La modélisation des processus métier consiste à représenter de manière graphique et schématique l’organisation optimisée de toutes les tâches qui composent l’activité d’une entité. Cette approche vise à optimiser l’organisation et constitue une étape cruciale pour la création d’un logiciel spécifique, adapté aux particularités du métier concerné et capable de générer les résultats attendus.
Les entreprises, les administrations, les collectivités et les associations commencent donc par analyser et optimiser leurs processus métier avant de les intégrer à un système d’information dédié à leurs activités respectives. Les fonctionnalités de l’application sur mesure rendent les processus opérationnels et permettent d’optimiser les performances au quotidien.
Dans cet article, nous mettons en lumière cette phase importante du BPM (Business Process Management), également connu sous le nom de gestion des processus métier, afin de vous aider à la réussir.
Modélisation des processus : les notions clés à maîtriser
Dans cette partie, nous allons vous présenter une approche simplifiée de la modélisation pour vous donner une vision d’ensemble éclairée.
La modélisation, une étape du BPM
La gestion des processus métier (BPM) est une discipline qui implique différentes actions visant à modéliser, automatiser, exécuter, contrôler, mesurer et optimiser les flux d’activités commerciales afin de soutenir les objectifs de l’entreprise. Cette discipline englobe les systèmes, les employés, les clients et les partenaires, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise.
La modélisation des processus est donc une phase du BPM qui consiste à représenter graphiquement la séquence des tâches effectuées par des humains ou par des machines (par le biais du traitement des données). Cette étape de modélisation permet de recenser, d’analyser et d’optimiser toutes les tâches réalisées, que ce soit en interne ou en externe.
Comment déterminer un processus métier ?
Un processus métier se définit par un ensemble d’actions ayant pour finalité l’activité d’une entreprise ou d’une organisation. Par exemple, les étapes d’un processus d’achat aboutissent à une vente et à une acquisition, les tâches d’un processus d’audit conduisent à l’établissement d’un rapport d’audit, et les démarches d’un processus administratif permettent par exemple le renouvellement d’une pièce d’identité.
Il est important de ne pas confondre l’état ou le statut d’une tâche avec la tâche ou l’activité elle-même. En effet, la modélisation des processus se concentre sur les tâches afin de les optimiser, car ce sont ces actions qui permettent d’obtenir les résultats attendus.
Pourquoi modéliser les processus métier ?
En général, une entreprise ou une organisation cherche à améliorer ses processus existants afin d’optimiser son efficacité et sa productivité, ce qui se traduit mathématiquement par un gain financier. La formalisation des tâches de chaque processus permet de détecter les défaillances et de modéliser des processus corrigés et optimisés.
Voici d’autres objectifs que votre organisation peut se fixer pour tirer parti de la modélisation de ses processus :
- Éviter les doublons dans l’exécution des tâches.
- Améliorer la coordination entre les tâches.
- Éviter les goulots d’étranglement.
- Établir des normes et des nomenclatures communes.
- Rendre visible l’avancement du processus à toutes les parties prenantes.
- Simplifier et fluidifier l’enchaînement des tâches complexes.
- Organiser des processus parallèles et indépendants.
- Améliorer la communication, le suivi et le contrôle.
- S’adapter à un contexte en évolution.
- Offrir une tranquillité d’esprit à votre DSI.
5 exemples de modélisation
Examinez maintenant quelques exemples concrets de modélisation de processus afin d’adopter une approche avisée de gestion des flux de travail.
Exemple de modélisation du traitement d’une facture fournisseur
Voici un exemple de processus de traitement d’une facture fournisseur, depuis son émission par le fournisseur jusqu’à son paiement :
- Dépôt : le fournisseur dépose sa facture.
- Qualification : le service comptable rattache la facture aux éléments connus du système d’information (bon de commande, demandeur).
- Validation : le demandeur approuve ou refuse la facture en fonction de sa conformité par rapport aux biens ou aux services reçus.
- En cas de refus : information du fournisseur sur le rejet de la facture et les raisons.
- Mise en paiement de la facture, information du fournisseur.
- Paiement de la facture, information du fournisseur.
