La certification Qualiopi est une certification française qui vise à garantir que les organismes de formation respectent les critères de qualité définis par le gouvernement français. Elle couvre tous les types de programmes de formation, y compris les apprentissages, la formation professionnelle et la formation continue.
De nombreuses organisations de formation étrangères se demandent si elles peuvent obtenir la certification Qualiopi. L’objectif est de permettre aux clients français de ces organisations de bénéficier d’un financement pour une partie de leur formation. Ce financement comprend notamment les opérateurs de compétences (OPCO), l’État, les régions, Pôle emploi, Mon Compte Formation (CPF), etc.
Les conditions à remplir
Condition 1 : La société étrangère propose des activités de formation en France.
La société doit s’enregistrer ici pour obtenir un SIREN (numéro d’immatriculation d’entreprise française). Il existe plusieurs possibilités pour mettre en œuvre ses activités en France :
- Créer une entité de boîte aux lettres, pour les activités non commerciales ;
- Créer une succursale (branch en français) => pas la plus pertinente car ce type d’entité n’a pas de responsabilité légale en France ;
- Créer une filiale (subsidiary en français). Voici quelques exemples de types de sociétés françaises. Cette société représentera votre demande de certification Qualiopi. Elle sera également utile pour les projets CPF et RS, pour établir des partenariats avec d’autres organismes de certification de formation.
Si vous ne souhaitez pas créer une filiale, vous devez trouver une entreprise de formation qui acceptera de vous représenter légalement et qui réside en France. Vous utiliserez le SIREN de votre représentant (voir condition 2).
Condition 2 : Nommer un représentant domicilié en France
L’organisme de formation étranger doit nommer un représentant domicilié en France autorisé à répondre en son nom aux obligations légales, conformément à l’article R. 6351-3 du Code du travail français. Par conséquent, le représentant de l’organisation étrangère en France sera responsable de veiller au respect des critères du référentiel national de qualité au nom de l’organisation étrangère. Des audits seront effectués avec le représentant en France, qui sera chargé d’obtenir de l’organisation étrangère les preuves nécessaires.
Condition 3 : Soumettre une déclaration d’activité initiale à une préfecture française
Toute organisation ou personne morale qui propose des services de formation en France doit procéder à cette démarche.
Après cette déclaration à la préfecture, l’organisation devra soumettre chaque année un rapport pédagogique et financier via le site web mesdemarches.emploi.gouv.fr.
Obtenir la certification Qualiopi
Demande de certification initiale : L’organisme demandeur de la certification Qualiopi soumet un dossier de demande en remplissant notre formulaire de devis en ligne. La demande est formalisée par un contrat de certification valide pendant toute la durée du cycle de certification.
Accompagnement à la certification : un service non proposé par Certifopac mais possible en contactant des accompagnateurs Qualiopi.
Étude de recevabilité administrative de votre demande : nous effectuons un examen approfondi de la demande pour vérifier sa conformité aux prérequis. Nous vérifions l’absence de conflits d’intérêts ou la cohérence du champ de la certification par rapport à votre demande.
Réalisation d’un audit diagnostic blanc : un service facultatif mais très utile !
Réalisation de l’audit initial de certification : L’auditeur évalue la conformité de vos processus aux exigences du référentiel national de qualité. L’objectif est de répondre au niveau attendu pour chaque indicateur.
Décision de certification : Après que l’auditeur ait traité les éventuelles divergences, CERTIFOPAC prend une décision de certification. Notre équipe délivre un certificat officiel conforme à la réglementation.
Un audit d’une organisation étrangère pour la certification Qualiopi peut poser des difficultés, par exemple, si la documentation n’est pas rédigée en français. Dans ce cas, nous vous invitons à nous contacter pour explorer toutes les possibilités (auditeur bilingue, traduction des documents, etc.).
Les exigences du référentiel national de qualité
Tout d’abord, la certification Qualiopi repose sur la capacité de votre organisme de formation à démontrer sa conformité au référentiel national de qualité. Il s’agit d’un cahier des charges composé de 32 indicateurs qui détaillent les normes attendues en détail. Le référentiel inclut des exemples de preuves, des niveaux attendus, des obligations spécifiques, etc. Le nombre d’indicateurs qui seront audités n’est pas le même pour chaque organisme.
Le référentiel national de qualité est la bible pour les organismes se préparant à la certification Qualiopi. Un guide de lecture de 40 pages sert de base commune de travail entre l’organisme audité, l’auditeur et le certificateur. L’organisme audité doit adhérer scrupuleusement au niveau attendu pour éviter les écarts et obtenir sa certification Qualiopi. L’auditeur émet des constats de non-conformité en respectant la pondération des non-conformités.
Non-conformité
Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure.
Lors d’un audit sur site ou à distance, l’auditeur de Certifopac peut identifier une divergence par rapport aux exigences du référentiel. Dans ce cas, l’auditeur fournira une description détaillée et factuelle des constatations d’audit et des risques associés.
Non-conformité mineure
Une non-conformité mineure dans le cadre de l’audit Qualiopi intervient lorsque l’organisme audité prend partiellement en compte un indicateur. Cette prise en compte partielle ne remet pas en question la qualité du service fourni. C’est pourquoi elle est considérée comme mineure dans le cadre du système de référence et le certificat sera délivré (jusqu’à 4 non-conformités mineures identifiées).
Mise en œuvre du plan d’action : maximum 6 mois
Non-conformité majeure
Une non-conformité majeure dans le cadre de l’audit Qualiopi fait référence à une situation où l’organisme audité ne respecte pas les exigences d’un indicateur dans son processus qualité. De plus, cette non-conformité partielle ou inexistante compromet la qualité du service fourni. C’est pourquoi elle est considérée comme majeure selon le référentiel.
Mise en œuvre du plan d’action : maximum 3 mois
Nous contacter !
04 27 88 81 30 : Notre ligne téléphonique est ouverte tous les jours de 9h à 12h (sauf le mardi). Un membre de notre équipe commerciale pourra répondre à toutes vos questions. Vous pouvez également nous envoyer un e-mail à contact@certifopac.fr.
