L’optimisation des processus est un élément clé pour le succès et la performance d’une organisation. Cela consiste à améliorer les façons de faire de chaque processus au sein de l’entreprise. Mais au-delà d’un simple projet ponctuel, l’optimisation des processus prend tout son sens lorsqu’elle s’inscrit dans une démarche globale de gestion par les processus.
Les entreprises cherchent constamment à améliorer leurs processus dans le but d’atteindre une performance optimale et d’assurer une satisfaction continue des clients. La mise en place d’un système de management de la qualité permet de suivre de près les processus de l’organisation en mesurant régulièrement leur performance à l’aide d’indicateurs opérationnels. De plus, des revues régulières des processus sont effectuées pour prendre en compte les contraintes, les nouvelles exigences, les dysfonctionnements identifiés ou encore les suggestions d’amélioration.
Dans certains cas, les entreprises sont amenées à repenser en profondeur leurs processus, par exemple lors de leur transformation digitale. Cette transformation leur permet d’offrir de nouvelles expériences à leurs clients, ce qui nécessite une redéfinition radicale des processus opérationnels. Michael Hammer, un expert en gestion, définit cette approche comme le Business Process Reengineering (BPR), une méthode qui remet en question et redéfinit les processus existants pour obtenir des gains significatifs en termes de coûts, de qualité, de service et de rapidité. Toutefois, cette méthode est souvent critiquée pour sa lourdeur et les licenciements massifs qu’elle peut entraîner. Ainsi, les méthodes de management par les processus (BPM) ont pris le dessus, car elles sont moins risquées et visent à optimiser les processus déjà existants.
Il existe plusieurs méthodes d’optimisation des processus, mais voici une démarche courante :
1. Définir les objectifs globaux
L’entreprise identifie les objectifs qu’elle souhaite atteindre grâce à l’optimisation de ses processus. Cela peut inclure la réduction des coûts, la diminution des délais de production ou encore l’amélioration de la qualité des produits et des services. Il est également utile de réaliser une cartographie des processus pour avoir une vision globale du fonctionnement de l’organisation.
2. Sélectionner les processus clés à optimiser
Tous les processus ne nécessitent pas forcément d’amélioration. Il est crucial d’identifier les processus clés qui auront un impact significatif sur l’organisation. Toutefois, une révision ou une réorganisation globale de l’organisation peut également être envisagée.
3. Caractériser et décrire les processus existants
Cette étape peut sembler sans valeur ajoutée, mais elle fournit une base solide pour les futures améliorations. Il est essentiel de bien comprendre les processus actuels avant de pouvoir les optimiser.
4. Effectuer un diagnostic des processus
Un diagnostic détaillé des processus est réalisé en fonction des objectifs d’optimisation. Cela permet d’identifier les forces, les faiblesses et les opportunités d’amélioration.
5. Optimiser les processus
Les améliorations à mettre en œuvre sont définies, et les processus cibles sont décrits. Cette étape permet de définir les actions concrètes à réaliser pour optimiser les processus existants.
6. Mettre en œuvre et piloter les nouveaux processus
Une fois les améliorations définies, il est temps de mettre en place les nouvelles pratiques et de piloter les processus optimisés afin d’en assurer le bon fonctionnement.
Nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche d’optimisation des processus. Notre objectif est de vous aider à structurer vos façons de faire pour atteindre vos objectifs de performance organisationnelle, de transformation de votre modèle d’affaires ou encore de management de la qualité.
Sources :
- Wikipedia : Optimisation des processus
- Fascicule : « Optimiser les processus » : Centre D’Expertise des Grands Organismes – CEGO : Lien vers le fascicule
- Méthode de reengineering des processus : Lien vers la méthode
