Le traitement des factures fournisseurs peut parfois être complexe, chronophage et risqué pour une entreprise. Avec la multiplication des formats de facturation ces dernières années, la digitalisation est inévitable. Alors, comment organiser ce processus pour plus d’efficacité ? C’est ce que nous allons découvrir dans cet article.
Une procédure de traitement des factures fournisseurs bien définie
Avant de parler d’optimisation, il est important de comprendre en quoi consiste le processus de traitement des factures fournisseurs et quels sont ses objectifs. Quels que soient les types de factures provenant de vos fournisseurs, chaque pièce doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée selon la loi.
1.1 – Principes généraux et objectifs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toutes les pièces fournies par les fournisseurs doivent être prises en compte, vérifiées, payées et archivées pendant une durée légale.
1.1.1 – Réception des pièces comptables fournisseurs
La gestion de la réception des pièces est la première étape du processus de traitement des factures fournisseurs. Qu’il s’agisse de factures papier, d’échanges électroniques de données (EDI) ou de factures scannées par e-mail, cette étape est cruciale pour éviter la perte de factures.
1.1.2 – Enregistrement correct des factures en comptabilité générale et analytique
Il est important de noter que toutes les factures reçues doivent être enregistrées, qu’elles soient validées ou non. Cela permet de suivre le flux financier et de demander un avoir en cas de désaccord ultérieur.
1.1.3 – Contrôle et approbation des factures fournisseurs
La prochaine étape consiste à contrôler le contenu de chaque pièce comptable, puis à approuver ou non le paiement. Il faut vérifier les quantités et les tarifs facturés en les comparant aux bons de commande et aux stocks le cas échéant. L’accord équivaut à un bon à payer à l’échéance de la facture. Sinon, la facture reste en attente jusqu’à l’émission d’un avoir partiel ou total par le fournisseur.
1.1.4 – Paiement des factures fournisseurs dans les délais
Le processus de paiement est spécifique à la comptabilité fournisseur. Les factures à échéance et approuvées pour le paiement sont sélectionnées périodiquement. Pour garantir un contrôle interne de qualité, le comptable chargé des paiements n’a pas accès aux données du référentiel, telles que l’IBAN, en création ou en modification.
1.1.5 – Classement et archivage sécurisé des pièces comptables
Enfin, le dernier objectif du processus de traitement des factures fournisseurs est de stocker et d’archiver correctement ces pièces comptables. Tous les documents doivent être conservés pendant 10 ans conformément à la législation en vigueur.
1.2 – Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Le mode de traitement des factures fournisseurs varie en fonction des formats des pièces reçues. Voici un aperçu des formats autorisés actuellement et des évolutions réglementaires à venir.
1.2.1 – Les formats de factures fournisseurs en 2022
Toutes les entreprises sont actuellement confrontées à de nombreux formats de factures fournisseurs. Qu’il s’agisse de factures sécurisées selon le référentiel général de sécurité (RGS), d’échanges de données informatisées (EDI), de numérisations de factures papier à l’arrivée ou non, ou encore de factures reçues en PDF RGS ou en PDF ordinaire, toutes ces pièces sont valables. À l’exception des deux premiers formats mentionnés, la législation fiscale exige depuis 2013 une piste d’audit fiable (PAF).
1.2.2 – L’évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
La France, comme d’autres pays, se tourne de plus en plus vers la facturation électronique. La première étape de la facturation électronique est déjà en vigueur pour les relations entre les entreprises et l’administration publique (BtoG).
Une ordonnance datée du 15 septembre 2021 fixe l’échéancier pour le passage obligatoire à la facturation électronique dans le cadre des relations BtoC entre entreprises situées en France. Ainsi, l’acceptation des factures fournisseurs numériques sera incontournable à partir du 1er juillet 2024.
1.3 – Digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs
À l’ère du numérique, la digitalisation des factures est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Inutile d’attendre l’obligation légale en 2024 !
