Le traitement des factures fournisseurs peut s’avérer complexe, chronophage et risqué pour les entreprises lorsque celles-ci sont encore en format papier. Heureusement, la digitalisation est en marche depuis plusieurs années, offrant de nouvelles opportunités pour organiser ce processus de manière plus efficace. Dans cet article, nous allons examiner en détail ce qu’implique le traitement des factures fournisseurs, quels sont les objectifs à atteindre et comment la dématérialisation peut optimiser les opérations. De plus, nous vous présenterons les avantages pratiques de la solution logicielle proposée par Spendesk.
1 – Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs?
Les factures fournisseurs peuvent prendre diverses formes et arriver par différents canaux. Quel que soit le format utilisé, le processus de traitement comprend toujours plusieurs étapes identiques. Avant de voir comment l’optimiser, il est important de comprendre ces étapes, d’analyser les formats autorisés et de considérer la digitalisation de la chaîne d’approvisionnement.
1.1 – Principes généraux et objectifs du traitement des factures fournisseurs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toute pièce provenant d’un fournisseur doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée selon la durée requise par la loi.
1.1.1 – Réception des pièces comptables fournisseurs
Le processus de traitement des factures fournisseurs commence par la gestion de la réception des pièces. Qu’il s’agisse de factures papier, d’échanges de données informatisées (EDI) ou de factures numérisées arrivées par e-mail, cette étape doit être organisée de manière rigoureuse pour éviter toute perte de factures.
1.1.2 – Enregistrement correct des factures en comptabilité générale et analytique
Il est important de souligner que toute facture reçue d’un fournisseur doit être comptabilisée, même si elle n’est pas validée. L’enregistrement dès la réception permet de tracer le flux financier. En cas de désaccord sur la facture, un avoir pourra être demandé ultérieurement.
1.1.3 – Contrôle et approbation des factures fournisseurs
La phase suivante du processus consiste à contrôler le contenu de chaque pièce comptable et à approuver ou non le paiement. Il est nécessaire de vérifier les quantités facturées, les tarifs appliqués et de les comparer aux bons de commande et aux entrées en stock si nécessaire. L’approbation équivaut à une validation du paiement à la date d’échéance de la facture. Dans le cas contraire, la facture reste en attente d’un avoir partiel ou total émis par le fournisseur.
1.1.4 – Paiement des factures fournisseurs dans les délais
La chaîne des paiements constitue un processus spécifique à la comptabilité fournisseur. Les factures arrivées à échéance et approuvées sont programmées pour être payées. Pour des raisons de contrôle interne, le comptable en charge des paiements n’a pas accès aux données bancaires (telles que l’IBAN) pour éviter les erreurs ou les modifications.
1.1.5 – Classement et archivage sécurisé des pièces comptables
Enfin, le dernier objectif du processus de traitement des factures fournisseurs est de stocker et d’archiver correctement les pièces comptables. Quelle que soit la méthode utilisée, les documents doivent être conservés pendant dix ans conformément aux dispositions de l’article L123-22 du Code de Commerce.
1.2 – Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Le traitement des factures fournisseurs varie en fonction des formats des pièces entrantes. Voici un aperçu des formats autorisés actuellement et des évolutions réglementaires à venir.
1.2.1 – Les formats de factures fournisseurs en 2022
Toutes les entreprises sont confrontées à une multitude de formats de factures fournisseurs. Qu’il s’agisse de formats sécurisés conformes au référentiel général de sécurité (RGS), d’échanges de données informatisées (EDI), de factures papier numérisées ou non, reçues en PDF RGS ou en PDF standard, tous ces formats sont acceptés. Cependant, depuis 2013, une piste d’audit fiable (PAF) est obligatoire pour tous les formats, à l’exception des deux premiers cités.
1.2.2 – Évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
La France, comme d’autres pays, se dirige vers une numérisation complète. La première étape de la facturation électronique est déjà en place pour les relations entre les entreprises et les administrations publiques (BtoG – Business to Government).
L’ordonnance du 15 septembre 2021 fixe un calendrier pour le passage obligatoire à la facturation électronique pour les relations entre entreprises (BtoC) en France. Ainsi, à partir du 1er juillet 2024, l’acceptation des factures fournisseurs numériques deviendra incontournable.
