La modélisation des processus métier est un élément essentiel pour optimiser l’activité d’une entreprise ou d’une organisation. Cette démarche consiste à représenter de manière schématisée et graphique l’ensemble des tâches qui composent une entité, dans le but d’identifier les améliorations possibles et de créer un logiciel adapté. Dans cet article, nous vous délivrons les clés pour réussir votre modélisation de processus métier.
Comprendre les notions essentielles de la modélisation de processus
La modélisation de processus fait partie intégrante du Business Process Management (BPM), qui consiste à optimiser les flux d’activités commerciales au sein d’une entreprise. Cette étape de modélisation permet de recenser, analyser et optimiser les tâches réalisées en interne ou en externe.
Un processus métier se définit par un ensemble d’actions qui ont une finalité précise. Par exemple, les actions d’un processus d’achat aboutissent à une vente et une acquisition, tandis que les tâches d’un processus d’audit déterminent un rapport d’audit. Il est important de distinguer les tâches des états ou statuts, car c’est l’optimisation des actions qui permet d’atteindre les résultats attendus.
La modélisation des processus métier présente de nombreux avantages. Elle permet notamment d’améliorer l’efficacité et la productivité d’une entreprise, de détecter les défaillances et de modéliser des processus corrigés et optimisés. Elle permet également d’éviter les doublons, d’améliorer la coordination entre les tâches, d’éviter les goulots d’étranglement et de simplifier l’enchaînement des tâches complexes.
Exemples concrets de modélisation de processus métier
Pour mieux comprendre la modélisation des processus métier, voici quelques exemples concrets :
Modélisation du traitement d’une facture fournisseur
Voici un exemple de processus de traitement d’une facture fournisseur :
- Dépôt : le fournisseur dépose sa facture.
- Qualification : le service comptable rattache la facture aux éléments connus du système d’information (bon de commande, demandeur).
- Validation : le demandeur approuve ou non la facture en fonction de sa conformité aux biens ou services reçus.
- Refus : en cas de refus, le fournisseur est informé des raisons du refus.
- Mise en paiement de la facture, information du fournisseur.
- Paiement de la facture, information du fournisseur.
- Fin du cycle : la facture est archivée.
Processus d’achat simple
Voici un exemple de processus simple de demande d’achat :
Source image : © Eiphedeïx Internationnal
Modélisation d’une adhésion
Prenons l’exemple d’un organisme de prestations sociales qui gère l’inscription de nouveaux adhérents. Voici la modélisation du processus d’inscription :
- Création d’un compte par l’adhérent.
- Fourniture des éléments nécessaires à l’adhésion (adresse, justificatifs, RIB, etc.).
- Contrôle des éléments et validation du dossier.
- Demande d’éléments complémentaires en cas de besoin.
- Acceptation de l’adhésion : les services deviennent accessibles à l’adhérent.
Processus interne en entreprise
Voici la modélisation du traitement d’un fait dans une organisation :
- Signalement par un salarié d’un fait inhabituel.
- Qualification du fait et rattachement à un processus ou une procédure définie en amont.
- Traitement du fait, qui peut être jugé non significatif ou nécessitant une gestion des risques.
- Réévaluation du risque et amendement des actions préventives/correctives.
- Archivage du fait.
Processus métier plus complexe
Voici un exemple de modélisation de processus impliquant un acheteur et un vendeur :
Source image : © Urbanisation SI
Comment modéliser un processus métier ?
La modélisation d’un processus métier est une étape cruciale pour atteindre les résultats attendus. Voici quelques conseils pour réussir cette démarche.
Établir une cartographie de ses processus
La cartographie d’un processus métier permet de spécifier toutes les étapes ou tâches qui le composent. Elle permet de mettre en évidence les liens de corrélation, de dépendance ou d’indépendance entre les acteurs, leurs actions et les résultats à obtenir. Chaque étape de la cartographie doit détailler qui fait quoi, quand, où et comment. Cela permet de visualiser les opportunités d’optimisation.
Réfléchir en tant qu’organisation étendue
Il est essentiel d’intégrer toutes les parties prenantes dans la modélisation des processus métier. Cela inclut les collaborateurs internes, les prestataires, les fournisseurs, les acheteurs, les usagers, les partenaires, etc. Chaque partie prenante doit être intégrée dans les processus qui la concernent afin de modéliser des workflows optimisés. Les tâches réalisées en externe doivent également être prises en compte pour éviter les défaillances.
S’appuyer sur la norme BPMn
La norme BPMn (Business Process Modeling and Notation) offre une méthode standardisée pour modéliser des processus métier. Elle propose une nomenclature d’éléments graphiques représentant les actions, les branchements, les connecteurs et les événements. La modélisation avec le BPMn permet d’identifier facilement les responsabilités, les tâches à optimiser, les actions humaines et les actions automatisables.
Éviter les erreurs de modélisation
Voici quelques erreurs fréquemment commises en modélisation de processus métier et des astuces pour les éviter :
- Ne pas figer la modélisation : les processus doivent évoluer en fonction des nouvelles contraintes et évolutions du marché.
- Intégrer les données dans le workflow : les données font partie intégrante des processus métier et doivent être prises en compte pour une modélisation optimale.
- Adopter la méthode agile : la méthode agile permet d’itérer, de se focaliser sur la valeur à créer et d’adapter les processus aux nouvelles contraintes.
- Automatiser les processus : toute tâche qui peut être automatisée doit l’être afin de gagner en efficacité et d’éviter les erreurs humaines.
Les outils BPM : utilité et limites
Les outils BPM peuvent être utiles pour faciliter l’analyse des processus métier et obtenir une première ébauche d’application métier. Cependant, il est important de noter que ces outils ne sont pas une solution magique. Ils nécessitent une bonne compréhension des processus et une intégration des données pour être réellement efficaces. De plus, il est essentiel de garder à l’esprit que la modélisation des processus ne doit jamais rester figée et doit être adaptée en fonction des besoins de l’organisation.
Si vous avez des doutes dans la modélisation de vos processus métier ou si vous souhaitez créer une application sur mesure pour améliorer vos performances, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe d’experts pourra vous accompagner dans cette démarche et concevoir des solutions adaptées à vos besoins.
En conclusion, la modélisation des processus métier est une étape cruciale pour optimiser l’activité d’une entreprise ou d’une organisation. En suivant les bonnes pratiques et en utilisant les outils adaptés, vous pourrez atteindre vos objectifs et améliorer votre efficacité et votre productivité.
