Microsoft Excel est l’une des applications métier les plus utilisées et l’une des sources de données les plus courantes pour Power BI. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de vos classeurs Excel, voici comment obtenir des données à l’aide de Power BI.
Classeurs pris en charge
Power BI prend en charge l’importation ou la connexion aux classeurs créés dans Excel 2007 et les versions ultérieures. Assurez-vous que vos classeurs sont enregistrés au format de fichier .xlsx ou .xlsm et que leur taille est inférieure à 1 Go.
Classeurs contenant des plages ou des tableaux de données
Si votre classeur contient des feuilles de calcul simples avec des plages de données, il est préférable de mettre vos données sous forme de tableau pour faciliter la visualisation des données dans Power BI. Les tableaux et les colonnes nommés dans le volet “Tables” vous permettront de mieux organiser vos données.
Classeurs avec modèles de données
Les classeurs peuvent contenir des modèles de données avec une ou plusieurs tables de données chargées à l’aide de tables liées, de Power Query, d’Obtenir et transformer des données dans Excel ou de Power Pivot. Power BI prend en charge toutes les propriétés des modèles de données, telles que les relations, les mesures, les hiérarchies et les indicateurs de performance clés (KPI).
Classeurs avec des connexions à des sources de données externes
Si vous connectez votre classeur Excel à une source de données externe, vous pourrez créer des rapports et des tableaux de bord basés sur les données de cette source de données connectée dans Power BI. Vous pourrez également configurer l’actualisation planifiée pour automatiser la connexion à la source de données et obtenir les mises à jour. Plus besoin de rafraîchir manuellement vos données à l’aide de la fonction “Obtenir des données” dans Excel. Les visualisations dans les rapports et les vignettes de tableau de bord basées sur la source de données seront automatiquement mises à jour.
Classeurs avec tableaux croisés dynamiques et graphiques
La présence ou l’absence de vos tableaux croisés dynamiques et graphiques dans Power BI dépend de l’emplacement où votre classeur est enregistré et de la manière dont vous l’intégrez à Power BI. Les différentes options vous seront expliquées dans la suite de cet article.
Types de données
Attribuez des types de données spécifiques à vos données dans Excel pour améliorer votre expérience Power BI. Power BI prend en charge les types de données suivants :
- Nombre entier
- Nombre décimal
- Devise
- Date
- Vrai/Faux
- Texte
Importer ou charger des données Excel
Il existe deux façons d’explorer les données Excel dans Power BI : charger et importer.
Lorsque vous chargez votre classeur, il apparaît dans Power BI comme dans Excel Online. Vous pouvez également épingler des éléments directement de vos feuilles de calcul sur vos tableaux de bord.
Lorsque vous importez vos données, Power BI importe toutes les données prises en charge dans les tables et tout modèle de données dans un nouveau modèle sémantique Power BI.
Charger vers Power BI
Utilisez le bouton “Charger” pour charger des fichiers dans le service Power BI. Dans l’espace de travail où vous souhaitez ajouter le fichier, sélectionnez “Charger” en haut de la page. Dans la liste déroulante, choisissez :
- “OneDrive Entreprise” pour vous connecter aux fichiers stockés dans votre OneDrive Entreprise.
- “SharePoint” pour vous connecter à des fichiers sur n’importe quel site SharePoint auquel vous avez accès.
- “Parcourir” pour charger des fichiers à partir de votre ordinateur.
Si vous chargez un fichier local, Power BI ajoutera une copie du fichier à l’espace de travail. Si vous utilisez les options “OneDrive Entreprise” ou “SharePoint”, Power BI créera une connexion au fichier. Toute modification apportée au fichier dans SharePoint ou OneDrive sera automatiquement synchronisée par Power BI environ une fois par heure.
Lorsque vous vous connectez à un fichier Excel à l’aide de OneDrive Entreprise, vous ne pourrez pas modifier votre classeur dans Power BI. Si vous devez apporter des modifications, vous pourrez sélectionner “Modifier” et choisir de modifier votre classeur dans Excel Online ou l’ouvrir dans Excel sur votre ordinateur. Les modifications seront enregistrées dans le classeur sur OneDrive.
