Préparer consciencieusement le programme de votre journée de séminaire est indispensable pour réussir votre événement d’entreprise. Organiser un team building se fait en 11 étapes. Commencez par planifier les différentes phases de la création de votre projet d’entreprise. Constituez l’équipe responsable de l’organisation des animations et des activités du team building. En fonction des objectifs de l’événement, définissez un budget et établissez la liste des collaborateurs invités. Sélectionnez l’heure, la date, le lieu et la thématique du séminaire d’entreprise. Élaborez ensuite une liste de contrôle logistique, ainsi qu’un programme précis du team building. Une fois l’événement terminé, pensez à recueillir le feedback de vos salariés et collaborateurs.
Team Building : Définition & Objectifs
Qu’est-ce qu’un Team Building ?
Un Team Building ou “consolidation d’équipe” en français est une méthode apparue au début des années 1980 et dont l’objectif est le renforcement des liens entre les employés d’une entreprise ou d’une institution. Ainsi, le Team building est le processus qui consiste à transformer un simple groupe d’employés en une véritable équipe soudée et motivée. Cette forme de renforcement d’équipe est naturelle et peut être améliorée si le groupe prend le temps nécessaire pour élaborer un ensemble de normes d’équipe. Ces normes aident les membres du groupe à savoir comment interagir de manière appropriée au sein de l’équipe et avec le reste de l’organisation. En somme, un Team Building est un événement d’entreprise durant lequel vos invités vont s’adonner à une activité collective le temps d’une journée, d’une soirée ou étaler sur plusieurs jours lors d’un séminaire, par exemple. Évidemment, passer par une agence expérimentée et spécialisée dans l’organisation de Team Buildings vous sera très utile pour la réussite de votre événement. En effet, les liens qui résultent d’un excellent Team Building permettent aux participants d’accomplir le travail et les objectifs de votre entreprise plus efficacement qu’un groupe non soudé.
Pourquoi faire un Team Building ?
Si vous rassemblez les membres de votre équipe autour d’une animation d’entreprise, vous tenez sans doute à ce que l’événement ait un caractère ludique et/ou amusant. Que l’animation de Team Building soit destinée à un pôle d’entreprise particulier, aux salariés tous secteurs confondus, ou aux collaborateurs directs, l’idée reste la même : impacter un maximum de participants ! Si vous pensez « Team building » pour votre animation d’entreprise, vous donnez du caractère et du sens à votre événement. Un Team Building, lorsqu’il est organisé et structuré efficacement, saura répondre aux différents objectifs visés pour finalement améliorer la productivité de votre équipe :
- Renforcer la cohésion de groupe ;
- Développer l’esprit d’équipe ;
- Renforcer la motivation ;
- Améliorer l’esprit de compétitivité ;
- Développer le dépassement de soi et de ses limites ;
- Diminuer le stress ;
- Améliorer la communication interne ;
- Fidéliser vos employés en renforçant leur sentiment d’appartenance à votre entreprise ;
- Transmettre les valeurs de votre entreprise.
Non seulement vous allez créer un moment véritablement joyeux au sein de vos équipes, mais vous allez en plus pouvoir leur transmettre un message et des valeurs ! C’est ce qui s’appelle allier l’utile à l’agréable. Là où une animation d’entreprise classique n’aurait fait que rapprocher les salariés qui étaient déjà proches auparavant, le Team building va encourager les inimitiés à s’effacer, au profit d’une vraie collaboration. En effet, il ne suffit pas de rassembler un nombre maximal d’individus au cœur d’une fête pour créer une vraie cohésion d’équipe : ça se saurait ! Au contraire, un Team building profite de tout un vrai travail en amont, qui a pour but d’orienter les participants vers un même objectif. C’est ce qu’une animation d’entreprise classique ne peut vraisemblablement pas apporter. Ainsi, toutes les « animations » ou les « jeux » proposés au sein d’un Team building sont calibrés et rigoureusement mis en place pour apporter : Cohésion ; Harmonie ; Ouverture d’esprit ; Initiative ; Courage ; Force de caractère ; Dynamisme ; Etc. En somme, toutes les qualités qui apportent de la valeur ajoutée à une entreprise en bonne santé !
Quels sont les Team Buildings les plus populaires ?
