Les Objectifs et Résultats Clés (OKR) sont des outils de définition des objectifs utilisés par des entreprises telles qu’IBM, Google, LinkedIn, Twitter, Dropbox, Spotify, Disney et BMW pour mobiliser des milliers d’employés autour de mêmes objectifs ambitieux.
Mais vous n’avez pas besoin d’être une multinationale, ni même un chef d’équipe, pour bénéficier des OKR. Ce cadre basé sur les données est tout aussi puissant pour définir des objectifs personnels. En bref, il s’agit d’un système qui garantit que ce que vous voulez voir se réaliser se réalise réellement.
Essayez les OKR si…
- Vous aimez les données et recherchez une méthode plus rigoureuse pour définir et suivre les objectifs.
- Vous travaillez beaucoup mais avez l’impression de ne pas progresser dans les bonnes choses.
- Vous avez du mal à dire “non” et à respecter les priorités.
- Vous avez l’impression de stagner dans votre développement personnel et que vous voulez vous mettre au défi.
- Vous devez définir des priorités et aligner les actions au sein d’une entreprise, d’une division ou d’une équipe.
Ce guide s’appuie sur les leçons de John Doerr, capital-risqueur, évangéliste des OKR et auteur du best-seller du New York Times “Measure What Matters”, afin de vous donner un aperçu de ce que sont les OKR et de comment les mettre en œuvre, que ce soit individuellement ou en équipe.
Qu’est-ce que les OKR?
Commençons par les bases. Les OKR signifient Objectifs et Résultats Clés. En résumé, les objectifs décrivent où vous voulez aller, et les résultats clés indiquent comment y parvenir.
Voici un exemple simple d’OKR personnel pour illustrer cela :
Dans “Measure What Matters”, Doerr décrit les objectifs et les résultats clés comme le yin et le yang de la définition des objectifs. Sans résultats clés pour les rendre réalisables, les objectifs ne sont que des souhaits. Sans objectifs pour les ancrer dans une stratégie et un but supérieurs, les résultats clés ne sont qu’une liste de tâches sans direction.
Cependant, ensemble, les OKR représentent le meilleur des deux mondes, associant des ambitions inspirantes à des actions concrètes. Les objectifs ambitieux de haut niveau peuvent motiver et donner un sens, mais ce sont vos actions à court terme qui finissent par produire des résultats. Vous avez besoin des deux pour être efficace.
Exemples d’OKR
Plus vous voyez d’exemples d’OKR, plus il est facile de les comprendre. Voici trois exemples d’OKR en action : deux exemples d’équipe et un exemple personnel.
À quelle fréquence devriez-vous définir des OKR?
Il n’y a pas de cadence d’OKR prédéfinie que vous devez suivre, mais Doerr estime que 1 à 3 mois est le meilleur délai : suffisamment long pour voir des résultats, mais suffisamment court pour que l’action se sente urgente. Vous pouvez également avoir des échéances qui se chevauchent. Par exemple, vous pouvez définir des OKR annuels à haut niveau, puis les diviser en OKR trimestriels, voire mensuels.
Pour continuer avec l’un des exemples d’OKR ci-dessus, si l’objectif annuel de votre entreprise est d’”améliorer le taux de rétention des clients sur 1 mois de 20%”, le résultat clé “revoir la série d’accueil par email” pourrait devenir l’objectif du premier trimestre de votre équipe de croissance, avec ses propres résultats clés :
N’oubliez pas que vos objectifs peuvent rester les mêmes pendant des années, mais vos résultats clés doivent être limités dans le temps.
Qu’est-ce qui rend les OKR efficaces?
Malgré leur simplicité, ce n’est pas le cadre lui-même qui rend les OKR si puissants, mais plutôt la mentalité qui les sous-tend. Dans “Measure What Matters”, Doerr décrit les quatre “super-pouvoirs” des OKR qui distinguent ce système des autres approches de définition des objectifs :
Focus
Les OKR créent une compréhension claire de ce qui doit être priorisé. Ils vous permettent, ainsi qu’à votre équipe, de dire non à tout le reste. Doerr décrit à quel point les OKR étaient libérateurs au début de sa carrière chez IBM : “Quand des personnes venaient me demander mi-trimestre de rédiger de nouvelles fiches techniques, je pouvais dire non sans craindre de conséquences.
