La modélisation des processus métier est une étape essentielle pour optimiser l’organisation d’une entreprise ou d’une entité. Elle permet de schématiser et de représenter graphiquement les différentes tâches qui composent son activité. Bien plus qu’une simple optimisation, cette démarche est cruciale pour développer un logiciel adapté aux spécificités des métiers concernés, capable de générer les résultats attendus.
Dans cet article, nous mettons en lumière les bonnes pratiques pour réussir la phase de modélisation des processus métier, communément appelée BPM (Business Process Management).
Modélisation de processus : notions essentielles à maîtriser
Commençons par vulgariser l’approche de la modélisation pour vous offrir une vision d’ensemble éclairée.
La modélisation, une étape du BPM
Selon la Workflow Management Coalition, le Business Process Management (BPM) est une discipline qui consiste à modéliser, automatiser, exécuter, contrôler, mesurer et optimiser les flux d’activités commerciales. Il s’agit de soutenir les objectifs de l’entreprise en intégrant les systèmes, les employés, les clients et les partenaires, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation.
La modélisation des processus fait partie intégrante du BPM et permet de représenter les chaînes de tâches effectuées aussi bien par les humains que par les ordinateurs.
Comment déterminer un processus métier ?
Un processus métier est défini par un ensemble d’actions ayant pour finalité l’activité d’une entreprise ou d’une organisation. Par exemple, les actions d’un processus d’achat conduisent à une vente et à une acquisition, les tâches d’un processus d’audit aboutissent à un rapport d’audit, etc.
Il est important de ne pas confondre l’état ou le statut d’une action avec la tâche ou l’activité elle-même. La modélisation des processus se concentre sur les tâches afin de les optimiser, car ce sont elles qui permettent d’obtenir les résultats attendus.
Pourquoi modéliser les processus métier ?
Généralement, une entreprise ou une organisation cherche à améliorer ses processus existants afin de gagner en efficacité, en productivité et générer des gains financiers. La formalisation des tâches de chaque processus permet de détecter les défaillances et de modéliser des processus corrigés et optimisés.
Voici d’autres objectifs que votre organisation peut se fixer pour tirer avantages de la modélisation de ses processus :
- Éviter les doublons dans l’accomplissement des tâches.
- Améliorer la coordination entre les différentes tâches.
- Éviter les engorgements ou les attentes prolongées entre deux tâches.
- Établir des normes et des standards communs.
- Rendre visible l’avancement des processus à toutes les parties prenantes.
- Simplifier et fluidifier l’enchaînement des tâches complexes.
- Organiser des processus parallèles et indépendants.
- Améliorer la communication, le suivi et le pilotage.
- S’adapter aux évolutions du marché, aux lois et aux usages.
- Offrir une tranquillité d’esprit au DSI de l’entreprise.
5 exemples de modélisation de processus
Analysons maintenant quelques exemples concrets de modélisation de processus, afin que vous puissiez adopter une approche éclairée du workflow management.
Exemple pour modéliser le traitement d’une facture fournisseur
Voici un exemple illustratif du processus de traitement d’une facture fournisseur, depuis son émission par le fournisseur jusqu’à son paiement :
- Dépôt : le fournisseur dépose sa facture.
- Qualification : le service comptable rattache la facture aux éléments connus du système d’information (bon de commande, demandeur).
- Validation : le demandeur approuve ou rejette la facture en fonction de sa conformité avec les biens ou les services reçus.
- En cas de refus : le fournisseur est informé du rejet de la facture et des motifs correspondants.
- Mise en paiement de la facture, information du fournisseur.
- Paiement de la facture, information du fournisseur.
- Fin du cycle : la facture est archivée.
Exemple pour un processus d’achat simple
Voici un exemple visuel d’un processus simple de demande d’achat :
Exemple de modélisation d’une adhésion
Prenons l’exemple d’un organisme de prestations sociales qui gère différents services pour ses adhérents. L’un des processus est l’inscription de nouveaux adhérents.
Voici la modélisation du processus d’inscription :
- Création d’un compte par l’adhérent.
- Fourniture des éléments nécessaires à l’adhésion par l’adhérent (adresse, justificatifs, RIB, etc.).
- Contrôle des éléments par l’organisme et validation du dossier.
- En cas de demande d’éléments complémentaires.
- Refus d’adhésion si le demandeur ne remplit pas les critères requis.
- Adhésion acceptée : les services deviennent accessibles à l’adhérent.
Exemple de processus interne en entreprise
Le traitement d’un fait au sein d’une organisation peut être modélisé de la manière suivante :
- Signalement par un salarié d’un fait inhabituel.
- Qualification du fait et rattachement à un processus ou à une procédure définie en amont.
- Le fait est jugé non significatif : fin du traitement.
