Le traitement des factures fournisseurs peut être complexe, chronophage et risqué lorsqu’il est effectué avec des factures papier au sein d’une entreprise. Heureusement, la digitalisation est en marche et offre des solutions pour organiser ce processus de manière plus efficace. Dans cet article, nous allons examiner les différentes étapes de ce processus, ainsi que les objectifs poursuivis. Nous découvrirons également comment la dématérialisation du traitement peut améliorer l’efficacité des opérations. Enfin, nous aborderons les avantages pratiques de la solution logicielle proposée par Spendesk.
Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs?
Les factures fournisseurs peuvent prendre différentes formes et être transmises par différents canaux. Le processus de traitement de ces factures comprend toujours plusieurs étapes. Avant d’optimiser ce processus, il est important de comprendre ces étapes, les formats autorisés et la notion de digitalisation de la chaîne d’approvisionnement.
Principes généraux et objectifs du traitement des factures fournisseurs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toute facture provenant d’un fournisseur doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée conformément à la loi.
Réception des pièces comptables fournisseurs
Le processus de traitement des factures fournisseurs commence par la réception des pièces comptables. Cette étape doit être organisée pour tous les modes de facturation, qu’il s’agisse de factures papier, électroniques ou numérisées. Il est essentiel de déterminer qui reçoit ces documents et comment ils sont enregistrés pour éviter toute perte.
Enregistrement correct des factures en comptabilité générale et analytique
Il est important de noter que toutes les factures fournisseurs doivent être enregistrées, indépendamment de leur validation ou non. Cet enregistrement permet de suivre le flux financier et de résoudre d’éventuels désaccords ultérieurs.
Contrôle et approbation des factures fournisseurs
La prochaine étape du processus consiste à contrôler le contenu de chaque facture comptable et à approuver ou non le paiement. Ce contrôle implique la vérification des quantités facturées et des tarifs appliqués en les comparant aux bons de commande et aux entrées en stock, le cas échéant. L’approbation équivaut à l’autorisation de payer la facture à son échéance. Dans le cas contraire, la facture reste en attente jusqu’à ce qu’un avoir soit émis par le fournisseur.
Paiement des factures fournisseurs dans les délais
Le processus de paiement des factures fournisseurs est propre à la comptabilité fournisseur. Il s’effectue périodiquement en sélectionnant les factures échéantes et approuvées pour le paiement. Pour garantir la qualité du contrôle interne, le comptable chargé des paiements n’a pas accès aux données du référentiel, telles que l’IBAN, sauf autorisation spécifique.
Classification et archivage sécurisés des pièces comptables
Enfin, un des objectifs principaux du processus de traitement des factures fournisseurs est de stocker et d’archiver ces pièces comptables de manière sécurisée. Les documents doivent être conservés pendant 10 ans conformément à la réglementation.
Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Le mode de traitement des factures fournisseurs varie en fonction des formats des pièces. Voici un aperçu des formats autorisés actuellement et des évolutions réglementaires à venir.
Formats des factures fournisseurs en 2022
Les entreprises sont actuellement confrontées à de nombreux formats de factures fournisseurs. Qu’il s’agisse de factures sécurisées selon le référentiel général de sécurité (RGS), de factures électroniques échangées via EDI (échange de données informatisées), de factures papier numérisées ou reçues au format PDF, toutes ces factures sont valides. Cependant, depuis 2013, sauf pour les deux premiers formats mentionnés, la législation fiscale exige une piste d’audit fiable (PAF).
Évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
La France se dirige vers une numérisation complète, en commençant par la facturation électronique pour les relations entreprises-administration publique (BtoG). Une ordonnance récente fixe le calendrier pour l’adoption obligatoire de la facturation électronique pour les relations entreprises-entreprises (BtoC) en France. Ainsi, à partir du 1er juillet 2024, l’acceptation des factures fournisseurs numériques deviendra incontournable.
Digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs
À l’ère du numérique, la dématérialisation des factures est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Il est préférable de ne pas attendre l’obligation légale de 2024 !
Anticiper la facture électronique de 2024
En commençant par la dématérialisation des flux fournisseurs entrants, par exemple en les numérisant à leur arrivée, vous pouvez déjà préparer votre entreprise à la transition numérique de 2024. Vous disposerez ainsi d’une organisation interne avancée dans la digitalisation lorsque les fournisseurs vous imposeront leurs factures électroniques. Vos applications devront ensuite s’adapter aux nouvelles normes en matière de plateformes agréées pour la facturation électronique.
Choisir des outils pour gérer le traitement des factures fournisseurs
Les applications SaaS (Software as a Service) permettent aujourd’hui de gérer facilement le traitement des factures fournisseurs. Elles offrent des fonctionnalités de réception, d’enregistrement, d’approbation, de génération des paiements et d’archivage des factures. Ces applications s’intègrent aux principaux ERP du marché.
Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut être chronophage et fastidieuse, mais elle peut être organisée de manière intelligente au sein de l’entreprise. Voici les principaux avantages d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé.
Réduire le risque d’erreurs
Comparé à un traitement manuel, l’automatisation de la gestion des achats offre davantage de sécurité.
Éviter les erreurs de saisie
La dématérialisation des factures fournisseurs permet aux logiciels de lire automatiquement chaque document, éliminant ainsi les erreurs de saisie. Les informations telles que le montant, la TVA, les quantités achetées, le prix unitaire, les réductions, les codes d’articles, les dates de facturation et de livraison, ainsi que les données fournisseur sont récupérées automatiquement.
Repérer les doublons
L’automatisation permet également de détecter les factures en double, évitant ainsi les paiements en double.
Empêcher les paiements indus
Les outils de traitement des factures fournisseurs vérifient la nature de chaque pièce, empêchant ainsi les paiements indus. Par exemple, ils peuvent identifier si une avoir est saisi comme une facture, ce qui supprime le risque de paiement inapproprié.
Réduire la fraude à la facture fournisseur
Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises ont été confrontées à des tentatives de fraude sur leurs paiements fournisseurs. La numérisation renforce la sécurité en effectuant des rapprochements entre les factures et les données du référentiel fournisseur. Les processus stricts de mise à jour et de création des tiers permettent de limiter les risques de fraude.
Limiter les risques fiscaux
Un bon processus de traitement des factures fournisseurs contribue également à réduire les risques fiscaux. Deux aspects clés peuvent être mis en avant.
Aider à l’établissement de la piste d’audit fiable
Les logiciels qui gèrent le traitement des factures dématérialisées effectuent les contrôles nécessaires pour garantir la conformité des justificatifs fiscaux.
Identifier les factures fournisseurs non conformes
Un processus automatisé du traitement de la chaîne fournisseur vérifie la présence des mentions obligatoires sur chaque facture. Si nécessaire, la pièce est refusée et le fournisseur doit la modifier, évitant ainsi les pénalités fiscales.
Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement
La fluidification des opérations est essentielle pour un processus de traitement des factures fournisseurs efficace. Elle permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de sécuriser les achats.
Gagner du temps et payer les factures dans les délais
La dématérialisation du processus permet de supprimer les manipulations papier et les pertes de factures, accélérant ainsi le paiement des fournisseurs et réduisant les risques de pénalités pour paiement tardif.
Diminuer le coût de traitement de chaque facture
L’automatisation de la préparation de la comptabilisation, de l’approbation, des paiements et de l’archivage permet de réduire considérablement les coûts de traitement par rapport à un processus papier.
Sécuriser la chaîne fournisseur pour garantir la production de l’entreprise
Un traitement efficace des factures fournisseurs est essentiel pour maintenir la production de l’entreprise en évitant tout retard ou interruption des livraisons de fournisseurs.
Processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk
Spendesk propose des solutions efficaces pour le traitement des factures fournisseurs. Leurs outils comprennent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la digitalisation des processus d’achat et de gestion des factures.
Téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Le portail Spendesk permet de centraliser rapidement toutes les factures fournisseurs. Les documents peuvent être téléchargés en quelques clics et stockés sur la plateforme. Même une simple photo du document est suffisante pour les salariés qui n’ont pas de carte Spendesk physique ou virtuelle.
Processus de validation des factures fournisseurs simple et en ligne
L’application Spendesk stocke tous les documents et offre un accès en ligne aux bons de commande et aux factures. La personne en charge de l’approbation dispose de toutes les données nécessaires, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. En un clic, elle peut valider ou rejeter la facture. Des notifications automatisées sont envoyées aux approbateurs pour les informer des tâches à accomplir.
Système d’information accessible et complet pour l’équipe finance
Avec l’application Spendesk, les équipes comptables peuvent accéder à toutes les informations en temps réel et suivre l’avancement du traitement des factures. Elles peuvent gérer les anomalies, surveiller l’utilisation des budgets d’achats et générer des rapports. Ces tâches simplifient considérablement le travail des services comptables.
Fluidité du traitement sans communication externe au système
La digitalisation du processus de traitement des factures fournisseurs garantit une lisibilité de chaque étape sans avoir à solliciter d’autres services. Toutes les informations sont accessibles sur le portail de gestion des factures. De plus, l’interface avec le système comptable permet de générer les paiements en toute autonomie.
Disposer d’un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs, c’est possible !
Grâce à des outils modernes tels que ceux proposés par Spendesk, la digitalisation du processus d’achat devient facile à mettre en place. N’hésitez pas à les contacter pour une démonstration si vous souhaitez dématérialiser ce processus au sein de votre entreprise.
