Le processus de traitement des factures fournisseurs peut souvent être complexe, chronophage et risqué dans une entreprise. Avec la multiplication des formats de facturation ces dernières années et l’avènement de la digitalisation, il est essentiel d’organiser ce processus de manière efficace. Dans cet article, nous allons examiner en détail ce qu’implique ce type de processus, ainsi que les objectifs qu’il vise. Nous étudierons également comment la dématérialisation du traitement des factures peut apporter une plus grande efficacité aux opérations, et enfin, nous découvrirons les avantages pratiques de la solution logicielle proposée par Spendesk.
1 – Qu’est-ce qu’un processus de traitement des factures fournisseurs ?
Les factures fournisseurs peuvent prendre différentes formes et arriver par différents canaux. Quel que soit le cas, le processus de traitement de ces factures comprend toujours plusieurs phases identiques. Avant d’explorer comment optimiser ce processus, prenons le temps de décomposer les étapes, d’analyser les formats autorisés et de comprendre la notion de digitalisation de la chaîne d’approvisionnement.
1.1 – Principes généraux et objectifs du traitement des factures fournisseurs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toute pièce provenant d’un fournisseur doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée conformément à la loi.
1.1.1 – Réception des pièces comptables fournisseurs
Le processus de traitement des factures fournisseurs commence par la gestion de la réception des pièces. Qu’il s’agisse de factures papier, de factures électroniques (EDI) ou de factures scannées envoyées par e-mail, chaque étape doit être organisée pour éviter les pertes de factures.
1.1.2 – Enregistrement correct des factures en comptabilité
Il est important de noter que chaque facture reçue d’un fournisseur doit être enregistrée en comptabilité, que vous la validiez ou non. L’enregistrement dès réception permet de tracer le flux financier et de demander un avoir en cas de désaccord ultérieur.
1.1.3 – Contrôle et approbation des factures fournisseurs
La prochaine étape du processus de traitement des factures fournisseurs consiste à contrôler le contenu de chaque pièce comptable et à approuver ou non le paiement. Les quantités facturées et les tarifs appliqués sont vérifiés en les confrontant aux bons de commande et aux entrées en stock, le cas échéant. L’accord équivaut à une autorisation de paiement à l’échéance de la facture. Dans le cas contraire, la facture reste en attente d’un avoir partiel ou total de la part du fournisseur.
1.1.4 – Paiement des factures fournisseurs dans les délais
Le processus de paiement constitue une étape propre à la comptabilité fournisseur. Il est lancé périodiquement. Les factures à échéance, approuvées pour paiement, sont sélectionnées pour être payées. Pour des raisons de contrôle interne de qualité, le comptable en charge des paiements n’a pas l’autorisation d’accéder aux données du référentiel, telles que l’IBAN, que ce soit pour la création ou la modification.
1.1.5 – Classement et archivage sécurisés des pièces comptables
Enfin, le dernier objectif d’un processus de traitement des factures fournisseurs est de stocker et d’archiver correctement ces pièces comptables. Quelle que soit la forme de la facture, les documents doivent être conservés pendant 10 ans, conformément à l’article L123-22 du Code de commerce.
1.2 – Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Bien entendu, le traitement des factures fournisseurs varie en fonction des formats des pièces reçues. Voici un aperçu des formats de factures fournisseurs autorisés actuellement et des évolutions réglementaires à venir.
1.2.1 – Les formats de factures fournisseurs en 2022
Toute entreprise doit actuellement faire face à de multiples formats de factures fournisseurs. Du format sécurisé RGS (Référentiel Général de Sécurité) aux échanges de données informatisées (EDI), en passant par les factures papier numérisées à l’arrivée ou non, ou encore les factures reçues en PDF, tous ces formats sont acceptés. Cependant, depuis 2013, la législation fiscale exige l’utilisation d’une PAF (Piste d’Audit Fiable) pour tous les formats, à l’exception des deux premiers mentionnés.
1.2.2 – Évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
La France, tout comme d’autres pays, s’engage dans la voie de la dématérialisation totale. La première étape de la facturation électronique concerne les clients relevant de l’administration publique (BtoG – Business to Government).
L’ordonnance du 15 septembre 2021 fixe un calendrier pour le passage obligatoire à la facture électronique en cas de relations BtoC (Business to Customer) entre entreprises situées en France. Ainsi, l’acceptation des factures fournisseurs numériques deviendra incontournable à partir du 1er juillet 2024.