Parmi les nombreux thèmes de Team Building qui existent actuellement, certains sont plus populaires que d’autres :
- Le Team Building artistique et créatif : les participants de ces Team Buildings auront l’occasion de laisser parler leur imagination autour d’activités collectives et créatives telles que l’Atelier Graffiti, l’Atelier Fresque, Origami Mania ou encore Pixel Painting ;
- Le Team Building à distance : compte tenu de la délicate situation actuelle de crise sanitaire, la popularité des Team Buildings à distance n’est pas une surprise. Avec le télétravail et la distance qui sépare vos équipes, les animations en ligne telles que l’Escape Game Visio ou Home Challenge apparaissent comme une solution adéquate pour garder un groupe soudé ;
- Le Team building insolite et original : vos invités apprécieront forcément une soirée sous le signe de la folie et des fous rires avec des activités originales et déjantées comme Destruction Constructive ou Poster Box qui permettent de se détendre et de relâcher la pression ;
- Le Team Building sportif : des challenges et des défis sportifs comme le Paintball, les Olympiades ou des sports extrêmes sont d’excellentes animations très appréciées, qui permettent aux participants de développer le dépassement de soi et la cohésion de groupe ;
- Le Team Building innovation et digital : les animations digitales liées aux nouvelles technologies ont pris d’assaut les Team Buildings de par leur aspect moderne et ludique. Des activités comme Réalité Virtuelle 360° ou Simulateur 4D permettent aux participants d’apprendre de nouvelles compétences tout en s’amusant avec leurs collègues.
Comment organiser un Team Building ? 11 étapes à suivre
Organiser et préparer un événement d’entreprise comme un Team Building n’est pas une mince affaire. Madcityzen vous propose alors de suivre ces 11 étapes pour être certain de réussir votre événement et atteindre vos objectifs. Bien qu’il soit très difficile de donner une « recette magique » qui fonctionnerait à tous les coups, optons pour le pragmatisme en donnant des étapes de bon sens. L’organisation d’un Team Building ne s’improvise pas. Ce sont des étapes qui s’appliquent à presque toutes les activités de Team Building et d’organisation de séminaire. D’autant plus que chaque entreprise a ses spécificités.
1 – Déterminer son calendrier de planning
La règle d’or en matière de planification d’un événement de Team building est celle-ci : Plus vous vous donnez de temps pour l’organiser, plus vous avez de chances de le réussir. Le team building, c’est avant tout de l’organisation. Pour planifier une activité destinée à moins de 100 personnes, notre équipe d’experts en planification d’événements recommande de prévoir au moins 4 à 6 semaines. Pour un séminaire team building réussi, il faut de la préparation. Si votre événement est plus important, essayez de prévoir un minimum de 2 à 3 mois. En effet, l’organisation d’un séminaire avec un grand groupe de personnes nécessite plus de temps. Après avoir déterminé votre calendrier, vous pouvez vous servir d’un Google Sheet pour planifier les différentes tâches liées à votre animation de manière plus détaillée. Dans un premier temps, ce document peut vous permettre d’énumérer toutes vos idées par rapport à l’événement.
2 – Constituer une équipe de planification
Il est généralement difficile pour une seule personne de gérer l’organisation d’un Team building dans son ensemble. Il y a tellement d’éléments à prendre en compte qu’il serait très difficile pour une seule personne d’assumer toute la responsabilité. Une équipe peut vous aider à planifier et à prendre des décisions pour votre événement. Même si vous prévoyez de faire appel à une agence de Team building, il est important de désigner une ou deux personnes de l’entreprise chargées d’être en contact avec elle.
3 – Définir ses objectifs
Lorsque vous souhaitez mettre en place votre Team building d’entreprise, vous devez penser à vos objectifs. Il s’agit de faire le focus sur ce que doit vous apporter in fine le Team building en question : Qu’est-ce que ça doit créer, susciter, rapporter ? Par exemple, si vous organisez un Team building d’entreprise pour « récompenser et rassembler » vos équipes autour des bons résultats de votre société, ce n’est pas la même chose lorsque c’est pour recréer une cohésion d’équipe inexistante. L’organisation d’un séminaire d’entreprise doit être différente en fonction de la demande. Dans le premier cas, vous êtes déjà dans un contexte positif. Dans le deuxième cas, vous devez identifier des problèmes organisationnels ou humains et réfléchir à un Team building d’entreprise adapté. En fait, il existe une pléthore d’activités Team building, toutes différentes par leurs contenus et par leur degré d’adaptabilité. Selon le thème, l’organisation d’un séminaire de Team Building ne sera évidemment pas la même. Selon votre état d’esprit, et surtout le « pourquoi » vous organisez votre séminaire Team building, vous n’aurez pas la même approche, ni les mêmes objectifs. Si vous trouvez que l’ensemble du personnel d’une partie de votre entreprise manque de communication, vous opterez pour une activité Team building qui favorise la cohésion d’équipe. Par contre, si les relations inter-entreprises sont au beau fixe, mais que vos équipes ont un coup de mou, alors vous allez plutôt opter pour une animation Team building challenges. Comme à chaque mal il existe son médicament, à chaque besoin il existe son Team building ! Par conséquent, posez-vous les bonnes questions : Que dois-je transmettre comme message ou comme valeurs à travers mon Team building d’entreprise ? En quoi cela est-il pertinent avec la situation actuelle ? Et comment puis-je le faire ? Plus vous définissez vos besoins et plus le Team building entreprise qui en résulte sera qualitatif. C’est de cette façon que vous allez créer des événements qui sortent du lot !
