La modélisation des processus est une démarche essentielle dans l’amélioration continue de votre entreprise. Elle vous permet de structurer vos activités sous la forme d’une cartographie, simplifiant ainsi l’organisation interne et optimisant vos opérations clés. Cependant, pour que cette modélisation soit efficace, il est crucial d’obtenir les bonnes informations.
Les différentes informations nécessaires à la modélisation des processus
Lorsque vous vous lancez dans la modélisation des processus, vous devez collecter un maximum d’informations pertinentes. Celles-ci dépendent de l’activité métier et des objectifs visés par les processus étudiés. Voici quelques exemples d’informations que vous devez prendre en compte :
Pour la modélisation : le flux d’activité, les événements, les résultats, les éléments d’entrée et de sortie, les données utilisées, les rôles et règles de gestion… Ces informations vous permettent de représenter fidèlement la réalité de vos processus et de faciliter le travail du modélisateur.
Pour l’analyse : les alternatives, les temps d’exécution, les temps d’attente, les coûts… Ces compléments d’information vous aident à identifier les pertes d’efficacité tout au long de la chaîne de valeur.
Les méthodes pour obtenir les bonnes informations
Différentes méthodes sont à votre disposition pour récolter ces informations cruciales. Voici quelques exemples :
L’implication des parties prenantes : entretien ou atelier ?
L’entretien consiste à interroger individuellement les parties prenantes internes ou externes aux processus métier. Ce type d’entretien semi-directif permet d’obtenir une description objective de l’activité. Il est important d’adapter votre fil conducteur pour éclaircir certains points si nécessaire.
Les ateliers, quant à eux, réunissent différentes parties prenantes pour une description ou une analyse collaborative du processus. Cette approche favorise les échanges et les discussions entre les participants.
L’orientation de l’information : enquête ou sondage ?
La réalisation d’une enquête, avec des questions ouvertes, permet à chacun de donner son point de vue. Il est essentiel de formuler ces questions de manière neutre pour éviter d’orienter les réponses. Une enquête peut être nominative ou anonyme, selon vos besoins.
En revanche, un sondage utilise des questions fermées pour valider des hypothèses auprès d’un grand nombre de personnes.
De la théorie à la pratique : documentation et observation
La documentation existante constitue une source fiable d’informations. Elle peut être plus ou moins formelle et structurée en fonction du niveau de maturité de votre organisation. Vous pouvez également consulter des sources externes présentant des bonnes pratiques dans votre secteur (benchmark). Ces processus peuvent être inspirés par des solutions applicatives telles que les ERP ou les logiciels BPM.
L’observation directe est également un moyen pertinent pour analyser un processus. En vous immergent dans celui-ci, vous pouvez poser des questions à la personne observée et même participer à certaines tâches. La combinaison de toutes ces techniques vous permettra d’obtenir une description précise et une analyse approfondie de vos processus.
En conclusion, quelle que soit la méthode utilisée, la gestion des sources d’information est une étape critique. Vous devez être vigilant quant à la qualité des informations collectées et à la façon dont elles seront consolidées. Une bonne modélisation des processus repose sur la pertinence des informations récoltées. Alors n’hésitez pas à utiliser différentes méthodes pour obtenir les bonnes informations et atteindre vos objectifs.
