Vous avez probablement entendu parler de la modélisation des processus, une approche pour améliorer l’efficacité de votre entreprise en structurant vos activités sous forme de cartographie. Mais saviez-vous que pour réussir cette modélisation, vous devez disposer des bonnes informations ? Dans cet article, nous allons explorer les bonnes pratiques de la modélisation de processus, les questions à se poser et les méthodes à mettre en œuvre.
Comprendre la modélisation des processus
La modélisation des processus est une façon d’optimiser l’organisation de votre entreprise en représentant ses activités de manière simplifiée. Cette représentation facilite la formalisation et l’optimisation des processus clés.
Pourquoi modéliser les processus métier ?
Il est essentiel de comprendre l’objectif de la modélisation des processus et de se poser la question “Pourquoi effectuons-nous cette modélisation ?”. Cela permet de donner une orientation au modélisateur et de juger de l’exhaustivité de la description.
Il est important de noter que le modélisateur et l’analyste ne sont pas neutres dans leur travail. Leur expertise et leur jugement peuvent influencer la description du processus. En outre, il convient de collecter un maximum d’informations pertinentes pour réaliser une analyse ou une modélisation objective. Ces informations dépendent de l’activité métier et des objectifs visés.
- Pour la modélisation : le flux d’activité, les événements, les résultats, les éléments d’entrée et de sortie, les données et documents utilisés, les rôles et les règles de gestion sont autant d’informations descriptives qui permettent de représenter la réalité du processus et de faciliter le travail du modélisateur.
- Pour l’analyse : les alternatives, les temps d’exécution, les temps d’attente, les coûts, etc. sont des informations complémentaires qui permettent d’identifier les inefficacités tout au long de la chaîne de valeur.
Les méthodes de recherche d’informations
Il existe différentes approches pour collecter des informations pertinentes :
Implication des parties prenantes : entretiens ou ateliers ?
- Les entretiens : ils consistent à interroger individuellement les parties prenantes internes ou externes au processus métier. Ces entretiens semi-directifs sont préparés à l’avance pour obtenir une description objective de l’activité. Il est important d’adapter les questions en fonction des réponses et de confirmer ou détailler les informations obtenues.
- Les ateliers : ils rassemblent plusieurs parties prenantes pour collaborer à une description ou une analyse du processus. Cette approche favorise le partage des connaissances et permet d’obtenir une vision globale du processus.
Orientation de l’information : enquêtes ou sondages ?
- Les enquêtes : elles consistent à poser une série de questions ouvertes pour obtenir des informations. Il est important de formuler les questions de manière neutre afin de ne pas influencer les réponses. Les enquêtes peuvent être nominatives ou anonymes.
- Les sondages : ils reposent sur des questions fermées et peuvent être utilisés pour valider des hypothèses auprès d’un grand nombre de personnes.
De la théorie à la pratique : documentation et observation
- La documentation existante : elle constitue une source fiable d’informations. Selon le niveau de maturité de votre organisation en matière de processus, la documentation associée peut être plus ou moins formelle et structurée. Vous pouvez également vous inspirer de bonnes pratiques externes spécifiques à votre secteur d’activité.
- L’observation directe : elle permet d’analyser un processus en temps réel. L’observation passive peut être complétée par des interactions avec les acteurs du processus pour obtenir des informations supplémentaires. La combinaison de ces différentes techniques permet d’obtenir une description précise et une analyse approfondie du processus.
Quelle que soit la méthode choisie, la gestion des sources d’information est essentielle pour garantir la réussite de votre démarche de modélisation des processus. Il est donc primordial d’être attentif à la qualité des informations collectées et à leur cohérence globale.
La modélisation des processus est un outil puissant pour optimiser votre entreprise, mais sa mise en œuvre nécessite une approche rigoureuse et des informations pertinentes. En suivant les bonnes pratiques et en choisissant les méthodes de recherche adaptées, vous serez en mesure de créer une représentation précise de vos processus métier et d’atteindre vos objectifs.