Vous devez charger ou importer des données si vous avez uniquement des données dans des feuilles de calcul, ou si vous avez des plages, des tableaux croisés dynamiques et des graphiques que vous souhaitez épingler sur vos tableaux de bord.
Les classeurs Excel locaux sont ouverts dans Excel Online dans Power BI. Contrairement aux classeurs Excel stockés sur OneDrive ou SharePoint – Sites d’équipe, vous ne pourrez pas modifier les fichiers Excel locaux dans Power BI.
Dans Excel 2016 et les versions ultérieures, vous pourrez également utiliser “Fichier” > “Publier” > “Charger” à partir d’Excel. Pour plus d’informations, consultez Publier sur Power BI à partir de Microsoft Excel.
Une fois votre classeur chargé, il apparaîtra dans la liste du contenu de votre espace de travail.
Importer des données Excel dans Power BI
Pour importer des données Excel dans Power BI, dans “Mon espace de travail”, sélectionnez “Nouveau” > “Modèle sémantique” > “Excel”, puis recherchez le fichier.
La liste “Mes fichiers” vous permettra d’ajouter des fichiers à partir de votre dossier de documents et d’autres sources personnelles.
Vous pourrez utiliser la liste “Accès rapide” sur le côté gauche de la fenêtre pour ajouter des fichiers à partir de sites SharePoint et d’autres sources partagées.
Sélectionnez “Parcourir cet appareil” pour ajouter des fichiers à partir de l’appareil que vous utilisez actuellement.
Lorsque vous importez vos données Excel, Power BI importera toutes les données prises en charge dans les tables et tout modèle de données dans un nouveau modèle sémantique Power BI.
Vous devrez importer vos données si vous avez utilisé les fonctionnalités “Obtenir et transformer des données” ou “Power Pivot” pour charger des données dans un modèle de données.
Si vous chargez à partir de OneDrive Entreprise, lorsque vous enregistrez les modifications, Power BI les synchronisera avec le modèle sémantique dans Power BI, généralement dans l’heure. Vous pourrez également sélectionner “Publier” pour exporter vos modifications immédiatement. Les visualisations présentes dans les rapports et tableaux de bord seront également mises à jour, en fonction des déclencheurs d’actualisation.
Préparer votre classeur pour Power BI
Regardez cette vidéo pour savoir comment vérifier que vos classeurs Excel sont prêts pour Power BI.
Où enregistrer votre classeur
L’endroit où vous choisissez d’enregistrer votre classeur est important. Voici quelques options :
- Local : En enregistrant votre classeur sur un disque de votre ordinateur ou dans un autre emplacement de votre organisation, vous pourrez charger votre fichier à partir de Power BI. Votre fichier restera sur le lecteur source. Lorsque vous importerez le fichier, Power BI créera un modèle sémantique et chargera les données et tout modèle de données dans le modèle sémantique.
Les classeurs Excel locaux seront ouverts dans Excel Online dans Power BI. Contrairement aux classeurs Excel stockés sur OneDrive ou SharePoint – Sites d’équipe, vous ne pourrez pas modifier les fichiers Excel locaux dans Power BI.
Excel propose également une commande “Publier” dans le menu “Fichier”. Son utilisation est identique à celle de “Charger” dans Power BI. Si vous apportez régulièrement des modifications au classeur, il sera souvent plus facile de mettre à jour votre modèle sémantique dans Power BI.
- OneDrive Entreprise : Se connecter à OneDrive Entreprise avec le même compte que Power BI est le moyen le plus efficace de synchroniser votre travail dans Excel avec votre modèle sémantique, vos rapports et vos tableaux de bord Power BI. Power BI se connectera à votre classeur sur OneDrive toutes les heures environ. Si Power BI détecte des modifications, il mettra automatiquement à jour votre modèle sémantique, vos rapports et vos tableaux de bord Power BI.
Tout comme lorsque vous enregistrez un fichier sur un lecteur local, vous pourrez utiliser “Publier” dans Excel pour mettre à jour immédiatement votre modèle sémantique et vos rapports Power BI. Sinon, Power BI synchronisera automatiquement, généralement dans l’heure.