1.3 – La digitalisation du processus de traitement des factures fournisseurs
À l’ère du tout numérique, la digitalisation des factures est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Il serait dommage d’attendre l’obligation légale en 2024 !
1.3.1 – Anticiper la facture électronique de 2024
En commençant par la dématérialisation des flux fournisseurs entrants, par leur numérisation à l’arrivée, vous pouvez déjà préparer votre entreprise à la transformation numérique. Ainsi, lorsque les fournisseurs pourront vous imposer leurs factures électroniques en 2024, vous disposerez déjà d’une organisation interne avancée dans la digitalisation. Il restera alors à adapter vos applications au numérique entrant et à respecter les obligations en matière de plateformes agréées pour l’e-invoicing.
1.3.2 – Choisir des outils pour piloter le traitement des factures fournisseurs
Les applications en mode SaaS permettent aujourd’hui de piloter facilement le traitement des factures fournisseurs, de la réception à l’archivage des documents, en passant par leur comptabilisation, leur approbation et la génération des paiements. Ces applications s’intègrent aux principaux ERP du marché.
2 – Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut être chronophage et fastidieuse, mais elle peut également être organisée de manière intelligente dans l’entreprise. Voici les principaux avantages d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé.
2.1 – Réduire le risque d’erreurs
Par rapport à un traitement manuel des factures fournisseurs, de leur saisie à leur paiement, l’automatisation de la gestion des achats apporte une plus grande sécurité.
2.1.1 – Éviter les erreurs de saisie
Avec la dématérialisation des factures fournisseurs entrantes, les logiciels lisent automatiquement chaque document. L’absence de saisie manuelle réduit les risques d’erreurs. La concordance entre la facture et les bons de réception, valorisés au tarif de la commande d’achat, contribue également à la réduction des erreurs.
Le logiciel récupère les informations, telles que le montant, la TVA, les quantités achetées, le prix unitaire, le taux de réduction éventuel, les codes des articles, la date de la facture, la date de livraison, ainsi que les données relatives au fournisseur.
2.1.2 – Repérer les doublons
L’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet également de contrôler l’absence de doublons au niveau des pièces. En évitant de comptabiliser deux fois le même document, vous réduisez les risques de double paiement.
2.1.3 – Éviter les paiements indus : l’exemple de l’avoir saisi comme une facture
Une erreur courante en comptabilité consiste à saisir un avoir fournisseur comme une facture. Un outil dédié à la digitalisation du traitement des factures fournisseurs permet de vérifier avec précision la nature de chaque pièce. Vous évitez ainsi de valider le paiement d’un avoir à votre fournisseur, ce qui est préjudiciable pour la trésorerie.
2.2 – Réduire la fraude aux factures fournisseurs
Ces dernières années, quelle entreprise n’a pas été confrontée à des tentatives de fraude sur ses paiements fournisseurs ? L’arnaque classique se déroule généralement au sein de la chaîne des paiements. Un tiers envoie à l’entreprise cliente des informations sur un changement de coordonnées bancaires. Quelques temps plus tard, le service comptabilité du fournisseur se plaint de ne pas avoir reçu le paiement. En réalité, le virement a été effectué vers le compte bancaire d’un fraudeur et non celui du fournisseur.
Le renforcement du contrôle des fournisseurs fait partie des solutions. Les logiciels d’automatisation de la dématérialisation permettent de vérifier la concordance entre les factures et les données du référentiel. La mise à jour et la création des tiers font l’objet de procédures rigoureuses et sécurisées.
2.3 – Limiter les risques fiscaux
Un bon processus de traitement des factures fournisseurs digitalisé contribue également à réduire les risques sur le plan fiscal. Deux aspects en particulier peuvent être soulignés.
2.3.1 – Faciliter l’établissement d’une piste d’audit fiable
Pour pouvoir déduire la TVA sur une facture fournisseur, le justificatif doit être conforme à la réglementation comptable. Selon le format de la facture, une piste d’audit fiable est requise. Les logiciels de traitement des factures dématérialisées effectuent les contrôles nécessaires et contribuent à la mise en œuvre de cette piste d’audit.
