Il est temps d’abandonner les montagnes de documents physiques et de passer à l’ère numérique. La numérisation des documents administratifs est le moyen idéal pour simplifier la recherche, le partage, le stockage et la gestion de vos documents, tout en réduisant l’utilisation du papier et l’espace de stockage nécessaire.
Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
La numérisation de documents consiste à convertir des documents physiques en formats numériques tels que des fichiers PDF ou des images scannées. Cela facilite le stockage, l’organisation et l’accès aux informations de manière électronique, vous permettant ainsi de gérer et de partager vos documents plus facilement.
Quelle est la différence entre scanner et numériser un document ?
Scanner un document, c’est simplement créer une copie électronique à l’aide d’un appareil de numérisation. Numériser un document, en revanche, englobe tout le processus de transformation d’un document physique en un fichier électronique, du scan à la conversion.
Les avantages de la numérisation de documents
La numérisation de documents est particulièrement recommandée aux entreprises qui manipulent quotidiennement un grand nombre de documents tels que des contrats, des factures, des bons de commande, des relevés de comptes, etc. Grâce à la numérisation, ces tâches fastidieuses sont automatisées, ce qui vous permet de gagner un temps précieux et de réduire considérablement les risques d’erreurs. De plus, le passage au numérique rend votre entreprise plus productive et offre une plus grande mobilité à vos collaborateurs.
En numérisant vos documents, vous réduisez également l’encombrement physique de vos locaux, économisez sur les coûts de gestion liés à l’achat de papier et autres fournitures, et bénéficiez d’une meilleure protection de vos documents contre les risques tels que l’incendie ou le vol.
Les étapes de la numérisation
Pour mettre en place la numérisation de vos documents, vous devez d’abord définir vos objectifs afin de trouver les solutions qui conviennent le mieux à votre entreprise. Voici les étapes clés du processus de numérisation :
Définir les objectifs
Identifiez vos objectifs et les raisons pour lesquelles vous souhaitez numériser vos documents. À la fin de cette étape, vous pourrez déterminer le type de projet à mettre en place, le format et la résolution des documents, ainsi que le coût et la durée du projet.
Sélectionner les documents à numériser
Identifiez les documents qui doivent être numérisés en fonction de leur fréquence d’utilisation, de leur importance et de leur nature confidentielle.
Analyser les ressources disponibles
Évaluez les ressources nécessaires pour la numérisation de vos documents, telles que les scanners, les ordinateurs, les logiciels spécialisés, et établissez votre budget en conséquence.
La numérisation des documents
Procédez à la numérisation de vos documents à l’aide d’un scanner et vérifiez la qualité des fichiers numériques créés.
L’exportation des documents
Exportez les nouveaux fichiers numériques vers différents supports tels qu’un système d’archivage électronique, un disque dur externe ou une clé USB.
Les techniques de numérisation de documents
Il existe trois techniques principales de numérisation de documents :
- La numérisation des documents originaux, qui consiste à numériser le document sur des matériaux adaptés aux caractéristiques physiques du document.
- La numérisation des documents par balayage, qui utilise des capteurs pour balayer le document et reconstituer l’image, idéale pour les gros volumes.
- La numérisation des microformes, qui s’applique aux supports tels que les microfilms, les diapositives et les microfiches.
Les types de numérisation
Il existe deux types de numérisation de documents :
- La numérisation de base, qui ne donne aucune valeur légale au document numérisé. Le document original doit donc être conservé.
- La numérisation fidèle, qui reproduit fidèlement le document original et peut être utilisée légalement en cas de perte ou de dommage du document papier original.
Les tarifs de la numérisation de documents
Les tarifs de la numérisation de documents varient en fonction des prestataires et du type de projet. Il est recommandé de se renseigner auprès des professionnels et de comparer les tarifs pour trouver la meilleure offre.
Pourquoi externaliser la numérisation de documents ?
Externaliser la numérisation de documents présente de nombreux avantages. Cela permet de réduire la charge de travail de vos équipes, de bénéficier d’une expertise spécialisée et de garantir une gestion efficace des documents. De plus, cela offre une meilleure sécurité des données, une sauvegarde fiable et un accès rapide et facile aux documents numérisés.
Avec la numérisation de documents, simplifiez votre vie professionnelle et faites confiance à un prestataire externe pour gérer cette tâche essentielle.
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