Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Tout d’abord, il est essentiel de comprendre que la signature électronique ne consiste pas en une simple numérisation de votre signature manuscrite. Elle possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, mais garantit également l’intégrité de l’ensemble du document signé.
Quand peut-on utiliser la signature électronique ?
La signature électronique peut être utilisée dans toutes les situations où le document à signer est dématérialisé : un contrat, un devis, un abonnement, un paiement, un dossier de réponse à un appel d’offres, etc.
Comment fonctionne la signature électronique ?
La signature électronique repose sur un certificat électronique et une application logicielle. Grâce à ces deux éléments, vous pouvez apposer une signature sur les documents de votre offre que vous déposerez en ligne. La signature électronique n’est pas visuelle, elle se présente sous la forme d’une suite de nombres et de lettres. Elle garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. Pour répondre aux appels d’offres électroniques, il est indispensable de disposer d’un certificat électronique, qui est généralement stocké sur une clé USB cryptographique.
Votre certificat électronique
Votre certificat électronique est votre identité numérique. Il est personnel et nominatif, et appartient à un membre de votre société autorisé à l’engager. Il est composé de trois éléments indissociables : votre identité, les informations relatives à votre société et les fonctions autorisées par ce certificat.
La signature électronique
La signature électronique est obtenue en utilisant votre certificat électronique et une application logicielle. Elle garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. La clé USB cryptographique est le support le plus couramment utilisé pour stocker votre certificat électronique.
Qui délivre le certificat électronique ?
Plusieurs prestataires délivrent aujourd’hui des certificats électroniques. Pour répondre aux marchés publics, il est recommandé d’acheter un certificat qualifié conforme au règlement eIDAS. Il est conseillé d’opter pour un certificat de RGS** (suffisant pour répondre aux marchés publics).
Conseils pratiques
- Si vous êtes architecte, l’ordre des architectes a négocié des tarifs préférentiels avec l’organisme Certeurope.
- Si vous êtes artisan, rapprochez-vous de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat qui a également négocié des tarifs avec un organisme. Vous pouvez également contacter le syndicat de votre branche d’activité.
- Certaines banques proposent des certificats électroniques RGS**. Renseignez-vous auprès de votre conseiller pour connaître les tarifs et les délais d’obtention.
Coût et délai pour obtenir un certificat électronique
Le coût d’un certificat RGS** est d’environ 250 € HT et sa durée de validité est de 2 à 3 ans. Vous devrez renouveler votre certificat une fois cette période écoulée. Renseignez-vous auprès de votre ordre, votre CFE ou votre syndicat pour connaître les tarifs négociés. Le délai pour obtenir un certificat est généralement de 3 à 15 jours ouvrables.
Comment obtenir un certificat électronique ?
La délivrance d’un certificat se fait en deux étapes :
- Contactez l’organisme de certification de votre choix pour connaître la procédure à suivre, puis commandez votre certificat en ligne.
- Envoyez les pièces justificatives demandées par voie postale, accompagnées de l’accusé de réception de votre commande. Contactez ensuite l’organisme pour récupérer votre certificat.
Il est important de noter que lors de la signature des documents de l’offre, vous devrez brancher la clé USB contenant votre certificat électronique. Sans cette clé, vous ne pourrez pas effectuer la signature.
Comment installer un certificat électronique sur votre ordinateur ?
Une fois en possession de votre clé USB contenant votre certificat électronique, vous devrez l’installer sur l’ordinateur à partir duquel vous déposerez les offres. Les autorités de certification ont prévu un formulaire explicatif dans l’enveloppe de la clé USB. Suivez scrupuleusement les indications fournies pour effectuer l’installation. Vous devrez également attribuer un code PIN à votre certificat électronique.
Points importants à retenir
- Pendant la signature des documents de l’offre, la clé USB contenant votre certificat électronique doit être branchée.
- Une signature électronique ne peut pas être répudiée. Rangez donc votre clé USB dans un lieu sûr.
Si vous avez besoin d’accompagnement dans cette démarche, n’hésitez pas à me contacter via le formulaire de contact. Maintenant que vous avez votre certificat électronique, il est temps de vous concentrer sur la rédaction de votre mémoire technique et de votre offre. Un prochain article vous donnera des conseils pour se démarquer et augmenter vos chances de réussite.