4 – Élaborer un budget détaillé
La meilleure façon de dresser un budget réaliste est de consulter la direction de l’entreprise pour déterminer : Le montant disponible pour l’événement ; Les attentes concernant le budget. Dans le cas où vous n’aurez pas de réponses précises, vous pouvez essayer de déterminer si l’entreprise a déjà effectué des activités de Team building. Si tel est le cas, vous aurez une idée approximative du budget à consacrer à votre animation. Dans le cas contraire, vous pouvez essayer d’en discuter avec l’agence de Team building ou d’essayer de fixer une limite par vous-même. Essayez de garder votre budget réaliste, mais laissez une petite marge de manœuvre pour les dépenses imprévues. MadCityZen vous recommande de prévoir un budget pour les éléments suivants : Prestataires d’activités ; Alimentation et boissons ; Transport et stationnement ; Réservation du lieu et permis ; Assurance ; Etc. Vous pouvez planifier les coûts de votre activité et suivre vos dépenses en cours de route grâce à votre feuille de calcul Google Sheet ou Ms Excel.
5 – Constituer sa liste d’invités
Parfois, déterminer votre liste d’invités sera aussi facile que de compter le nombre d’employés. En d’autres occasions, décider qui participera à l’activité de team building peut demander un peu plus d’efforts. Si vous n’êtes pas sûr de qui participera à l’événement, voici trois questions importantes à vous poser lors de la création de votre liste d’invités : S’agit-il d’un événement obligatoire ? Où tout le monde peut-il s’inscrire pour y assister ? Combien de personnes le lieu de l’événement et le budget peuvent prendre en compte ? Des employés handicapés seront-ils présents ? En fonction de vos éléments de réponse, vous devriez être en mesure de vous faire une idée approximative des personnes qui assisteront à votre animation.
6 – Choisir une date et une heure pour son événement
Vous devez tenir compte des emplois du temps chargés de tous vos convives avant de choisir la date et l’heure de votre événement. Selon l’activité que vous choisissez, vous pouvez organiser votre événement de consolidation d’équipe sur quelques heures ou quelques jours afin de tenir compte de l’emploi du temps d’un plus grand nombre de personnes. Il est également important de tenir compte de la saisonnalité et des conditions météorologiques. Si l’activité se déroule en plein air, il serait pertinent de sélectionner une période de l’année qui soit propice. Il serait dommage que la pluie vienne ruiner l’animation que vous avez eu tant de mal à organiser et mettre en place.
7 – Choisir un lieu pour son animation
Un autre point très important pour organiser votre séminaire Team building, c’est le choix du lieu dans lequel vous voulez organiser votre événement incentive. Se fera-t-il justement dans les locaux de l’entreprise ou plutôt dans un espace dédié et neutre ? Voulez-vous dépayser complètement vos équipes en vous déplaçant ailleurs que dans votre région ou préférez-vous rester dans votre territoire et le mettre en valeur ? C’est en répondant à ces questions que vous allez pouvoir prendre connaissance des lieux et des possibilités qui s’offrent à vous pour organiser votre team building. En fonction de vos choix, vous pourrez faire participer plus ou moins de monde et privilégier certaines activités plutôt que d’autres. Bien entendu, celui-ci sera conditionné en partie par le nombre de participants au team building. Mais ce n’est pas la seule priorité, puisque la nature du lieu sera tout aussi importante, afin d’apporter une ambiance inégalable à votre séminaire. Par exemple, vous pouvez très bien choisir d’organiser le team building en extérieur autour d’un point d’eau, dans un parc ou même en pleine forêt ! Chez MadCityZen, nous sommes tout à fait enclins à organiser un Team building à Bordeaux, ou un Team building à Lyon.
8 – Choisir la thématique et le genre du team building
Quand on cherche à organiser un séminaire Team building pour son entreprise, on cherche souvent l’idée du siècle ! On va vous mettre tout de suite à l’aise : elle n’existe pas ! Ou plutôt, il n’en existe pas seulement une. Le secret, c’est l’identité de votre entité ! Plus vous serez proche de vos valeurs, plus votre séminaire Team building sera une réussite. Par exemple, il