Le traitement des factures fournisseurs peut être complexe, chronophage et risqué lorsqu’il est effectué avec des factures papier au sein d’une entreprise. Heureusement, la digitalisation est en marche et offre des solutions pour organiser ce processus de manière plus efficace. Dans cet article, nous allons examiner les différentes étapes de ce processus, ainsi que les objectifs poursuivis. Nous découvrirons également comment la dématérialisation du traitement peut améliorer l’efficacité des opérations. Enfin, nous aborderons les avantages pratiques de la solution logicielle proposée par Spendesk.
Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs?
Les factures fournisseurs peuvent prendre différentes formes et être transmises par différents canaux. Le processus de traitement de ces factures comprend toujours plusieurs étapes. Avant d’optimiser ce processus, il est important de comprendre ces étapes, les formats autorisés et la notion de digitalisation de la chaîne d’approvisionnement.
Principes généraux et objectifs du traitement des factures fournisseurs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toute facture provenant d’un fournisseur doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée conformément à la loi.
Réception des pièces comptables fournisseurs
Le processus de traitement des factures fournisseurs commence par la réception des pièces comptables. Cette étape doit être organisée pour tous les modes de facturation, qu’il s’agisse de factures papier, électroniques ou numérisées. Il est essentiel de déterminer qui reçoit ces documents et comment ils sont enregistrés pour éviter toute perte.
Enregistrement correct des factures en comptabilité générale et analytique
Il est important de noter que toutes les factures fournisseurs doivent être enregistrées, indépendamment de leur validation ou non. Cet enregistrement permet de suivre le flux financier et de résoudre d’éventuels désaccords ultérieurs.
Contrôle et approbation des factures fournisseurs
La prochaine étape du processus consiste à contrôler le contenu de chaque facture comptable et à approuver ou non le paiement. Ce contrôle implique la vérification des quantités facturées et des tarifs appliqués en les comparant aux bons de commande et aux entrées en stock, le cas échéant. L’approbation équivaut à l’autorisation de payer la facture à son échéance. Dans le cas contraire, la facture reste en attente jusqu’à ce qu’un avoir soit émis par le fournisseur.
Paiement des factures fournisseurs dans les délais
Le processus de paiement des factures fournisseurs est propre à la comptabilité fournisseur. Il s’effectue périodiquement en sélectionnant les factures échéantes et approuvées pour le paiement. Pour garantir la qualité du contrôle interne, le comptable chargé des paiements n’a pas accès aux données du référentiel, telles que l’IBAN, sauf autorisation spécifique.
Classification et archivage sécurisés des pièces comptables
Enfin, un des objectifs principaux du processus de traitement des factures fournisseurs est de stocker et d’archiver ces pièces comptables de manière sécurisée. Les documents doivent être conservés pendant 10 ans conformément à la réglementation.
Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Le mode de traitement des factures fournisseurs varie en fonction des formats des pièces. Voici un aperçu des formats autorisés actuellement et des évolutions réglementaires à venir.
Formats des factures fournisseurs en 2022
Les entreprises sont actuellement confrontées à de nombreux formats de factures fournisseurs. Qu’il s’agisse de factures sécurisées selon le référentiel général de sécurité (RGS), de factures électroniques échangées via EDI (échange de données informatisées), de factures papier numérisées ou reçues au format PDF, toutes ces factures sont valides. Cependant, depuis 2013, sauf pour les deux premiers formats mentionnés, la législation fiscale exige une piste d’audit fiable (PAF).
Évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
La France se dirige vers une numérisation complète, en commençant par la facturation électronique pour les relations entreprises-administration publique (BtoG). Une ordonnance récente fixe le calendrier pour l’adoption obligatoire de la facturation électronique pour les relations entreprises-entreprises (BtoC) en France. Ainsi, à partir du 1er juillet 2024, l’acceptation des factures fournisseurs numériques deviendra incontournable.
Digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs
À l’ère du numérique, la dématérialisation des factures est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Il est préférable de ne pas attendre l’obligation légale de 2024 !
Anticiper la facture électronique de 2024
En commençant par la dématérialisation des flux fournisseurs entrants, par exemple en les numérisant à leur arrivée, vous pouvez déjà préparer votre entreprise à la transition numérique de 2024. Vous disposerez ainsi d’une organisation interne avancée dans la digitalisation lorsque les fournisseurs vous imposeront leurs factures électroniques. Vos applications devront ensuite s’adapter aux nouvelles normes en matière de plateformes agréées pour la facturation électronique.
Choisir des outils pour gérer le traitement des factures fournisseurs
Les applications SaaS (Software as a Service) permettent aujourd’hui de gérer facilement le traitement des factures fournisseurs. Elles offrent des fonctionnalités de réception, d’enregistrement, d’approbation, de génération des paiements et d’archivage des factures. Ces applications s’intègrent aux principaux ERP du marché.
Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut être chronophage et fastidieuse, mais elle peut être organisée de manière intelligente au sein de l’entreprise. Voici les principaux avantages d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé.
Réduire le risque d’erreurs
Comparé à un traitement manuel, l’automatisation de la gestion des achats offre davantage de sécurité.
Éviter les erreurs de saisie
La dématérialisation des factures fournisseurs permet aux logiciels de lire automatiquement chaque document, éliminant ainsi les erreurs de saisie. Les informations telles que le montant, la TVA, les quantités achetées, le prix unitaire, les réductions, les codes d’articles, les dates de facturation et de livraison, ainsi que les données fournisseur sont récupérées automatiquement.
Repérer les doublons
L’automatisation permet également de détecter les factures en double, évitant ainsi les paiements en double.
Empêcher les paiements indus
Les outils de traitement des factures fournisseurs vérifient la nature de chaque pièce, empêchant ainsi les paiements indus. Par exemple, ils peuvent identifier si une avoir est saisi comme une facture, ce qui supprime le risque de paiement inapproprié.
Réduire la fraude à la facture fournisseur
Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises ont été confrontées à des tentatives de fraude sur leurs paiements fournisseurs. La numérisation renforce la sécurité en effectuant des rapprochements entre les factures et les données du référentiel fournisseur. Les processus stricts de mise à jour et de création des tiers permettent de limiter les risques de fraude.
Limiter les risques fiscaux
Un bon processus de traitement des factures fournisseurs contribue également à réduire les risques fiscaux. Deux aspects clés peuvent être mis en avant.
Aider à l’établissement de la piste d’audit fiable
Les logiciels qui gèrent le traitement des factures dématérialisées effectuent les contrôles nécessaires pour garantir la conformité des justificatifs fiscaux.
Identifier les factures fournisseurs non conformes
Un processus automatisé du traitement de la chaîne fournisseur vérifie la présence des mentions obligatoires sur chaque facture. Si nécessaire, la pièce est refusée et le fournisseur doit la modifier, évitant ainsi les pénalités fiscales.
Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement
La fluidification des opérations est essentielle pour un processus de traitement des factures fournisseurs efficace. Elle permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de sécuriser les achats.
Gagner du temps et payer les factures dans les délais
La dématérialisation du processus permet de supprimer les manipulations papier et les pertes de factures, accélérant ainsi le paiement des fournisseurs et réduisant les risques de pénalités pour paiement tardif.
Diminuer le coût de traitement de chaque facture
L’automatisation de la préparation de la comptabilisation, de l’approbation, des paiements et de l’archivage permet de réduire considérablement les coûts de traitement par rapport à un processus papier.
Sécuriser la chaîne fournisseur pour garantir la production de l’entreprise
Un traitement efficace des factures fournisseurs est essentiel pour maintenir la production de l’entreprise en évitant tout retard ou interruption des livraisons de fournisseurs.
Processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk
Spendesk propose des solutions efficaces pour le traitement des factures fournisseurs. Leurs outils comprennent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la digitalisation des processus d’achat et de gestion des factures.
Téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Le portail Spendesk permet de centraliser rapidement toutes les factures fournisseurs. Les documents peuvent être téléchargés en quelques clics et stockés sur la plateforme. Même une simple photo du document est suffisante pour les salariés qui n’ont pas de carte Spendesk physique ou virtuelle.
Processus de validation des factures fournisseurs simple et en ligne
L’application Spendesk stocke tous les documents et offre un accès en ligne aux bons de commande et aux factures. La personne en charge de l’approbation dispose de toutes les données nécessaires, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. En un clic, elle peut valider ou rejeter la facture. Des notifications automatisées sont envoyées aux approbateurs pour les informer des tâches à accomplir.
Système d’information accessible et complet pour l’équipe finance
Avec l’application Spendesk, les équipes comptables peuvent accéder à toutes les informations en temps réel et suivre l’avancement du traitement des factures. Elles peuvent gérer les anomalies, surveiller l’utilisation des budgets d’achats et générer des rapports. Ces tâches simplifient considérablement le travail des services comptables.
Fluidité du traitement sans communication externe au système
La digitalisation du processus de traitement des factures fournisseurs garantit une lisibilité de chaque étape sans avoir à solliciter d’autres services. Toutes les informations sont accessibles sur le portail de gestion des factures. De plus, l’interface avec le système comptable permet de générer les paiements en toute autonomie.
Disposer d’un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs, c’est possible !
Grâce à des outils modernes tels que ceux proposés par Spendesk, la digitalisation du processus d’achat devient facile à mettre en place. N’hésitez pas à les contacter pour une démonstration si vous souhaitez dématérialiser ce processus au sein de votre entreprise.
