Les listes d’inventaire sont indispensables pour réaliser un inventaire physique. Elles permettent de distribuer les tâches à vos employés ou à un groupe spécifique de personnes chargées de l’inventaire. Chaque participant doit remplir les lignes correspondant au stock réel de votre entreprise. Pour faciliter cette démarche, il est crucial de diviser la liste en plusieurs colonnes :
Description de l’article
Saisissez la description précise de chaque article.
Numéro d’article
Chaque article de votre entreprise est identifié par son propre numéro d’inventaire. Pour une organisation optimale, vous pouvez trier la liste par numéro de poste et déplacer cette colonne vers la gauche selon l’organisation de votre entrepôt.
Quantité
Dans cette colonne, l’employé doit indiquer le résultat du comptage ou de la mesure réalisée.
Unité de mesure
Cette colonne précise si la quantité entrée correspond à un nombre de pièces, à un poids, à une longueur ou à toute autre unité de mesure.
Valeur
Deux colonnes distinctes sont nécessaires ici. Premièrement, la valeur de chaque article individuel, puis la valeur totale résultant du comptage.
À la fin de chaque feuille, il est essentiel de calculer la somme des valeurs totales de chaque catégorie de produits.
En plus du tableau lui-même, la liste d’inventaire doit contenir des informations complémentaires pour garantir une documentation précise. Chaque feuille est numérotée afin de pouvoir être suivie et pour vous assurer que vous possédez la liste complète de votre inventaire (ceci est important non seulement pour vous, mais aussi pour les éventuels auditeurs). De plus, chaque feuille doit être datée et signée.
Avec presque n’importe quel tableur (comme Excel) ou un logiciel de traitement de texte moderne, vous pouvez créer une liste d’inventaire claire et pratique. Lorsque vous créez votre modèle d’inventaire, veillez à répondre aux besoins spécifiques des employés en charge du comptage. Par exemple, il est important de prévoir suffisamment d’espace pour les entrées. Évitez de surcharger une page avec trop d’articles. N’oubliez pas que vos employés remplissent les listes à la main. Les colonnes doivent donc être suffisamment larges pour que les entrées restent lisibles.
Si vous utilisez un modèle de ce type pour votre inventaire, vous pourrez enregistrer et analyser les données sur ordinateur ultérieurement. Il vous suffira d’insérer les valeurs dans un tableur. L’utilisation d’Excel peut vous faire gagner beaucoup de temps. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction SOMME pour vous épargner de fastidieux calculs. Néanmoins, il est toujours nécessaire d’imprimer les listes, de les signer et de les dater à la main.
Dans Excel, vous pouvez utiliser les lignes supérieures pour créer un en-tête figé. Toutes les informations nécessaires se trouvent dans le document. N’oubliez pas de travailler page par page afin de faciliter l’impression.
Maintenant que vous avez toutes les clés en main, vous pouvez créer votre propre modèle d’inventaire. Organisez votre inventaire physique de manière simple et efficace !