1.3.1 – Anticiper la facture électronique de 2024
En commençant par dématérialiser vos flux fournisseurs entrants, par exemple en les scannant à leur arrivée, vous pouvez prendre de l’avance. Ainsi, lorsque les fournisseurs pourront vous imposer leurs factures électroniques en 2024, vous disposerez déjà d’une organisation interne avancée dans la digitalisation. Il vous suffira alors d’adapter vos applications aux flux numériques entrants, en respectant les obligations en matière de plateformes agréées pour la facturation électronique.
1.3.2 – Choisir des outils pour piloter le traitement des factures fournisseurs
Les applications en mode SaaS permettent aujourd’hui de gérer facilement le traitement des factures fournisseurs. Elles couvrent toutes les étapes, de la réception à l’archivage des documents, en passant par la comptabilisation, l’approbation et la génération des paiements. Elles s’intègrent aux principaux ERP du marché.
Les clés pour un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut être chronophage, mais elle peut également s’organiser intelligemment au sein de votre entreprise. Voici les principaux avantages d’un traitement digitalisé des factures fournisseurs.
2.1 – Réduire le risque d’erreurs
Comparé à un traitement manuel des factures fournisseurs, de la saisie au paiement, l’automatisation offre une plus grande sécurité.
2.1.1 – Éviter les erreurs de saisie
Avec la dématérialisation des factures fournisseurs entrantes, les logiciels lisent automatiquement chaque document. Cela réduit les sources d’erreurs liées à la saisie manuelle. La concordance entre la facture et les bons de réception, valorisés au tarif de la commande d’achat, contribue également à minimiser les erreurs.
Le logiciel récupère toutes les informations, telles que le montant, la TVA, les quantités achetées, le prix unitaire, le taux de réduction du produit (si applicable), les codes des articles, la date de la facture ou encore la date de livraison. Il enregistre également les données relatives au fournisseur et aux bons de livraison ou de commande.
2.1.2 – Repérer les doublons
L’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet également de détecter les doublons au niveau des pièces. Cela évite de comptabiliser deux fois un document, réduisant ainsi le risque de double paiement.
2.1.3 – Éviter les paiements indues
Une erreur courante en comptabilité consiste à saisir un avoir fournisseur comme une facture. Un outil dédié à la digitalisation du traitement des factures fournisseurs permet de vérifier précisément la nature de chaque pièce pour éviter de valider le paiement d’un avoir fournisseur. Cela contribue à une meilleure gestion de la trésorerie.
2.2 – Réduire la fraude liée aux factures fournisseurs
Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont été confrontées à des tentatives de fraude concernant leurs paiements aux fournisseurs. L’arnaque classique se produit au niveau des paiements, lorsque des tiers envoient à l’entreprise cliente des informations relatives à un changement de coordonnées bancaires. Plus tard, le service comptabilité du fournisseur se plaint de ne pas avoir reçu de paiement. En réalité, l’IBAN utilisé pour effectuer le virement ne correspondait pas à celui du fournisseur, mais à celui du fraudeur.
Pour lutter contre ce type de fraude, il est essentiel de renforcer la gestion du référentiel fournisseur. Les logiciels d’automatisation de la dématérialisation effectuent des rapprochements entre les factures et les données du référentiel. La mise à jour et la création des fournisseurs sont soumises à des procédures rigoureuses et sécurisées.
2.3 – Limiter les risques fiscaux
Un processus de traitement des factures fournisseurs bien conçu contribue également à réduire les risques fiscaux. Deux aspects en particulier méritent d’être soulignés.
2.3.1 – Faciliter l’établissement de la piste d’audit fiable
Pour pouvoir déduire la TVA d’une facture fournisseur, le justificatif doit être conforme à la réglementation comptable et, selon le format, une piste d’audit fiable est requise. Les applications de gestion des factures dématérialisées effectuent les contrôles nécessaires et contribuent à la mise en œuvre de cette piste d’audit fiable.