- Fin du cycle : archivage de la facture.
Exemple de processus d’achat simple
Voici un exemple de processus simple de demande d’achat :
Exemple de modélisation d’une adhésion
Prenons l’exemple d’un organisme de prestations sociales qui gère un ensemble de services pour ses adhérents. Un des processus de cet organisme est l’inscription de nouveaux adhérents.
Voici la modélisation du processus d’inscription :
- Création d’un compte par l’adhérent.
- Fourniture des éléments nécessaires à l’adhésion par l’adhérent (adresse, justificatifs, RIB, etc.).
- Contrôle des éléments par l’organisme, validation du dossier.
- Demande d’éléments complémentaires (le cas échéant).
- Refus d’adhésion si le demandeur ne remplit pas les critères d’adhésion.
- Adhésion acceptée : les services deviennent accessibles à l’adhérent.
Exemple de processus interne en entreprise
Le traitement d’un fait au sein d’une organisation peut être modélisé de la manière suivante :
- Signalement par un salarié d’un fait inhabituel.
- Qualification du fait et rattachement à un processus ou à une procédure définie en amont.
- Si le fait est jugé non significatif, fin du traitement.
- Si le fait est qualifié, il est rattaché à un risque existant ou déclenche la création d’un nouveau risque (ce qui entraîne le lancement de la procédure de gestion des risques).
- Réévaluation du risque et éventuelle modification des actions préventives/correctives.
- Fin du traitement du fait : archivage.
Exemple de processus métier plus complexe
Voici un exemple de modélisation de processus impliquant un acheteur et un vendeur. Même pour l’achat d’une pizza, une certaine modélisation du support client est nécessaire :
Comment modéliser un processus métier ?
Il n’existe pas de réponse unique ou de modèle qui convienne à toutes les organisations, car chaque entreprise a ses spécificités. Cependant, nous pouvons vous donner quelques conseils issus de notre expérience pour vous aider à modéliser vos processus métiers de la meilleure manière possible.
Établir une cartographie de ses processus
La cartographie d’un processus métier consiste à représenter visuellement toutes les étapes ou tâches qui composent ce processus. Cette cartographie permet de mettre en évidence les liens de corrélation, de dépendance ou d’indépendance entre les acteurs, leurs actions et les résultats attendus.
À chaque étape, vous devez préciser qui fait quoi, quand, où et comment. Il est souvent évident de visualiser comment optimiser le “pourquoi” !
Une cartographie se présente sous la forme d’un diagramme avec des formes simples, comme illustré dans les exemples précédents.
Réfléchir en tant qu’organisation étendue
Toute organisation collabore avec différentes parties prenantes : ses employés en interne, mais aussi des prestataires, des fournisseurs, des acheteurs, des utilisateurs, des partenaires, etc.
Chaque partie prenante doit être intégrée dans les processus qui la concernent afin de modéliser des processus optimisés. Il est important de ne pas négliger la prise en compte des tâches externes, car elles sont plus complexes à optimiser. Si vous ne tenez pas compte de ces aspects lors de la modélisation, vous risquez de rencontrer des problèmes tels que des goulots d’étranglement ou des délais d’attente prolongés.
En intégrant toutes les parties prenantes, vous leur donnez de la visibilité sur l’avancement du processus. La communication est essentielle dans ce contexte.
S’appuyer sur la norme BPMn
La norme BPMn (Business Process Modeling and Notation) fournit une méthode standardisée pour modéliser vos processus métier. Elle repose sur une nomenclature d’éléments graphiques qui représentent les actions, les branchements, les connecteurs et les événements.
La modélisation de processus avec le BPMn vous permet d’identifier facilement :
- Qui fait quoi et quand.
- Les nœuds sensibles pour optimiser votre processus.
- Les tâches nécessitant l’intervention d’un être humain.
- Les actions pouvant être confiées à un programme informatique.
En utilisant le BPMn, vous améliorez l’attribution des tâches aux participants, contrôlez et fluidifiez l’organisation générale de votre processus.