Alignement
La beauté des OKR est qu’ils permettent à la fois une approche descendante et ascendante de la définition des objectifs. Alors que l’entreprise définit des OKR stratégiques à haut niveau (approche descendante), les équipes et les individus ont le pouvoir de définir leurs propres OKR (en consultation avec leurs responsables) pour atteindre au mieux les objectifs de l’entreprise (approche ascendante). Ils sont ensuite responsables de ce travail spécifique.
Doerr parle d’alignement dans le contexte des grandes entreprises avec des centaines ou des milliers d’employés, mais cela s’applique aussi à la définition d’objectifs individuels. Lorsqu’ils sont bien utilisés, les OKR individuels alignent vos actions quotidiennes sur les objectifs et le but plus importants que vous vous êtes fixés.
Responsabilisation
Les OKR soutiennent ce que Doerr appelle un “esprit de responsabilisation sans jugement”. Les délais clairs créent de l’urgence, les mesures objectives éliminent la subjectivité et les points de contrôle réguliers garantissent que des mesures rapides sont prises si un résultat clé dévie ou doit être ajusté. Dans l’ère du travail de la connaissance, où la production est souvent difficile à mesurer et à définir, les OKR peuvent être un point de référence convenu mutuellement pour évaluer ce qui fonctionne, ce qui bloque et ce qui doit changer.
Croissance
Lorsqu’ils sont utilisés correctement, les OKR peuvent être une puissante force de motivation pour vous dépasser, dépasser votre équipe ou votre entreprise par rapport à leurs capacités actuelles. Définir des OKR devrait vous mettre mal à l’aise, tout en faisant de l’échec et de l’apprentissage qui en découle une partie naturelle du processus.
7 principes clés pour faire fonctionner les OKR
Les OKR peuvent sembler simples en surface, mais cela ne signifie pas qu’ils sont faciles à mettre en œuvre dans la pratique. Doerr résume des décennies d’expérience aidant les entreprises à mettre en œuvre les OKR en 7 leçons essentielles pour les rendre efficaces dans n’importe quel contexte :
Moins, c’est plus
Doerr recommande 3 à 5 résultats clés par objectif. Au-delà, cela diminue la clarté et la concentration que fournissent les OKR.
Définir les objectifs de bas en haut
Comme l’a observé l’expert en gestion Peter Drucker, “lorsque les gens choisissent une action, ils ont plus de chances de la mener à terme”. Doerr recommande que les équipes et les individus définissent environ la moitié de leurs propres OKR en consultation avec leurs responsables, plutôt que de recevoir tous les objectifs du haut.
Pas de dictat
Même les OKR descendantes fixées par les leaders de l’entreprise doivent être le fruit d’un processus collaboratif et inclusif. Un consensus et un engagement collectifs sont essentiels pour réussir.
Rester flexible
Les OKR doivent être agiles face aux changements de circonstances. Les résultats clés peuvent être modifiés en cours de cycle, voire abandonnés s’il devient évident qu’ils ne sont plus pertinents. Bien que les objectifs aient tendance à être à plus long terme, ils peuvent également évoluer en fonction des nouvelles réalités et informations. Par exemple, lorsque Motorola a commencé à prendre des parts de marché en 1979, IBM a dû rapidement changer de priorités en conséquence. À un niveau plus personnel, si vous vous blessez en vous entraînant pour un marathon, vous devrez ajuster votre objectif pour vous concentrer sur votre rétablissement. Sans flexibilité, les OKR deviendront rapidement obsolètes.
