Vous êtes un dirigeant d’entreprise fraîchement installé en tant qu’auto-entrepreneur dans le domaine commercial. Les organismes publics et privés vous demandent régulièrement un extrait de Kbis. Pour répondre à leurs attentes, découvrez dans ce guide tout ce qu’il faut savoir sur le Kbis.
Qu’est-ce que le Kbis ?
En France, le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est délivré à toutes les entreprises immatriculées au RCS et prouve la validité juridique des entreprises et autres entités légales. Cet extrait est obligatoire pour les relations entre les entreprises et l’administration, ainsi que pour les échanges commerciaux entre professionnels. Vous pouvez être amené à le présenter à votre banque lors de l’ouverture d’un compte professionnel, ou à certains fournisseurs. C’est également un document essentiel pour candidater à des appels d’offres publics ou privés. Le rôle du Kbis est de faciliter l’identification des entreprises en récapitulant toutes les informations enregistrées au registre du commerce et des sociétés. Il mentionne le statut juridique de l’entreprise, son siège social, le nom de son dirigeant, ainsi que le montant de son capital social. De plus, toutes les décisions du tribunal de commerce concernant d’éventuelles procédures collectives y sont consignées. Ainsi, l’extrait de Kbis permet d’obtenir des informations sur la santé financière des entreprises, en mentionnant les procédures de sauvegarde, liquidations ou redressements judiciaires qu’elles ont pu subir.
Le Kbis est généralement demandé par les établissements financiers, les partenaires commerciaux, les administrations lors d’appels d’offres publics, ainsi que par les grossistes pour l’ouverture d’un compte au nom de la société. Il peut être obtenu auprès du greffe du tribunal de commerce localement, en ligne, ou auprès d’un guichet judiciaire ou de proximité dans certaines régions spécifiques. Toute personne a la possibilité de demander un extrait de Kbis, car il s’agit d’un document public. Il suffit de fournir la dénomination sociale ou le numéro d’immatriculation (SIREN ou SIRET). Cependant, la demande est généralement effectuée par le chef d’entreprise lui-même, car elle est payante :
- 2,69 euros pour un retrait sur place.
- 4,03 euros pour un envoi par courrier.
- 3,37 euros pour une demande effectuée en ligne.
Pour éviter de payer à chaque demande, il est possible de souscrire un abonnement sur le site infogreffe.
L’importance du Kbis
Le Kbis atteste de l’existence légale d’une société et de son inscription régulière au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Depuis 1919, le RCS recense toutes les entreprises françaises et les succursales de sociétés étrangères exerçant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, associations sans but lucratif ayant émis des obligations, SCP d’avocats, EPIC, etc.
Les seules exceptions sont les agents commerciaux et les EIRL qui s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l’inscription au RCS est obligatoire, y compris pour les personnes physiques (entreprises individuelles) exerçant une activité commerciale.
L’extrait Kbis sert de carte d’identité pour ces sociétés, et il est parfois demandé aux entreprises non commerciales. Dans ce cas, elles peuvent fournir un document équivalent :
- Extrait D1 pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
- Certificat d’inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l’INSEE, pour les professions libérales exerçant une activité non-commerciale.
Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mis en place un système d’identification en ligne permettant aux chefs d’entreprise de se procurer leur extrait Kbis gratuitement. En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique via le service d’identification sécurisé MonIdenum. Voici les étapes à suivre :
- Activez votre identité numérique en envoyant une copie de votre pièce d’identité sous format numérique.
- Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
- Le téléservice MonIdenum effectue le rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant ainsi d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.
Si vous n’avez pas accès à internet, vous pouvez vous rendre directement au greffe du tribunal de commerce compétent pour obtenir un extrait de Kbis.
Comment demander un extrait de Kbis en ligne ?
Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, rendez-vous sur le site Infogreffe.fr. Ce portail internet regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français et permet de rendre publiques les informations enregistrées au registre du commerce et des sociétés. Voici la marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe :
- Identifiez la société concernée en utilisant sa dénomination ou son numéro Siren dans la barre de recherche. Vous pouvez également effectuer une recherche avancée en fonction de la localisation, du secteur d’activité ou du statut juridique de l’entreprise.
- Sélectionnez l’entreprise recherchée, puis rendez-vous dans l’onglet “Extrait Kbis” de la section “Documents officiels”.
- Choisissez le mode de transmission qui vous convient : voie électronique (mail ou téléchargement) ou courrier postal à l’adresse de votre choix.
- Validez votre commande et vérifiez les coordonnées de livraison. Vous avez la possibilité de modifier votre adresse e-mail et votre adresse postale jusqu’au paiement de votre commande.
- Une fois la commande validée et payée, vous pouvez accéder immédiatement à votre document dans votre compte utilisateur si vous avez choisi la transmission par téléchargement.
- Si le document vous a été envoyé par voie électronique, que ce soit par téléchargement ou par e-mail, vous pouvez l’imprimer pour le présenter à vos partenaires financiers.
Bien que le Kbis n’ait pas de date d’expiration, il est généralement recommandé que le document ait moins de 3 mois pour être valable lors de vos démarches administratives ou professionnelles. Il peut être judicieux de demander l’envoi périodique de votre extrait de Kbis sur le site Infogreffe.
Ce service est accessible à toute personne intéressée, qu’elle soit liée ou non à l’entreprise. Pour en bénéficier, rendez-vous sur le site Infogreffe.fr, puis identifiez la société concernée en suivant les mêmes étapes que précédemment décrites. Vous devrez ensuite effectuer une demande d’extrait de Kbis par courrier postal, en choisissant la périodicité et la durée d’envoi souhaitées (ne dépassant pas 24 mois). Une fois votre commande validée et payée, vous recevrez automatiquement un extrait de Kbis aux dates et à l’adresse de votre choix. Cette commande périodique est un service payant dont le coût varie en fonction du nombre d’envois. Il s’agit d’un abonnement vous permettant de recevoir régulièrement un Kbis actualisé sans effectuer de démarches supplémentaires.
Conclusion
Le Kbis est un document clé pour les entreprises en France, prouvant leur existence légale et leur inscription au Registre du Commerce et des Sociétés. Obtenez facilement votre extrait de Kbis en ligne en vous rendant sur le site Infogreffe.fr. Vous pouvez également demander l’envoi périodique du document pour rester à jour dans vos démarches administratives et professionnelles. N’hésitez pas à utiliser les services en ligne mis à votre disposition pour faciliter vos procédures et prouver votre sérieux auprès de vos partenaires commerciaux et financiers.
*Ressources utiles :
- economie.gouv.fr
- service-public.fr
- infogreffe.fr
- monidenum.fr*
