La gestion administrative est un aspect essentiel de toute entreprise, bien qu’elle ne génère pas directement de chiffre d’affaires. Elle englobe toutes les formalités et tâches nécessaires pour rester en conformité avec la loi et atteindre ses objectifs stratégiques.
Qu’est-ce que la gestion administrative ?
La gestion administrative couvre plusieurs domaines, notamment :
La comptabilité : édition et envoi des devis et factures, relances clients débiteurs, règlement des factures, déclarations périodiques de CA et de TVA, paiement des cotisations sociales, approbation et dépôt des comptes annuels, paiement de l’impôt…
Les ressources humaines : embauches et fins de contrats, fiches de paie et charges sociales, planning des congés, remplacements en cas d’absences, gestion des litiges et contentieux prud’homaux, suivi des formations obligatoires…
Les achats et ventes : commandes fournisseurs, gestion des stocks, SAV…
3 objectifs :
Une bonne gestion administrative permet de limiter les risques et atteint trois objectifs majeurs :
Ne pas perdre d’argent inutilement
Vendre des produits ou des services est le cœur de votre activité. Une mauvaise gestion administrative peut entraîner des pertes financières. Par exemple, un bon suivi de votre encours client limite le risque d’impayés et le respect des délais légaux dans le cadre de vos obligations fiscales et sociales permet d’éviter les pénalités de retard.
Maintenir votre productivité
Une bonne organisation administrative est indispensable pour gagner en performance opérationnelle. Elle permet de préserver les documents essentiels à votre activité, évitant ainsi les pertes ou les destructions et préservant ainsi votre productivité.
Gagner en sérénité
En déléguant les tâches administratives, vous pouvez vous libérer l’esprit des préoccupations administratives pour avancer plus sereinement et efficacement. Par exemple, payer vos factures en temps et en heure vous évite les relances désagréables de vos créanciers, et bien gérer votre personnel vous permet de limiter les recours judiciaires.
3 enjeux :
Pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise, vous devez concilier trois enjeux :
Faire vite : traitez l’administratif sans perdre de temps, en vous concentrant sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Gérer de manière fiable : ne faites pas d’erreur en allant trop vite, car les conséquences peuvent être désagréables et coûteuses.
Limiter les frais : essayez de réduire au minimum les coûts liés à la gestion administrative, car elle ne génère pas directement de revenus.
Externaliser ou gérer en interne : l’équilibre des coûts en jeu
La gestion administrative est souvent perçue comme une corvée par de nombreux chefs d’entreprise. Heureusement, il existe des solutions, certaines innovantes, pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise.
Il existe deux alternatives : externaliser (partiellement ou totalement) auprès de prestataires, éventuellement de manière dématérialisée et moyennant rémunération, ou garder la maîtrise en interne en utilisant des outils logiciels adaptés.
Gestion externalisée : l’étendue de la délégation et le choix des prestataires
Il n’existe aucune obligation légale pour une entreprise d’avoir un expert-comptable, mais en pratique, en fonction du statut juridique, des obligations comptables, sociales et fiscales doivent être respectées. L’expert-comptable représente un allié précieux pour s’y conformer. En établissant une lettre de mission, vous pouvez lui confier une large gamme de tâches administratives en fonction de vos besoins.
D’autres prestataires externes, tels que les cabinets de recrutement ou les avocats, peuvent vous aider sur certains aspects administratifs spécifiques.
Gestion administrative en interne : les outils indispensables
Certaines tâches administratives doivent être gérées en interne. Pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise à moindre coût, vous pouvez utiliser des plateformes de type SaaS dédiées, telles que des logiciels de recouvrement de créances, des solutions de facturation, des outils de gestion de la paie et des ressources humaines, ainsi que des ERP pour centraliser vos données et piloter efficacement votre gestion administrative globale.
