Le traitement des factures fournisseurs peut être source de coûts élevés et de risques d’erreurs pour les entreprises. Pourtant, il existe des solutions efficaces pour améliorer ce processus et en maîtriser les coûts et les risques. Dans cet article, nous explorerons deux approches : l’automatisation du processus et la création d’un portail fournisseurs en ligne.
Automatisation du processus : une solution efficace
L’automatisation du processus de traitement des factures fournisseurs permet de réduire considérablement les risques d’erreurs. En digitalisant les processus d’enregistrement, de paiement et d’archivage des factures, vous diminuez les erreurs de saisie et les retards de traitement. De plus, l’automatisation permet de repérer les factures non conformes et de les renvoyer directement au fournisseur pour correction. Les avantages de l’automatisation sont nombreux :
Raison n°1 : la fiabilité
En automatisant le processus, vous réduisez le risque d’erreurs humaines telles que les fautes de frappe ou les erreurs de saisie. Les factures sont traitées automatiquement dès leur réception, ce qui évite les retards de paiement et les doublons de factures.
Raison n°2 : la récurrence
Le traitement des factures fournisseurs récurrentes peut prendre beaucoup de temps. Grâce à l’automatisation, vous pouvez paramétrer ces factures et les enregistrer dans votre logiciel de traitement. La machine se charge ensuite de les traiter automatiquement, vous permettant ainsi de gagner du temps et de l’efficacité.
Raison n°3 : la conformité
En utilisant un outil d’automatisation, vous réduisez les risques de redressement fiscal. L’outil effectue les contrôles de TVA et repère les mentions manquantes ou incorrectes, garantissant ainsi une piste d’audit fiable.
Raison n°4 : la traçabilité
Un outil d’automatisation vous permet de suivre en temps réel le traitement des factures fournisseurs. Vous pouvez ainsi alerter les services comptables en cas de retard de paiement ou détecter d’éventuelles fraudes à la facture fournisseur.
Raison n°5 : la productivité
L’automatisation vous permet d’éviter le traitement manuel des factures papier, qui nécessite du temps et de l’effort pour extraire les données. Les outils d’automatisation utilisent généralement l’océrisation pour reconnaître instantanément les mentions obligatoires.
Raison n°6 : les économies
En optant pour l’automatisation, vous réalisez des économies considérables par rapport au traitement papier. Les coûts de traitement sont réduits de 50 à 70 %, passant de plusieurs euros à quelques dizaines de centimes par facture.
Création d’un portail fournisseurs en ligne
En complément de l’automatisation, la mise en place d’un portail en ligne ou d’une plateforme comme Freedz permet aux fournisseurs de soumettre leurs factures directement. Cela réduit les erreurs liées à la saisie manuelle des données et facilite le suivi des factures. Les fournisseurs peuvent également recevoir des notifications en temps réel et alerter leurs clients en cas de retard de paiement.
Archivage électronique des factures
Le stockage des factures électroniquement présente de nombreux avantages par rapport aux archives papier. En plus de gagner de l’espace physique, vous pouvez facilement retrouver une facture à tout moment, même en télétravail.
Une future obligation légale
En plus des avantages financiers et opérationnels, la dématérialisation des factures fournisseurs sera une obligation légale dès le 1er juillet 2024. Cette mesure vise à lutter contre les fraudes et à faciliter la vie des entreprises. Il est donc essentiel de se tourner dès à présent vers une solution de digitalisation pour la réception et le traitement des factures.
En conclusion, optimiser le traitement des factures fournisseurs est essentiel pour maîtriser les coûts et les risques. L’automatisation du processus et la création d’un portail fournisseurs en ligne sont des solutions efficaces pour améliorer ce processus. De plus, la dématérialisation des factures sera bientôt une obligation légale. Il est donc temps de se tourner vers des solutions de digitalisation pour garantir une gestion efficace et sécurisée des factures fournisseurs.