- Le fait est qualifié et rattaché à un risque existant ou déclenche la création d’un nouveau risque, ce qui entraîne le lancement d’une procédure de gestion des risques.
- Réévaluation du risque et éventuelle modification des actions préventives ou correctives.
- Fin du traitement du fait : archivage.
Exemple de processus métier plus complexe
Voici un exemple de modélisation de processus plus complexe impliquant un acheteur et un vendeur. Même pour l’achat d’une pizza, une certaine modélisation du support client est nécessaire.
Comment modéliser un processus métier ?
Il n’existe pas de réponse unique ni de méthode standard pour modéliser un processus métier, car chaque organisation présente ses spécificités. Cependant, nous pouvons vous fournir quelques conseils basés sur notre expérience afin de vous aider à adopter l’approche la plus adaptée.
Établir une cartographie de ses processus
La cartographie d’un processus métier consiste à spécifier visuellement toutes les étapes ou tâches qui le composent. En établissant une cartographie, vous identifiez les liens et les dépendances entre les acteurs, leurs actions et les résultats à obtenir. Chaque étape doit être détaillée en précisant qui fait quoi, quand, où et comment.
Il est recommandé de représenter la cartographie sous la forme d’un diagramme avec des formes simples, comme illustré dans les exemples précédents.
Réfléchir en tant qu’organisation étendue
Une organisation travaille en collaboration avec différentes parties prenantes, telles que ses collaborateurs internes, ses prestataires, ses fournisseurs, ses acheteurs, ses usagers, ses partenaires, etc. Chaque partie prenante doit être intégrée dans les processus qui la concernent afin de modéliser des processus optimisés.
Il est important de ne pas négliger les tâches réalisées à l’externe, car elles sont souvent plus complexes à optimiser. En intégrant les parties prenantes, vous leur donnez de la visibilité sur l’avancement des processus et favorisez la communication.
S’appuyer sur la norme BPMn
Le BPMn (Business Process Modeling and Notation) est une norme dédiée à l’organisation des processus métier. Elle offre une méthode standardisée pour modéliser vos processus en utilisant des éléments graphiques tels que des actions, des branchements, des connecteurs et des événements.
La modélisation des processus avec le BPMn permet d’identifier facilement les responsabilités, les tâches critiques à optimiser, les activités nécessitant l’intervention humaine et celles pouvant être automatisées.
Éviter les erreurs en modélisation
Pour éviter les écueils lors de la modélisation de vos processus métier, nous vous recommandons de visionner une vidéo récapitulant les erreurs courantes et les bonnes pratiques à adopter. Cette ressource vous permettra d’éviter les pièges et de maximiser vos chances de succès.
Outils BPM : utilité et limites
Il est important de comprendre que les outils BPM ne sont pas une solution miracle pour optimiser votre organisation. Ils peuvent néanmoins vous être utiles dans certains aspects tout en présentant certaines limites.
Utiliser un logiciel BPM pour une première ébauche
L’utilisation d’un logiciel BPM peut faciliter l’analyse des processus métier en vous proposant des modèles adaptés à la norme BPMn. Toutefois, il ne faut pas oublier que la modélisation pure ne suffit pas à obtenir les résultats escomptés. Il est nécessaire de créer des fonctionnalités correspondantes dans un logiciel sur mesure afin de rendre le processus opérationnel.
Intégrer les données dans les processus métier
Il est primordial d’intégrer les données dans l’analyse et la modélisation des processus métier. Les informations sont essentielles pour optimiser les flux de travail et éviter les pertes de temps liées à la recherche de données, aux doublons ou aux retards de mise à disposition.
Préférer la méthode agile pour rester compétitif
La méthode agile permet d’adapter les processus aux nouvelles contraintes et évolutions du marché, tout en se focalisant sur la valeur créée et en favorisant l’itération et l’amélioration continue. Il est essentiel de ne pas figer la modélisation des processus, mais de l’ajuster en fonction des difficultés rencontrées.
Automatiser les processus métier
L’automatisation des processus métier est un volet important de votre réflexion. Toute tâche qui peut être effectuée de manière automatisée doit l’être. Cela permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs humaines et d’améliorer la productivité de votre organisation.
Si vous avez des doutes ou si vous souhaitez créer une application métier sur mesure pour optimiser vos processus métier, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe d’experts a déjà accompagné de nombreuses organisations dans la conception d’applications sur mesure adaptées à leurs besoins spécifiques.
En conclusion, la modélisation des processus métier est une étape cruciale pour optimiser l’organisation d’une entreprise. En maîtrisant les bonnes pratiques et en s’appuyant sur des outils adaptés, vous pourrez atteindre vos objectifs d’efficacité, de productivité et de gain financier. N’oubliez pas que la modélisation des processus doit rester agile et évolutive pour répondre aux nouveaux défis.
