
