- Site d’équipe SharePoint : En enregistrant vos fichiers Power BI Desktop sur un site d’équipe SharePoint, vous pourrez les synchroniser avec votre modèle sémantique, vos rapports et vos tableaux de bord Power BI. Vous pourrez spécifier une URL ou vous connecter au dossier racine à partir de Power BI.
Publier à partir d’Excel sur votre site Power BI
L’utilisation de la fonctionnalité Excel “Publier sur Power BI” revient à utiliser Power BI pour importer votre fichier ou vous y connecter. Pour plus d’informations, consultez Publier sur Power BI à partir de Microsoft Excel.
Migration de vos classeurs Excel
Si vous avez des classeurs Excel locaux chargés dans un espace de travail Power BI, vous pourrez les télécharger en utilisant l’option “Télécharger le fichier Excel”. Ensuite, enregistrez-les dans OneDrive Entreprise ou une bibliothèque de documents SharePoint. Vous pourrez ensuite réimporter le classeur à partir d’OneDrive Entreprise ou d’une bibliothèque SharePoint dans votre espace de travail.
Pour actualiser les données dans les modèles de données Excel, vous devrez publier le modèle de données en tant que modèle sémantique Power BI. Nous vous recommandons d’utiliser Power BI Desktop pour importer le modèle, car il mettra à niveau votre modèle de données vers la dernière version. Cela vous offrira la meilleure expérience future. Utilisez l’option “Importer” à partir de “Power Query”, “Power Pivot” et “Power View” dans le menu “Fichier” de Power BI Desktop.
Si vous souhaitez créer de nouveaux classeurs connectés à un modèle de données sémantique dans votre classeur Excel, vous devrez d’abord publier le modèle de données en tant que modèle sémantique Power BI. Ensuite, dans Excel, utilisez l’option “À partir de Power BI (Microsoft)” pour connecter votre classeur au modèle sémantique. Cette option est disponible dans le ruban “Données”, sous “Obtenir des données”, dans le menu “À partir de Power Platform”.
N’oubliez pas de republier l’application avec les nouveaux éléments si vous incluez un classeur dans une application d’organisation Power BI.
Vous pourrez utiliser l’API REST d’administration Power BI pour vérifier quels classeurs peuvent être affectés par la dépréciation des classeurs locaux et les fonctionnalités d’actualisation. Cette API répertorie les classeurs de votre organisation. Vous devrez être membre du rôle d’administrateur Power BI ou administrateur général pour appeler cette API.
GET https://api.powerbi.com/v1.0/myorg/admin/workbooksL’API vous fournira la liste de tous les classeurs Excel publiés dans votre organisation, au format JSON.
Vous pourrez également vérifier si un classeur Excel est un classeur local en y accédant dans Power BI et en vérifiant si l’option “Télécharger le fichier Excel” est disponible.
Vous pourrez utiliser PowerShell pour appeler cette API. Vous devrez d’abord installer le module “MicrosoftPowerBIMgmt”. Pour plus d’informations, consultez la référence PowerShell Power BI. Vous devrez appeler l’applet de commande “Login-PowerBIServiceAccount” avant d’appeler “Invoke-PowerBIRestMethod”.
Résolution des problèmes et limitations
Si votre classeur est trop volumineux, consultez les conseils pour réduire sa taille afin qu’il puisse être visualisé dans Power BI.
Le chargement de classeurs Excel vers un espace de travail Power BI n’est pas pris en charge par les clients du cloud souverain.
Vous ne pourrez pas utiliser l’actualisation planifiée des classeurs Excel avec des connexions à des modèles tabulaires SSAS locaux via une passerelle.
Étapes suivantes
- Explorez vos données : Une fois que vous avez chargé vos données et rapports à partir de votre fichier dans Power BI, vous pourrez utiliser le nouveau modèle sémantique pour explorer vos données. Votre classeur s’ouvrira dans Power BI de la même manière que dans Excel Online.
- Planifiez l’actualisation : Si votre classeur Excel est connecté à des sources de données externes, ou si vous avez importé à partir d’un disque local, vous pourrez configurer l’actualisation planifiée pour maintenir votre modèle sémantique ou vos rapports à jour. Pour plus d’informations, consultez la documentation sur l’actualisation des données dans Power BI.
- Publier sur Power BI à partir de Microsoft Excel.