Fixer des objectifs “ambitieux”
Vous ne devriez pas atteindre 100 % de vos OKR. Google vise notamment un taux de réussite de 60 à 70 %. Un taux de réussite de 100 % signifie que vous avez joué la sécurité avec vos objectifs. Les OKR doivent vous pousser, vous et votre équipe, ou encore votre entreprise, au-delà de vos capacités actuelles. Si un sous-ensemble de vos OKR vous met mal à l’aise, vous êtes sur la bonne voie.
Ne pas lier les OKR aux incitations financières
Pour que les OKR fonctionnent, les résultats clés doivent rester distincts de la rémunération. Une fois que les résultats clés sont liés à des primes et des promotions, les gens ont tendance à jouer la sécurité. Pour souligner ce point, Doerr cite Andy Grove, cadre d’IBM et “père des OKR” : “[Les OKR sont] destinés à donner un rythme à une personne – à lui mettre un chronomètre dans la main pour qu’il puisse évaluer ses propres performances. Ce n’est pas un document juridique sur lequel baser les évaluations de performance.”
Soyez patient
Définir des OKR est difficile. Ce qui a fonctionné chez IBM ou Google ne fonctionnera probablement pas de la même manière dans votre organisation ou pour vous personnellement. La mentalité flexible de tâtonnement et d’erreur derrière la définition des OKR s’applique également au processus de mise en œuvre du système lui-même. Il est peu probable que vous y arriviez du premier coup, mais en réévaluant constamment et en adaptant votre approche, vous vous rapprocherez de ce qui vous convient le mieux.
Erreurs courantes et idées fausses sur les OKR
Comme pour la plupart des méthodes de productivité popularisées, les gens ont des opinions très tranchées sur la façon de faire les OKR de la “bonne” manière. Malheureusement, certaines idées fausses solidement ancrées empêchent les gens de réaliser tout le potentiel des OKR ou les découragent d’utiliser ce cadre de travail.
“Il faut être doué pour les données pour faire des OKR.”
Établir des résultats clés peut être intimidant, surtout si vous ne vous considérez pas comme une “personne des données”. Bien que les résultats clés doivent être mesurables, cela ne signifie pas que vous devez disposer d’un système de données sophistiqué pour les suivre.
Si vous êtes un écrivain avec pour objectif d’écrire un roman à succès, l’un des résultats clés pourrait être “écrire 1000 mots par jour”. Si votre objectif est d’embaucher un VP marketing, un résultat clé pourrait être “interviewer 10 candidats”. Vous n’avez pas besoin d’outils sophistiqués ou de connaissances spécialisées pour suivre ces chiffres.
“Mesurable signifie des nombres.”
Beaucoup de gens vous diront que les OKR doivent être basés sur des nombres – par exemple, réaliser 10 000 $ de nouvelles ventes, obtenir 5 000 nouveaux abonnés, réduire le taux de désabonnement de 25 %. Ce n’est pas nécessairement vrai. Bien que de nombreux résultats clés soient basés sur des chiffres, de nombreux résultats clés valables peuvent être mesurés uniquement à 0 ou à 1 – soit vous l’avez fait, soit vous ne l’avez pas fait. La question la plus importante à poser à vos OKR est : “À la fin de cette période, pourrai-je dire que j’ai accompli cela ou non ?” Si la réponse est oui, alors c’est un résultat mesurable.
Par exemple, “Créer une spécification de conception finale avec l’accord de l’équipe d’ici le 15 avril” est un résultat clé parfaitement valable et mesurable, même s’il n’est pas chiffré. Ainsi, les résultats clés deviennent un outil beaucoup plus flexible et utile, pouvant englober à la fois la planification et l’exécution d’un projet.
“Les OKR sont réservés aux équipes et aux entreprises.”
Bien que les OKR soient généralement abordés dans le contexte des entreprises, vous pouvez les utiliser avec autant d’efficacité pour vous-même, que vous soyez une entreprise d’une seule personne ou que vous souhaitiez simplement une méthode plus rigoureuse pour suivre vos objectifs personnels.
“Les OKR doivent englober l’ensemble de votre travail.”