Le traitement des factures fournisseurs peut être complexe, chronophage et risqué lorsqu’il est effectué avec des factures papier au sein d’une entreprise. Heureusement, la digitalisation est en marche et offre des solutions pour organiser ce processus de manière plus efficace. Dans cet article, nous allons examiner les différentes étapes de ce processus, ainsi que les objectifs poursuivis. Nous découvrirons également comment la dématérialisation du traitement peut améliorer l’efficacité des opérations. Enfin, nous aborderons les avantages pratiques de la solution logicielle proposée par Spendesk.
Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs?
Les factures fournisseurs peuvent prendre différentes formes et être transmises par différents canaux. Le processus de traitement de ces factures comprend toujours plusieurs étapes. Avant d’optimiser ce processus, il est important de comprendre ces étapes, les formats autorisés et la notion de digitalisation de la chaîne d’approvisionnement.
Principes généraux et objectifs du traitement des factures fournisseurs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toute facture provenant d’un fournisseur doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée conformément à la loi.
Réception des pièces comptables fournisseurs
Le processus de traitement des factures fournisseurs commence par la réception des pièces comptables. Cette étape doit être organisée pour tous les modes de facturation, qu’il s’agisse de factures papier, électroniques ou numérisées. Il est essentiel de déterminer qui reçoit ces documents et comment ils sont enregistrés pour éviter toute perte.
Enregistrement correct des factures en comptabilité générale et analytique
Il est important de noter que toutes les factures fournisseurs doivent être enregistrées, indépendamment de leur validation ou non. Cet enregistrement permet de suivre le flux financier et de résoudre d’éventuels désaccords ultérieurs.
Contrôle et approbation des factures fournisseurs
La prochaine étape du processus consiste à contrôler le contenu de chaque facture comptable et à approuver ou non le paiement. Ce contrôle implique la vérification des quantités facturées et des tarifs appliqués en les comparant aux bons de commande et aux entrées en stock, le cas échéant. L’approbation équivaut à l’autorisation de payer la facture à son échéance. Dans le cas contraire, la facture reste en attente jusqu’à ce qu’un avoir soit émis par le fournisseur.
Paiement des factures fournisseurs dans les délais
Le processus de paiement des factures fournisseurs est propre à la comptabilité fournisseur. Il s’effectue périodiquement en sélectionnant les factures échéantes et approuvées pour le paiement. Pour garantir la qualité du contrôle interne, le comptable chargé des paiements n’a pas accès aux données du référentiel, telles que l’IBAN, sauf autorisation spécifique.
Classification et archivage sécurisés des pièces comptables
Enfin, un des objectifs principaux du processus de traitement des factures fournisseurs est de stocker et d’archiver ces pièces comptables de manière sécurisée. Les documents doivent être conservés pendant 10 ans conformément à la réglementation.
Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Le mode de traitement des factures fournisseurs varie en fonction des formats des pièces. Voici un aperçu des formats autorisés actuellement et des évolutions réglementaires à venir.
Formats des factures fournisseurs en 2022
Les entreprises sont actuellement confrontées à de nombreux formats de factures fournisseurs. Qu’il s’agisse de factures sécurisées selon le référentiel général de sécurité (RGS), de factures électroniques échangées via EDI (échange de données informatisées), de factures papier numérisées ou reçues au format PDF, toutes ces factures sont valides. Cependant, depuis 2013, sauf pour les deux premiers formats mentionnés, la législation fiscale exige une piste d’audit fiable (PAF).
Évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
La France se dirige vers une numérisation complète, en commençant par la facturation électronique pour les relations entreprises-administration publique (BtoG). Une ordonnance récente fixe le calendrier pour l’adoption obligatoire de la facturation électronique pour les relations entreprises-entreprises (BtoC) en France. Ainsi, à partir du 1er juillet 2024, l’acceptation des factures fournisseurs numériques deviendra incontournable.
Digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs
À l’ère du numérique, la dématérialisation des factures est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Il est préférable de ne pas attendre l’obligation légale de 2024 !
Anticiper la facture électronique de 2024
En commençant par la dématérialisation des flux fournisseurs entrants, par exemple en les numérisant à leur arrivée, vous pouvez déjà préparer votre entreprise à la transition numérique de 2024. Vous disposerez ainsi d’une organisation interne avancée dans la digitalisation lorsque les fournisseurs vous imposeront leurs factures électroniques. Vos applications devront ensuite s’adapter aux nouvelles normes en matière de plateformes agréées pour la facturation électronique.
Choisir des outils pour gérer le traitement des factures fournisseurs
Les applications SaaS (Software as a Service) permettent aujourd’hui de gérer facilement le traitement des factures fournisseurs. Elles offrent des fonctionnalités de réception, d’enregistrement, d’approbation, de génération des paiements et d’archivage des factures. Ces applications s’intègrent aux principaux ERP du marché.
Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut être chronophage et fastidieuse, mais elle peut être organisée de manière intelligente au sein de l’entreprise. Voici les principaux avantages d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé.
Réduire le risque d’erreurs
Comparé à un traitement manuel, l’automatisation de la gestion des achats offre davantage de sécurité.
Éviter les erreurs de saisie
La dématérialisation des factures fournisseurs permet aux logiciels de lire automatiquement chaque document, éliminant ainsi les erreurs de saisie. Les informations telles que le montant, la TVA, les quantités achetées, le prix unitaire, les réductions, les codes d’articles, les dates de facturation et de livraison, ainsi que les données fournisseur sont récupérées automatiquement.
Repérer les doublons
L’automatisation permet également de détecter les factures en double, évitant ainsi les paiements en double.
Empêcher les paiements indus
Les outils de traitement des factures fournisseurs vérifient la nature de chaque pièce, empêchant ainsi les paiements indus. Par exemple, ils peuvent identifier si une avoir est saisi comme une facture, ce qui supprime le risque de paiement inapproprié.
Réduire la fraude à la facture fournisseur
Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises ont été confrontées à des tentatives de fraude sur leurs paiements fournisseurs. La numérisation renforce la sécurité en effectuant des rapprochements entre les factures et les données du référentiel fournisseur. Les processus stricts de mise à jour et de création des tiers permettent de limiter les risques de fraude.
Limiter les risques fiscaux
Un bon processus de traitement des factures fournisseurs contribue également à réduire les risques fiscaux. Deux aspects clés peuvent être mis en avant.
Aider à l’établissement de la piste d’audit fiable
Les logiciels qui gèrent le traitement des factures dématérialisées effectuent les contrôles nécessaires pour garantir la conformité des justificatifs fiscaux.
Identifier les factures fournisseurs non conformes
Un processus automatisé du traitement de la chaîne fournisseur vérifie la présence des mentions obligatoires sur chaque facture. Si nécessaire, la pièce est refusée et le fournisseur doit la modifier, évitant ainsi les pénalités fiscales.
Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement
La fluidification des opérations est essentielle pour un processus de traitement des factures fournisseurs efficace. Elle permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de sécuriser les achats.
Gagner du temps et payer les factures dans les délais
La dématérialisation du processus permet de supprimer les manipulations papier et les pertes de factures, accélérant ainsi le paiement des fournisseurs et réduisant les risques de pénalités pour paiement tardif.
Diminuer le coût de traitement de chaque facture
L’automatisation de la préparation de la comptabilisation, de l’approbation, des paiements et de l’archivage permet de réduire considérablement les coûts de traitement par rapport à un processus papier.
Sécuriser la chaîne fournisseur pour garantir la production de l’entreprise
Un traitement efficace des factures fournisseurs est essentiel pour maintenir la production de l’entreprise en évitant tout retard ou interruption des livraisons de fournisseurs.
Processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk
Spendesk propose des solutions efficaces pour le traitement des factures fournisseurs. Leurs outils comprennent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la digitalisation des processus d’achat et de gestion des factures.
Téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Le portail Spendesk permet de centraliser rapidement toutes les factures fournisseurs. Les documents peuvent être téléchargés en quelques clics et stockés sur la plateforme. Même une simple photo du document est suffisante pour les salariés qui n’ont pas de carte Spendesk physique ou virtuelle.
Processus de validation des factures fournisseurs simple et en ligne
L’application Spendesk stocke tous les documents et offre un accès en ligne aux bons de commande et aux factures. La personne en charge de l’approbation dispose de toutes les données nécessaires, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. En un clic, elle peut valider ou rejeter la facture. Des notifications automatisées sont envoyées aux approbateurs pour les informer des tâches à accomplir.
Système d’information accessible et complet pour l’équipe finance
Avec l’application Spendesk, les équipes comptables peuvent accéder à toutes les informations en temps réel et suivre l’avancement du traitement des factures. Elles peuvent gérer les anomalies, surveiller l’utilisation des budgets d’achats et générer des rapports. Ces tâches simplifient considérablement le travail des services comptables.
Fluidité du traitement sans communication externe au système
La digitalisation du processus de traitement des factures fournisseurs garantit une lisibilité de chaque étape sans avoir à solliciter d’autres services. Toutes les informations sont accessibles sur le portail de gestion des factures. De plus, l’interface avec le système comptable permet de générer les paiements en toute autonomie.
Disposer d’un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs, c’est possible !
Grâce à des outils modernes tels que ceux proposés par Spendesk, la digitalisation du processus d’achat devient facile à mettre en place. N’hésitez pas à les contacter pour une démonstration si vous souhaitez dématérialiser ce processus au sein de votre entreprise.
