Si les entreprises investissent souvent dans leur processus de recrutement, elles négligent parfois l’intégration du nouvel collaborateur qui a été soigneusement sélectionné. Pourtant, l’intégration des recrues est la dernière étape d’un recrutement réussi. Afin de faciliter l’intégration de votre nouvel employé, nous vous proposons un modèle de programme d’intégration.
Pourquoi un modèle de programme d’intégration pour un nouvel employé ?
Trouver le bon candidat pour un poste ne suffit pas, il faut aussi l’accompagner pour qu’il prenne son poste dans les meilleures conditions. Il doit être mis en position de réussite. Cette mise en condition favorable aura également un impact sur l’image de votre entreprise et facilitera la fidélisation du collaborateur qui se sentira alors le bienvenu. Cela est d’autant plus important que 22 % du turn-over se produit dans les quarante-cinq premiers jours de la prise de fonction.
Pour que la dernière étape du processus de recrutement soit une réussite, l’entreprise doit établir un véritable programme d’intégration. On parle même d’onboarding. Il s’agit de présenter au nouvel arrivant l’entreprise, ses équipes et sa culture, c’est-à-dire faciliter la prise de contact avec son nouvel environnement professionnel de manière générale. Ce parcours de présentation devra nécessairement inclure l’équipe qu’il va rejoindre. De même, un panorama complet de son poste et de ses missions lui sera présenté.
Quelles sont les étapes clés ?
L’intégration du nouveau salarié ne s’improvise donc pas. Il est essentiel d’anticiper son arrivée et de construire un véritable programme d’intégration. Vous pouvez même créer un livret d’accueil de l’entreprise pour faciliter l’intégration des nouveaux arrivants.
Préparer l’arrivée
Avant l’arrivée du nouvel employé, il est nécessaire d’avertir ses futurs collègues de la date de son arrivée. Cela permettra d’éviter toute mauvaise surprise ou malaise. Cette information peut être transmise par mail à toute l’équipe, par exemple.
De même, il est important d’informer préalablement tous les services susceptibles d’être concernés par cette arrivée. Cela inclut les ressources humaines, la comptabilité et le service informatique, entre autres.
Préparer l’espace de travail
Lorsque le nouveau collaborateur s’installera à son poste de travail, il est important qu’il ait tout le matériel nécessaire à sa disposition. N’hésitez pas à demander aux personnes occupant les mêmes fonctions ou des fonctions similaires de fournir des informations à ce sujet. Cela vous permettra de vous assurer de ne rien oublier.
Par exemple, il doit avoir accès aux fournitures de bureau, aux habilitations informatiques nécessaires à son activité et à la documentation relative à son poste.
Régler les détails administratifs
Certaines démarches administratives doivent impérativement être effectuées avant l’arrivée du nouvel arrivant :
- La signature du contrat de travail ;
- La fourniture d’un RIB pour le paiement du salaire ;
- La justification des diplômes ;
- La transmission des certificats de travail des employeurs précédents ;
- La mention des personnes à prévenir en cas d’urgence ;
- La proposition de la mutuelle d’entreprise.
Organiser un parcours d’intégration
Le premier jour
Quand on sait que 4 % des nouveaux embauchés quittent leur poste le premier jour, on comprend aisément que la première impression laissée par l’entreprise doit être positive.
Afin de faciliter l’intégration de votre nouveau collaborateur, il peut être opportun d’organiser un moment convivial avec l’ensemble de l’équipe, comme un petit-déjeuner par exemple. Cela permettra de le mettre en confiance. Vous pourrez ensuite lui remettre les documents nécessaires à sa prise de poste avant de lui faire visiter les locaux. N’oubliez pas de lui indiquer les lieux de pauses, de restauration ainsi que les sorties de secours.
Un repas avec toute l’équipe lors de la pause déjeuner est également un bon moyen de créer du lien.
De plus, pour permettre au nouvel employé de s’immerger dans la culture de l’entreprise, son image et ses valeurs, une présentation pourra lui être remise sous la forme que vous jugerez la plus appropriée (PowerPoint, vidéo, flyer, etc.).
Pour conclure cette première journée, un bref entretien de débriefing peut être apprécié afin de partager vos premières impressions réciproques. Il sera également possible de revoir calmement les missions qui lui seront confiées ainsi que ses objectifs et leurs échéances. N’hésitez pas à lui rappeler que vous restez disponible pour répondre à ses questions.
La nomination d’un mentor
Une autre façon d’accompagner le nouvel collaborateur dans sa prise de poste est de lui désigner un tuteur. Celui-ci doit accepter volontairement ce rôle.
Toutefois, pour que ce mode de transmission de savoir-faire puisse être mis en place, il faut déjà disposer en interne d’une personne disposant des compétences et de l’expérience nécessaires. Cette mission de tutorat peut être assez chronophage pour le mentor.
Le suivi de l’intégration : les 6 à 9 mois suivants la prise de poste
Le parcours d’intégration ne doit pas s’arrêter au premier jour de l’entrée en fonction. Il est donc nécessaire de planifier des points réguliers au cours des premiers mois du nouvel employé afin de s’assurer de son bien-être et de ne pas impacter la gestion des projets.
Cela peut être l’occasion de réaliser un rapport d’étonnement et de vérifier qu’il acquiert les compétences attendues.
La période d’essai est une période cruciale au cours de laquelle le nouveau salarié doit se sentir soutenu. Un entretien de bilan devra être réalisé à la fin de celle-ci afin de motiver votre collaborateur à poursuivre ses efforts.
Le modèle de programme d’intégration pour un nouvel employé que nous venons de vous présenter peut être adapté en fonction du poste visé, mais aussi des besoins spécifiques de l’entreprise. Prenez le temps de bien préparer l’arrivée de votre nouveau salarié et n’hésitez pas à faire une to-do list pour ne rien oublier.