2.3.2 – Identifier les factures fournisseurs non conformes
Un processus automatisé peut vérifier la présence de toutes les mentions obligatoires sur les factures fournisseurs. Si certaines mentions sont manquantes, la pièce est refusée et le fournisseur doit la modifier. Vous évitez ainsi les pénalités liées à des mentions manquantes ou erronées en cas de contrôle fiscal.
2.4 – Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement
Une des clés d’un processus de traitement des factures fournisseurs efficace réside dans la fluidification des opérations. Cela permet de réduire le temps nécessaire à ces opérations et de réaliser des économies. Cela contribue également à sécuriser les achats des entreprises, garantissant ainsi la production économique des biens ou des services.
2.4.1 – Gagner du temps et respecter les délais de paiement
La dématérialisation du processus de traitement des factures fournisseurs permet de supprimer la manipulation de papier et les pertes de factures entre leur réception et le paiement. Cela offre des avantages organisationnels immédiats. Grâce à cette dématérialisation, les paiements peuvent être effectués dans les délais, ce qui réduit les risques de pénalités pour paiements tardifs.
2.4.2 – Réduire les coûts de traitement de chaque pièce comptable
Ces gains de temps se traduisent également par des économies concrètes. L’automatisation de la préparation de la comptabilisation, de l’approbation, de la gestion des paiements et de l’archivage permet de réduire le coût moyen de traitement à environ 4 à 5 euros par facture. Cela représente une division par trois du coût moyen de traitement par rapport à celui d’un document papier.
2.4.3 – Sécuriser la chaîne fournisseur pour garantir la production de l’entreprise
N’oublions jamais que le processus de traitement des factures fournisseurs revêt une importance stratégique pour l’entreprise. Un fournisseur non payé dans les délais contractuels peut suspendre ses livraisons futures de matières premières, mettant ainsi en péril toute la chaîne d’approvisionnement d’une entité de production. Le respect des paiements fournisseurs revêt donc une importance cruciale, au-delà de l’aspect trésorerie.
3 – Le processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk
Proposer des solutions efficaces pour le traitement des factures fournisseurs est le métier de Spendesk. Nos outils, destinés à la gestion des notes de frais et des factures fournisseurs, intègrent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour réussir la digitalisation chez nos clients.
3.1 – Téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Notre portail permet de centraliser rapidement toutes les factures de vos fournisseurs. En quelques clics, les pièces sont téléchargées sur la plateforme et archivées. Une simple photo du document suffit pour les salariés qui ne disposent pas de carte Spendesk physique ou virtuelle.
3.2 – Processus de validation des factures fournisseurs simple et en ligne
Notre application stocke tous les documents et permet d’accéder en ligne aux bons de commande et aux factures. La personne responsable de l’approbation dispose de toutes les données sur le Cloud, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. En un clic, même depuis un téléphone portable, elle peut valider ou refuser une facture. Le système gère également les automatisations, telles que l’envoi de notifications aux personnes chargées de l’approbation.
3.3 – Système d’information accessible et complet pour l’équipe financière
Grâce à notre application, les équipes de la comptabilité n’ont plus à chercher les factures en attente de validation, surtout lorsque les fournisseurs les contactent pour réclamer le paiement. En quelques clics, elles ont accès aux informations en temps réel et peuvent identifier l’emplacement exact de chaque facture dans le processus de traitement. Elles peuvent gérer les anomalies de l’automatisation et suivre l’état d’avancement des paiements et la consommation des budgets d’achats, par exemple, grâce à des reportings.
Ces tâches nouvelles remplacent la saisie fastidieuse des écritures comptables.
3.4 – Fluidité du traitement sans communication externe au système
Notre processus de traitement des flux fournisseurs, entièrement numérisé, permet d’obtenir une visibilité claire à chaque étape, sans avoir besoin de rechercher des informations auprès des autres services de l’entreprise. Toute la documentation est accessible sur notre portail de gestion des factures.
Pour effectuer les paiements, les approbations des factures s’intègrent également au système comptable. Le lancement des paiements est effectué en toute autonomie par la comptabilité fournisseur, tandis que la direction financière valide les ordres de virement.
Disposer d’un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs, c’est possible !
Grâce à des outils modernes, tels que ceux proposés par Spendesk, la digitalisation du processus d’approvisionnement devient un jeu d’enfant. N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration si vous êtes intéressé par la dématérialisation des factures dans votre entreprise.