Le traitement des factures fournisseurs peut être complexe, chronophage et risqué lorsqu’il est effectué avec des factures papier au sein d’une entreprise. Heureusement, la digitalisation est en marche et offre des solutions pour organiser ce processus de manière plus efficace. Dans cet article, nous allons examiner les différentes étapes de ce processus, ainsi que les objectifs poursuivis. Nous découvrirons également comment la dématérialisation du traitement peut améliorer l’efficacité des opérations. Enfin, nous aborderons les avantages pratiques de la solution logicielle proposée par Spendesk.
Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs?
Les factures fournisseurs peuvent prendre différentes formes et être transmises par différents canaux. Le processus de traitement de ces factures comprend toujours plusieurs étapes. Avant d’optimiser ce processus, il est important de comprendre ces étapes, les formats autorisés et la notion de digitalisation de la chaîne d’approvisionnement.
Principes généraux et objectifs du traitement des factures fournisseurs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toute facture provenant d’un fournisseur doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée conformément à la loi.
Réception des pièces comptables fournisseurs
Le processus de traitement des factures fournisseurs commence par la réception des pièces comptables. Cette étape doit être organisée pour tous les modes de facturation, qu’il s’agisse de factures papier, électroniques ou numérisées. Il est essentiel de déterminer qui reçoit ces documents et comment ils sont enregistrés pour éviter toute perte.
Enregistrement correct des factures en comptabilité générale et analytique
Il est important de noter que toutes les factures fournisseurs doivent être enregistrées, indépendamment de leur validation ou non. Cet enregistrement permet de suivre le flux financier et de résoudre d’éventuels désaccords ultérieurs.
Contrôle et approbation des factures fournisseurs
La prochaine étape du processus consiste à contrôler le contenu de chaque facture comptable et à approuver ou non le paiement. Ce contrôle implique la vérification des quantités facturées et des tarifs appliqués en les comparant aux bons de commande et aux entrées en stock, le cas échéant. L’approbation équivaut à l’autorisation de payer la facture à son échéance. Dans le cas contraire, la facture reste en attente jusqu’à ce qu’un avoir soit émis par le fournisseur.
Paiement des factures fournisseurs dans les délais
Le processus de paiement des factures fournisseurs est propre à la comptabilité fournisseur. Il s’effectue périodiquement en sélectionnant les factures échéantes et approuvées pour le paiement. Pour garantir la qualité du contrôle interne, le comptable chargé des paiements n’a pas accès aux données du référentiel, telles que l’IBAN, sauf autorisation spécifique.
Classification et archivage sécurisés des pièces comptables
Enfin, un des objectifs principaux du processus de traitement des factures fournisseurs est de stocker et d’archiver ces pièces comptables de manière sécurisée. Les documents doivent être conservés pendant 10 ans conformément à la réglementation.
Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Le mode de traitement des factures fournisseurs varie en fonction des formats des pièces. Voici un aperçu des formats autorisés actuellement et des évolutions réglementaires à venir.
Formats des factures fournisseurs en 2022
Les entreprises sont actuellement confrontées à de nombreux formats de factures fournisseurs. Qu’il s’agisse de factures sécurisées selon le référentiel général de sécurité (RGS), de factures électroniques échangées via EDI (échange de données informatisées), de factures papier numérisées ou reçues au format PDF, toutes ces factures sont valides. Cependant, depuis 2013, sauf pour les deux premiers formats mentionnés, la législation fiscale exige une piste d’audit fiable (PAF).
Évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
La France se dirige vers une numérisation complète, en commençant par la facturation électronique pour les relations entreprises-administration publique (BtoG). Une ordonnance récente fixe le calendrier pour l’adoption obligatoire de la facturation électronique pour les relations entreprises-entreprises (BtoC) en France. Ainsi, à partir du 1er juillet 2024, l’acceptation des factures fournisseurs numériques deviendra incontournable.
Digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs
À l’ère du numérique, la dématérialisation des factures est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Il est préférable de ne pas attendre l’obligation légale de 2024 !
Anticiper la facture électronique de 2024
En commençant par la dématérialisation des flux fournisseurs entrants, par exemple en les numérisant à leur arrivée, vous pouvez déjà préparer votre entreprise à la transition numérique de 2024. Vous disposerez ainsi d’une organisation interne avancée dans la digitalisation lorsque les fournisseurs vous imposeront leurs factures électroniques. Vos applications devront ensuite s’adapter aux nouvelles normes en matière de plateformes agréées pour la facturation électronique.
Choisir des outils pour gérer le traitement des factures fournisseurs
Les applications SaaS (Software as a Service) permettent aujourd’hui de gérer facilement le traitement des factures fournisseurs. Elles offrent des fonctionnalités de réception, d’enregistrement, d’approbation, de génération des paiements et d’archivage des factures. Ces applications s’intègrent aux principaux ERP du marché.
Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut être chronophage et fastidieuse, mais elle peut être organisée de manière intelligente au sein de l’entreprise. Voici les principaux avantages d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé.
Réduire le risque d’erreurs
Comparé à un traitement manuel, l’automatisation de la gestion des achats offre davantage de sécurité.
Éviter les erreurs de saisie
La dématérialisation des factures fournisseurs permet aux logiciels de lire automatiquement chaque document, éliminant ainsi les erreurs de saisie. Les informations telles que le montant, la TVA, les quantités achetées, le prix unitaire, les réductions, les codes d’articles, les dates de facturation et de livraison, ainsi que les données fournisseur sont récupérées automatiquement.
Repérer les doublons
L’automatisation permet également de détecter les factures en double, évitant ainsi les paiements en double.
Empêcher les paiements indus
Les outils de traitement des factures fournisseurs vérifient la nature de chaque pièce, empêchant ainsi les paiements indus. Par exemple, ils peuvent identifier si une avoir est saisi comme une facture, ce qui supprime le risque de paiement inapproprié.
Réduire la fraude à la facture fournisseur
Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises ont été confrontées à des tentatives de fraude sur leurs paiements fournisseurs. La numérisation renforce la sécurité en effectuant des rapprochements entre les factures et les données du référentiel fournisseur. Les processus stricts de mise à jour et de création des tiers permettent de limiter les risques de fraude.
Limiter les risques fiscaux
Un bon processus de traitement des factures fournisseurs contribue également à réduire les risques fiscaux. Deux aspects clés peuvent être mis en avant.
Aider à l’établissement de la piste d’audit fiable
Les logiciels qui gèrent le traitement des factures dématérialisées effectuent les contrôles nécessaires pour garantir la conformité des justificatifs fiscaux.
Identifier les factures fournisseurs non conformes
Un processus automatisé du traitement de la chaîne fournisseur vérifie la présence des mentions obligatoires sur chaque facture. Si nécessaire, la pièce est refusée et le fournisseur doit la modifier, évitant ainsi les pénalités fiscales.
Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement
La fluidification des opérations est essentielle pour un processus de traitement des factures fournisseurs efficace. Elle permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de sécuriser les achats.
Gagner du temps et payer les factures dans les délais
La dématérialisation du processus permet de supprimer les manipulations papier et les pertes de factures, accélérant ainsi le paiement des fournisseurs et réduisant les risques de pénalités pour paiement tardif.
Diminuer le coût de traitement de chaque facture
L’automatisation de la préparation de la comptabilisation, de l’approbation, des paiements et de l’archivage permet de réduire considérablement les coûts de traitement par rapport à un processus papier.
Sécuriser la chaîne fournisseur pour garantir la production de l’entreprise
Un traitement efficace des factures fournisseurs est essentiel pour maintenir la production de l’entreprise en évitant tout retard ou interruption des livraisons de fournisseurs.
Processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk
Spendesk propose des solutions efficaces pour le traitement des factures fournisseurs. Leurs outils comprennent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la digitalisation des processus d’achat et de gestion des factures.
Téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Le portail Spendesk permet de centraliser rapidement toutes les factures fournisseurs. Les documents peuvent être téléchargés en quelques clics et stockés sur la plateforme. Même une simple photo du document est suffisante pour les salariés qui n’ont pas de carte Spendesk physique ou virtuelle.
Processus de validation des factures fournisseurs simple et en ligne
L’application Spendesk stocke tous les documents et offre un accès en ligne aux bons de commande et aux factures. La personne en charge de l’approbation dispose de toutes les données nécessaires, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. En un clic, elle peut valider ou rejeter la facture. Des notifications automatisées sont envoyées aux approbateurs pour les informer des tâches à accomplir.
Système d’information accessible et complet pour l’équipe finance
Avec l’application Spendesk, les équipes comptables peuvent accéder à toutes les informations en temps réel et suivre l’avancement du traitement des factures. Elles peuvent gérer les anomalies, surveiller l’utilisation des budgets d’achats et générer des rapports. Ces tâches simplifient considérablement le travail des services comptables.
Fluidité du traitement sans communication externe au système
La digitalisation du processus de traitement des factures fournisseurs garantit une lisibilité de chaque étape sans avoir à solliciter d’autres services. Toutes les informations sont accessibles sur le portail de gestion des factures. De plus, l’interface avec le système comptable permet de générer les paiements en toute autonomie.
Disposer d’un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs, c’est possible !
Grâce à des outils modernes tels que ceux proposés par Spendesk, la digitalisation du processus d’achat devient facile à mettre en place. N’hésitez pas à les contacter pour une démonstration si vous souhaitez dématérialiser ce processus au sein de votre entreprise.