2.3.2 – Identifier les factures fournisseurs non conformes
Un processus automatisé de traitement des factures fournisseurs vérifie la présence des mentions obligatoires sur chaque document. Si une mention est manquante ou erronée, la facture est refusée et le fournisseur doit la modifier. Cela évite les pénalités en cas de contrôle fiscal.
2.4 – Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement
La fluidification des opérations est essentielle pour garantir l’efficacité du processus de traitement des factures fournisseurs. Elle permet de gagner du temps et de l’argent, tout en assurant la sécurité des achats de l’entreprise.
2.4.1 – Gagner du temps et payer les factures dans les délais
La dématérialisation du processus de traitement des factures fournisseurs élimine la manipulation du papier et la perte de documents entre leur réception et la génération du paiement. Cela offre des avantages organisationnels immédiats. En automatisant ce processus, vous pouvez régler vos fournisseurs dans les délais, réduisant ainsi les risques de pénalités pour paiement tardif.
2.4.2 – Réduire le coût de traitement de chaque facture
Les gains de temps générés par l’automatisation de la préparation comptable, l’approbation, la gestion des paiements et l’archivage se traduisent également par des économies concrètes. Le coût moyen de traitement par facture est divisé par trois par rapport à celui d’un document papier, soit environ 4 à 5 euros par facture.
2.4.3 – Sécuriser la chaîne fournisseur pour garantir la production de l’entreprise
Il est essentiel de ne pas sous-estimer l’importance stratégique du processus de traitement des factures fournisseurs pour une entreprise. Le non-paiement d’un fournisseur dans les délais contractuels peut entraîner la suspension de ses futures livraisons de matières premières, ce qui met en péril toute la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise. Le respect des paiements aux fournisseurs revêt donc une importance cruciale, au-delà de la simple gestion de la trésorerie.
Un processus de traitement des factures fournisseurs performant avec Spendesk
Chez Spendesk, nous proposons des solutions efficaces pour le traitement des factures fournisseurs. Nos outils comprennent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la digitalisation des processus comptables et administratifs de nos clients.
3.1 – Téléchargement rapide des factures fournisseurs sur notre plateforme
Avec le portail Spendesk, vous pouvez centraliser rapidement toutes les factures de vos fournisseurs. Grâce à une simple photo du document, les pièces sont téléchargées sur notre plateforme et stockées en toute sécurité.
3.2 – Validation simplifiée des factures fournisseurs
Notre application stocke tous les documents et permet un accès en ligne à la facture et au bon de commande. La personne responsable de l’approbation dispose de toutes les informations nécessaires, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. En un clic, elle peut approuver ou rejeter la facture. Le système envoie automatiquement des notifications aux personnes concernées.
3.3 – Système d’information complet pour l’équipe financière
Grâce à l’application Spendesk, les équipes comptables n’ont plus à chercher les factures en attente de validation ni à répondre aux fournisseurs qui réclament leur paiement. En quelques clics, elles ont accès aux informations en temps réel et peuvent facilement suivre le traitement des factures. Elles peuvent gérer les anomalies éventuelles et suivre l’avancée des bons à payer ainsi que la consommation des budgets d’achats, par exemple, grâce à des reportings précis.
3.4 – Fluidité du traitement sans communication externe
Notre processus de traitement digitalisé des factures fournisseurs offre une lisibilité de chaque étape, sans avoir à solliciter les autres services pour obtenir des informations. Toute la documentation est accessible sur notre portail de gestion des factures. De plus, pour générer les paiements, les approbations des factures s’interfacent directement avec le système comptable. L’équipe comptabilité peut lancer les paiements de manière autonome, tandis que la direction financière valide les ordres de virement.
Conclusion
Il est possible de disposer d’un processus fluide et efficace pour le traitement des factures fournisseurs. Grâce à des outils modernes tels que ceux proposés par Spendesk, la digitalisation du processus d’achats devient un jeu d’enfant. N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration si vous souhaitez mettre en place la dématérialisation dans votre entreprise.