6 erreurs de modélisation à éviter
Nous vous proposons de prendre 8 minutes pour découvrir les erreurs courantes à éviter ainsi que les bonnes pratiques à adopter pour une modélisation réussie. Regardez cette vidéo qui résume bien ce qu’il ne faut pas faire dans la modélisation de vos processus métier.
Outils BPM : utilité et limites
Il est important de ne pas considérer un logiciel BPM comme une solution miracle qui permettra d’optimiser toute votre organisation. Voyons en quoi les outils BPM peuvent vous être utiles et quelles sont leurs limites.
Utiliser un logiciel BPM pour obtenir une première ébauche
Si vous souhaitez vous lancer dans la modélisation des processus de votre entreprise et obtenir une première ébauche d’une application métier, un logiciel BPM peut être utile. Il facilite l’analyse des processus métier, surtout s’il intègre la norme BPMn, en vous proposant des modèles prédéfinis.
La prise en main de certains outils peut nécessiter une formation en modélisation de processus, mais d’autres outils sont plus simples à utiliser, selon la complexité du processus métier et l’orientation de votre activité.
Cependant, il est important de noter que la modélisation pure d’une liste de tâches enchaînées ne suffit pas à générer les améliorations attendues. Pour obtenir de vrais résultats, il est nécessaire de créer des fonctionnalités dans un logiciel métier sur mesure, qui correspondront aux processus modélisés.
Intégrer les données dans vos processus
Pour rendre vos processus opérationnels, il est essentiel d’intégrer les données dans l’analyse de vos processus. Les données font partie intégrante des processus métier. Plus vos processus sont complexes, plus il est important de les prendre en compte pour modéliser des workflows efficaces.
Imaginez le temps perdu à chercher des données essentielles, à vérifier les doublons, à les partager avec les personnes concernées, à informer les clients, à vérifier les niveaux d’information, etc. Ne pas intégrer les données peut entraîner une perte de productivité, des opportunités manquées et des erreurs.
De plus, il est également important de réfléchir à la simulation de données dans un processus modélisé. Comment pouvez-vous simuler les données pour vérifier si votre processus fonctionne correctement ?
Préférer la méthode agile pour rester compétitif
Il est essentiel de ne pas trop structurer vos processus au point d’en oublier l’agilité nécessaire pour s’adapter aux nouvelles contraintes, aux évolutions du marché, aux attentes des utilisateurs, des acheteurs et aux nouvelles contraintes légales.
L’adoption de la méthode agile vous permet de procéder par itérations pour tester et améliorer un processus en vous confrontant à la réalité quotidienne. Elle vous permet de vous concentrer sur la création de valeur plutôt que sur les aspects superficiels qui n’apportent aucune optimisation métier. Enfin, elle vous permet de faire évoluer vos processus au fil du temps pour rester opérationnel face aux nouveaux défis.
La modélisation d’un processus ne doit jamais être figée, mais doit refléter les difficultés réelles que rencontrent vos métiers.
Automatiser vos processus métier
L’automatisation des processus métier est un aspect important à prendre en compte. Pour optimiser vos processus, toutes les tâches qui peuvent être automatisées doivent l’être. Par exemple, si une entreprise doit transférer des données de son logiciel Salesforce vers son ERP, la mise en place d’une synchronisation automatique va remplacer les tâches réalisées par les humains, gagner du temps pour les employés et éliminer les erreurs de saisie.
Si vous avez des doutes sur la modélisation de vos processus métier, si vos procédures internes et externes sont complexes ou si vous avez un projet de création d’application métier sur mesure pour améliorer vos performances, n’hésitez pas à nous contacter. Chez Anakeen, nous avons accompagné des organisations telles que l’Afnor ou le Cofrac en concevant des applications sur mesure qui optimisent leur travail au quotidien.
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Conclusion
La modélisation des processus métier est une étape essentielle pour optimiser l’organisation d’une entreprise ou d’une organisation. En utilisant les bonnes pratiques de modélisation, en adoptant une approche agile et en automatisant les processus, vous améliorerez l’efficacité, la productivité et la rentabilité de votre organisation.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des besoins spécifiques en matière de modélisation des processus métier. Nous serons ravis de vous aider à réussir dans votre démarche.