1.3 – Digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs
À l’ère du tout numérique, la digitalisation des factures fournisseurs est un pas essentiel pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Inutile d’attendre l’obligation légale en 2024 !
1.3.1 – Anticiper la facture électronique de 2024
En commençant par dématérialiser les flux fournisseurs entrants grâce à leur numérisation dès leur arrivée, vous êtes prêt à faire face aux factures électroniques imposées par les fournisseurs en 2024. Vous disposerez ainsi d’une organisation interne avancée dans la digitalisation, tandis que vos applications s’adapteront au numérique entrant et respecteront les obligations en matière de plateformes agréées pour la facturation électronique.
1.3.2 – Choisir des outils pour piloter le traitement des factures fournisseurs
Il existe aujourd’hui des applications en mode SaaS qui permettent de piloter facilement le traitement des factures fournisseurs. Elles proposent une gamme de fonctionnalités allant de la réception à l’archivage des documents, en passant par la comptabilisation, l’approbation et la génération des paiements. Elles peuvent être intégrées aux principaux logiciels de gestion d’entreprise (ERP) du marché.
2 – Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut parfois être chronophage et fastidieuse pour les entreprises. Cependant, il est possible de l’organiser de manière intelligente pour gagner en efficacité. Voici les principaux avantages d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé.
2.1 – Réduire le risque d’erreurs
Par rapport à un traitement manuel des factures fournisseurs, l’automatisation de la gestion des achats offre une plus grande sécurité.
2.1.1 – Éviter les erreurs de saisie
Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, les logiciels sont capables de lire automatiquement chaque document, ce qui réduit considérablement les erreurs de saisie. La vérification de chaque pièce, en la comparant aux bons de réception notamment, permet également de minimiser les sources d’erreurs.
Les logiciels récupèrent les informations nécessaires, telles que le montant, la TVA, les quantités achetées, le prix unitaire, les taux de réduction, les codes des articles, les dates de livraison, etc. Ils permettent également de tracer le numéro de bon de livraison ou de commande, ainsi que toutes les informations relatives au fournisseur.
2.1.2 – Repérer les doublons
L’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet également de détecter les éventuels doublons. Cela permet d’éviter la comptabilisation de deux fois la même facture et réduit ainsi les erreurs de paiement en double.
2.1.3 – Prévenir les paiements indus : exemple de la facture saisie comme un avoir
Une erreur courante en comptabilité est de saisir un avoir fournisseur comme une facture. Un outil dédié à la digitalisation du traitement des factures fournisseurs permet de vérifier précisément la nature de chaque pièce, évitant ainsi les paiements indus. Ceci est particulièrement important pour la gestion de la trésorerie.
2.2 – Réduire les risques de fraude à la facture fournisseur
Au cours des dernières années, les entreprises ont souvent été confrontées à des tentatives de fraude sur les paiements des factures fournisseurs. La fraude la plus courante se produit au niveau des paiements, lorsqu’un tiers envoie à l’entreprise cliente des informations sur un changement de coordonnées bancaires. Plus tard, le fournisseur contacte le service comptabilité pour se plaindre de l’absence de paiement. En réalité, l’IBAN utilisé pour le virement n’était pas celui du fournisseur, mais celui de l’escroc.
Le renforcement du contrôle du référentiel fournisseur est l’une des solutions pour lutter contre la fraude. Les logiciels d’automatisation de la dématérialisation permettent de comparer les factures aux données du référentiel, assurant ainsi une mise à jour et une création sécurisées des tiers.
2.3 – Limiter les risques fiscaux
Un bon processus de traitement des factures fournisseurs digitalisé contribue également à réduire les risques fiscaux. Deux aspects essentiels peuvent être mis en avant.
2.3.1 – Faciliter l’établissement de la piste d’audit fiable
Pour pouvoir déduire la TVA sur une facture fournisseur, il est essentiel que le justificatif soit conforme à la réglementation comptable et que, selon le format utilisé, une piste d’audit fiable soit requise. Les applications de traitement des factures dématérialisées effectuent tous les contrôles nécessaires pour mettre en place cette piste d’audit.
