Onboarding : Intégrer un nouvel employé avec succès

L’onboarding, également connu sous le terme d’intégration, est un processus essentiel pour accueillir et intégrer un nouveau salarié dans une entreprise. Il ne s’agit pas seulement d’une simple formalité administrative, mais d’un véritable parcours visant à favoriser une coopération positive et durable. C’est l’occasion de familiariser le nouvel employé avec son poste, son équipe, son manager et la culture d’entreprise. Alors, comment mettre en place un vrai processus d’onboarding ? Découvrons-le ensemble !

Qu’est-ce que l’onboarding ?

Définition de l’onboarding

L’onboarding, également appelé intégration, est un néologisme anglais difficilement traduisible en français. C’est la période qui va du moment où le salarié est informé de son embauche jusqu’à la prise totale de son poste. Cette période est cruciale pour assurer une intégration réussie et durable du nouvel employé. On pourrait la comparer à une période d’essai, mais elle va bien au-delà.

Les objectifs de l’onboarding

L’onboarding vise à offrir au nouvel employé les repères nécessaires pour s’intégrer pleinement dans l’entreprise. Cela comprend la familiarisation avec son poste, son équipe, son manager, mais aussi la compréhension de la culture d’entreprise et des processus en place. Un véritable processus d’onboarding permet d’éviter plusieurs situations indésirables :

1. Le départ prématuré du nouveau salarié : investissement perdu et recrutement à recommencer.
2. La lenteur dans l’acquisition des compétences : retard dans la montée en compétence et frustration du salarié.
3. L’indécision du nouvel employé : difficulté à prendre des décisions sans repères clairs.

En mettant en place un processus d’onboarding structuré, vous vous donnez les moyens de prendre de vraies décisions après le recrutement, de créer un engagement fort chez le salarié, de le rendre rapidement compétent et d’améliorer votre attractivité auprès des candidats.

Mettre en place un processus d’onboarding efficace

Les repères de l’onboarding

L’onboarding vise à donner des repères tant au nouvel employé qu’à l’employeur. Ces repères sont multiples et permettent de répondre à différentes questions.

Pour le salarié, les repères sont les suivants :

• Le projet, la vision et les objectifs de l’entreprise.
• La culture d’entreprise et les valeurs qui la caractérisent.
• La relation avec le manager et l’équipe.
• Les fonctionnements et les routines de l’entreprise.
• Les compétences requises dans le poste.
• Les signaux rationnels et émotionnels qui permettent de se projeter sur le long terme.

Pour l’employeur et le manager, les repères permettent de répondre aux questions suivantes :

• Le salarié partage-t-il les valeurs de l’entreprise ?
• Le salarié répond-il aux attentes du poste et de l’entreprise ?
• L’entreprise répond-elle aux attentes du salarié ?
• L’investissement pour instaurer une coopération positive est-il raisonnable ?

Les principes de l’onboarding

L’onboarding repose sur certains principes clés :

1. L’onboarding possède ses propres processus RH adaptés. Il nécessite des processus de formation, d’évaluation, de management et de team building spécifiques.
2. L’onboarding est rythmé par des jalons, avec des temps de passage et des points de contrôle.
3. L’onboarding nécessite une pédagogie adaptée. Il faut adopter un management explicatif en indiquant clairement au salarié quoi faire, comment le faire et pourquoi. Une approche pédagogique multi-canal est recommandée.

Exemple de processus d’onboarding

Voici un exemple inspirant de processus d’onboarding mis en place par la société FONCTION:SUPPORT pour le poste de Project Manager.

Avant le 1er jour :

1. Envoi d’un mail de préparation pour recueillir les informations nécessaires à l’établissement du contrat.
2. Envoi d’un second mail pour compléter les formalités administratives.
3. Envoi d’un mail détaillant les informations sur la mutuelle d’entreprise.
4. Planification et formalisation du calendrier d’intégration.

Le 1er jour :

1. Petit-déjeuner d’intégration pour faire connaissance avec l’équipe.
2. Présentation du projet d’entreprise par les co-dirigeants.
3. Réunion avec le manager pour la partie administrative.
4. Déjeuner d’intégration pour créer un moment privilégié avec l’équipe.
5. Tirage de portrait pour l’actualisation des profils sur les réseaux sociaux.
6. Présentation du système d’information.
7. Première formation métier dispensée par le manager.
8. Débriefing de la première journée pour recueillir les impressions du salarié.

La première semaine :

1. Présentation des valeurs d’entreprise par un dirigeant et le manager.
2. Sensibilisation à l’activité de l’entreprise par la découverte de projets déjà réalisés.
3. Présentation globale de l’offre de services de l’entreprise.
4. Présentation de la cartographie des processus.
5. Transfert et préparation sur les premiers projets à réaliser.
6. Actualisation des profils sur les réseaux sociaux.
7. Lancement du rapport d’étonnement.

Au cours du 1er mois :

1. Retour d’expérience sur les projets précédents.
2. Finalisation du rapport d’étonnement.
3. Formation aux soft skills.

Avant 3 mois :

1. Lancement des formations aux soft skills.
2. Echange informel avec la Direction.
3. Entretien d’intégration pour évaluer la période d’onboarding.

Avant 6 mois :

1. Finalisation des formations aux soft skills.
2. Entretien d’intégration pour faire le bilan de l’onboarding.

Mettre en place un processus d’onboarding efficace peut demander du temps et des ajustements. N’hésitez pas à vous appuyer sur des experts pour vous accompagner dans cette démarche.