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Lorsque vous recrutez un nouveau collaborateur pour un poste de manager dans un entrepôt logistique, l’onboarding est une étape cruciale pour garantir une intégration réussie. Pendant le mois précédant son arrivée, il est essentiel de mettre en place une équipe chargée de ce processus. Cela implique de désigner différentes personnes pour prendre en charge différentes responsabilités.
Désigner les personnes
Une personne sera chargée de préparer l’accueil du nouveau collaborateur le premier jour. Elle devra s’occuper de tous les détails, de A à Z, et désigner les référents pour divers aspects tels que l’administratif, la découverte des locaux, la partie festive, les discours, le matériel/bureautique, etc.
Une autre personne sera responsable de contrôler que le processus d’onboarding se déroule bien dans les jours et semaines qui suivent l’arrivée du nouveau collaborateur. Elle assurera également un suivi à distance pendant les 6 premiers mois.
Une troisième personne sera chargée d’évaluer spécifiquement la manière dont le nouveau collaborateur se comporte en tant que manager. Pour ce faire, elle devra consulter les subordonnés du nouveau directeur logistique, les syndicats, etc. Il est important de choisir quelqu’un de discret, subtil, diplomate, bon négociateur et intermédiaire bienveillant afin de ne pas donner l’impression d’une surveillance étroite.
Une autre personne, au sein de l’équipe de direction, aura pour mission d’intégrer ce nouveau manager à l’équipe des managers. Elle agira comme un “team builder” et facilitera la communication et la création de liens entre le nouveau collaborateur et ses pairs. Son rôle sera de familiariser le nouvel arrivant avec la culture et les codes de l’entreprise, de lui faire comprendre l’organigramme et sa propre hiérarchie.
Enfin, une personne sera chargée de surveiller les opportunités d’évolution de carrière pour le nouveau collaborateur. Si celui-ci se révèle être encore plus compétent que prévu et pourrait être utile à un échelon supérieur, il est essentiel de le détecter et de mettre en place une évolution. Pour cette mission, il est crucial de désigner quelqu’un situé clairement au-dessus dans la hiérarchie du groupe, afin d’éviter toute rivalité et d’assurer un accompagnement bienveillant.
Etablir un calendrier
Pour réussir le processus d’onboarding, il est essentiel que chaque référent désigné dispose d’un calendrier partagé détaillant les mêmes étapes pour accompagner le candidat. Il est donc nécessaire d’établir les différentes étapes d’intégration et de fixer les jalons importants à respecter.
Inscrivez clairement les objectifs sur votre calendrier partagé, en précisant ce que vous attendez du candidat à chaque date. Cela permettra à chaque référent d’avoir une vision claire et de mieux s’organiser pour atteindre ces objectifs, sans brûler les étapes. Il est essentiel de laisser au nouvel arrivant des périodes de latence pour assimiler les informations, les mettre en pratique et les maîtriser avant de passer à l’étape suivante.
Définissez une période de formation, une période de pratique, et une période de validation et d’évaluation des nouvelles compétences pour chaque étape et chaque jalon. Formez vos référents lors d’un stage de management avant l’arrivée du nouveau collaborateur, afin qu’ils soient tous alignés sur la pédagogie adoptée, le mode explicatif, le mode de mise en pratique et le mode de vérification et de contrôle.
Prévoyez plusieurs calendriers pour différentes périodes :
- Un calendrier ultra détaillé pour le premier jour du nouvel arrivant dans l’entreprise.
- Un calendrier détaillé pour ses deux premières semaines, incluant les points d’étape, les réunions, l’emploi du temps précis, les moments de mise en valeur au sein de l’équipe, ainsi que des moments de socialisation en-dehors du travail.
- Un calendrier précis pour le premier trimestre, incluant les premières missions, les réunions hebdomadaires et mensuelles, les objectifs à atteindre, et un bilan approfondi à la fin de cette période.
- Un calendrier global pour les 6 premiers mois, incluant les rendez-vous importants avec la hiérarchie, les formations complémentaires, un questionnaire d’intégration et l’entretien de fin de période d’essai.
En suivant ces étapes, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour réussir le processus d’onboarding et intégrer efficacement votre nouveau collaborateur dans l’entreprise.