Vos résultats clés ne doivent pas être une liste exhaustive de chaque tâche que vous devez accomplir dans une journée. Par exemple, la plupart d’entre nous devons répondre aux e-mails dans le cadre de nos fonctions régulières, mais vous ne devriez pas définir “atteindre zéro e-mail en attente chaque jour” comme un résultat clé. Les OKR servent plutôt à mettre en lumière le travail le plus important que vous devez accomplir pour progresser vers vos objectifs.
Comment suivre vos OKR dans Todoist
Pour que les OKR fonctionnent, vos tâches quotidiennes doivent être alignées sur vos résultats clés. Une façon facile de donner la priorité visuellement à vos OKR dans Todoist est d’utiliser des projets et des sous-projets.
Configuration de vos projets OKR
Commencez par créer un projet pour chacun de vos objectifs. Dans chaque projet d’objectif, créez une section pour chaque résultat clé.
Ajoutez des tâches pour les étapes que vous devrez suivre pour atteindre chaque résultat clé, ainsi que des dates d’échéance pour rester sur la bonne voie. Ajoutez davantage de tâches tout au long du cycle si nécessaire.
N’oubliez pas d’inclure une tâche récurrente hebdomadaire pour passer en revue chaque résultat clé, identifier ce qui fonctionne bien et ce qui doit être adapté, ajouter de nouvelles tâches éventuelles et planifier vos priorités pour la semaine à venir.
Selon vos OKR, il peut être judicieux de suivre un ou plusieurs résultats clés sous forme de tâches plutôt que de sous-projets. Par exemple, si votre objectif est de “publier vous-même un roman”, le résultat clé “écrire 1000 mots par jour” a probablement plus de sens en tant que tâche quotidienne plutôt qu’en tant que projet distinct.
N’oubliez pas de rester flexible ! Chaque OKR est unique et peut nécessiter une configuration légèrement différente.
Création d’un filtre OKR
Donnez encore plus d’importance à vos tâches liées aux OKR en les séparant dans leur propre vue filtrée. Utilisez la requête du filtre “7 prochains jours & projet #objectif” pour voir toutes les tâches de votre projet “objectif” qui doivent être terminées dans les 7 prochains jours.
En début de journée, ouvrez votre filtre “Tâches OKR” pour voir le travail sur lequel vous devez vous concentrer ensuite.
Suivi des OKR d’équipe avec Todoist Business
Si vous utilisez Todoist Business pour gérer les tâches de votre équipe, ajoutez les OKR de votre équipe en tant que tâches dans votre boîte de réception d’équipe afin que tout le monde puisse s’y référer à tout moment.
Utilisez les sections de projet pour diviser les OKR par équipe et attribuez chaque résultat clé à la personne qui en sera responsable. Chaque propriétaire de résultat clé peut publier des mises à jour régulières dans les commentaires des tâches pour que tout le monde sache où en est chaque OKR.
Ce niveau de transparence renforce les quatre super-pouvoirs des OKR pour votre équipe :
- Focus : tout le monde voit clairement les priorités de l’entreprise.
- Alignement : tout le monde comprend comment les OKR de chaque équipe s’inscrivent dans les autres pour soutenir les OKR de l’ensemble de l’entreprise.
- Responsabilisation : chaque propriétaire de résultat clé s’engage publiquement envers ses OKR et est responsable de rendre compte de ses progrès à toute l’équipe.
- Croissance : avec les OKR publics et les mises à jour, toute l’entreprise voit que les OKR ambitieux sont quelque chose à embrasser et que les échecs sont une occasion d’apprentissage, pas une punition.
Lorsqu’il s’agit d’atteindre vos objectifs, il n’y a pas de substitut au travail acharné. Mais un travail acharné ne vous mènera nulle part si vous ne vous dirigez pas dans la bonne direction. La prochaine fois que vous vous asseyez pour réfléchir à où vous voulez être le mois prochain, le trimestre prochain ou l’année prochaine, essayez d’utiliser le cadre des OKR pour vous fixer des objectifs ambitieux et tracer un chemin concret et mesurable pour y parvenir.