2.3.2 – Identifier les factures fournisseurs non conformes
En ce qui concerne les mentions obligatoires sur les factures, un processus automatisé de traitement de la chaîne fournisseur vérifie la présence de ces mentions sur chaque document. Si nécessaire, la facture est rejetée et le fournisseur doit la modifier. De cette façon, vous évitez les pénalités en cas de contrôle fiscal pour des mentions manquantes ou erronées.
2.4 – Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture jusqu’au paiement
Une des clés pour un processus de traitement des factures fournisseurs efficace réside dans la fluidification des opérations. Cela vous permet de gagner du temps et de l’argent, tout en sécurisant les achats de votre entreprise pour garantir une production économique.
2.4.1 – Gagner du temps et payer les factures dans les délais
La dématérialisation du processus de traitement des factures fournisseurs élimine la manipulation du papier et les pertes de factures entre leur réception et la génération du paiement. Cela permet de régler les fournisseurs dans les délais, réduisant ainsi les risques de pénalités pour paiement tardif.
2.4.2 – Diminuer le coût de traitement de chaque pièce comptable
Ces gains de temps se traduisent également par des économies concrètes. L’automatisation de la préparation de la comptabilisation, de l’approbation, de la gestion des paiements et de l’archivage permet de réduire le coût moyen de traitement à environ 4 ou 5 euros par facture, soit trois fois moins que le coût d’un document papier.
2.4.3 – Sécuriser la chaîne fournisseur pour garantir la production de l’entreprise
Il est essentiel de souligner que le processus de traitement des factures fournisseurs revêt souvent une importance stratégique pour l’entreprise. Un fournisseur qui n’est pas payé dans les délais contractuels peut suspendre ses livraisons de matières premières, mettant ainsi en péril toute la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Le respect des paiements aux fournisseurs est donc crucial, bien au-delà de l’aspect de la trésorerie.
3 – Processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk
Proposer des solutions efficaces de traitement des factures fournisseurs est au cœur du métier de Spendesk. Que ce soit pour la gestion des notes de frais ou des factures fournisseurs, nos outils comprennent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la digitalisation chez nos clients.
3.1 – Téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Le portail Spendesk offre une solution pour centraliser rapidement toutes les factures fournisseurs. En quelques clics, les pièces sont téléchargées sur la plateforme et stockées. Une simple photo du document suffit pour les salariés qui ne disposent pas de carte Spendesk physique ou virtuelle.
3.2 – Validation des factures fournisseurs simple et en ligne
L’application Spendesk stocke tous les documents et permet d’accéder facilement au bon de commande et à la facture en ligne. La personne responsable de l’approbation dispose de toutes les données nécessaires sur le cloud, y compris les budgets d’achat de chaque équipe. En un clic, même depuis un téléphone mobile, elle peut valider ou refuser la facture. Le système gère également les automatisations, telles que l’envoi de notifications aux approbateurs.
3.3 – Système d’information complet et accessible pour l’équipe finance
Grâce à l’application Spendesk, les équipes comptables n’ont plus à chercher les factures en attente de validation, surtout lorsqu’un fournisseur les contacte pour réclamer un paiement. En quelques clics, elles disposent d’informations en temps réel et peuvent localiser immédiatement chaque facture dans le processus de traitement. Les anomalies de l’automatisation peuvent être gérées, et des rapports permettent de suivre l’avancement des bons à payer et la consommation des budgets d’achat, par exemple.
Ces tâches nouvelles remplacent les tâches fastidieuses de saisie comptable.
3.4 – Fluidité du traitement sans communication externe au système
Le processus de traitement digitalisé des flux fournisseurs garantit une visibilité de chaque étape, sans avoir besoin de solliciter les autres services pour obtenir des informations. Toutes les données sont accessibles sur le portail de gestion des factures. De plus, pour générer les paiements, les approbations des factures sont directement intégrées au système comptable. Le lancement du paiement s’effectue de manière autonome par la comptabilité fournisseur, et la direction financière valide les ordres de virement.
Disposer d’un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs, c’est possible !
Grâce à des outils modernes tels que ceux proposés par Spendesk, la digitalisation du processus d’achats devient un jeu d’enfant. N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration si vous souhaitez lancer un projet de dématérialisation dans votre entreprise.
